cOffice

I dag jobber 4 av 10 nordmenn på kontor, og det blir stadig flere som sitter på enten hjemmekontor eller i åpne kontorlandskap. Vi har vært interessert i å lære om konsekvensene og utfordringene ansatte opplever i åpent kontorlandskap, og hvordan vi kan gjøre deres opplevelse bedre.
 

Stedet vi har jobbet med, er åpne kontorlandskap med free seating, der ansatte ikke har faste arbeidsplasser, men må finne en ledig plass fra dag til dag.

For mange ansatte er kontoret et sted de tilbringer store deler av hverdagen. Det fungerer derfor som et slags «hjem» borte fra hjemmet. Kontoret er dermed ikke bare et space (et fysisk rom), men også et place – et sted preget av etablerte normer, rutiner og forventninger som påvirker hvordan mennesker arbeider og samhandler med hverandre.

Vi har jobbet med ansatte i åpne kontorlandskap som målgruppe. Gjennom å samarbeide med personer fra denne målgruppen har målet vært å få en bedre forståelse av hvordan kontormiljøet påvirker arbeidshverdagen deres, og å utforske mulighetene som finnes for å støtte dem gjennom skjermfri teknologi.

Intervju

Vi gjennomførte ett pilotintervju samt to hovedintervjuer med bruker A og bruker B. Intervjuene var semistrukturerte og bestod i hovedsak av åpne spørsmål. Vi la vekt på å gi brukerne rom til å dele sine egne erfaringer og perspektiver, fremfor å begrense dem til å kun svare korte, direkte svar.

Intervjuene bekreftet på en måte noe vi oppdaget når vi gjorde research, nemlig at det er veldig delte meninger om åpne kontorlandskap.

Den ene brukeren, bruker A, var ikke spesielt fornøyd med det åpne kontorlandskapet, og hvis det ikke var for at han var avhengig av å samarbeide med så mange andre folk på jobben, skulle han kanskje heller tatt hjemmekontor.

Bruker B, derimot, virket å nærmest bli motivert av å jobbe så tett på andre, og hadde bare noen «enkle» frustrasjoner som han selv mente ikke var så viktige.

Men det var derimot et klart fellestrekk mellom brukerne:

Mesteparten av brukernes frustrasjoner, enten det handlet om hygiene, ergonomi eller generelt kaos, kunne knyttes til free seating-ordningen de hadde på jobb. Altså at ​de ansatte ikke har faste plasser, men at de må finne seg en ny plass hver dag, i verste fall flere ganger om dagen.
 

Observasjon

Vi fikk til en observasjon med omvisning hvor vi fikk se hvor brukeren vanligvis sitter, hvor de ofte oppholder seg, hvordan de beveger seg rundt, når og hvorfor. I utgangspunktet ønsket vi å besøke de ansatte i løpet av arbeidsdagen for å observere dem i deres naturlige arbeidsmiljø. Arbeidsgiverne tillot imidlertid ikke besøk i arbeidstiden. 

Gjennom observasjonen fikk vi bedre forståelse for hvordan et slikt kontorlandskap kan være et «space» og ikke bare et «place», med sosiale normer og grupperinger. 

Det mest interessante funnet, var at det, til tross for at det var innført free seating, gradvis hadde oppstått designerte områder til de forskjellige gruppene de selv hadde dannet; For eksempel ville de som jobber med salg, alltid sette seg samlet i det samme området av lokalet, og alle andre ansattgrupper var innforståtte med dette.

Den første workshoppen ble gjennomført med designaktiviteten Crazy Eights, med det åpne temaet «Hvordan ville du forbedret det åpne kontorlandskapet?» for å gi større idérom. Deretter gikk vi gjennom og diskuterte alle skissene og ble enige om hvilke ideer brukerne likte best. 

Sammen med brukerne, formulerte vi denne problemstillingen:

Og dette konseptet:

Komponenten vi ville bruke videre: RFID RC522! 

• De første prototypene for registrering:

Den første prototypen for søking:

I den andre workshoppen viste vi brukerne de lavoppløslige prototypene og diskuterte hvordan løsningene ville fungere i praksis. Vi jobbet videre med å utforske ulike løsninger, og bygge videre på ideer sammen med brukerne. Vi gikk også gjennom mulige tekniske komponenter og diskuterte formkonsept.

Bruker A fortalte mer om arbeidssituasjonen sin:

- Det er 5 etasjer i bygget, der hver etasje er tildelt hver sin divisjon.

- Bruker A sin divisjon består av omtrent 100 ansatte.

- Denne divisjonen er igjen delt inn i 5 mindre enheter, eller seksjoner, der hver seksjon består av ca. 20 perssoner.

Kunne det vært en idé å søke blant bare de ansatte i hver etasjes divisjon? Og så sortere de ansatte i seksjonene de tilhørte?

Vi ble enige med brukerne om et formkonsept for dette kartet:

Utviklingen av løsningen:

To-delt løsning:

1. Registrering av plass:

1. Søking etter kollegaer: 

Evaluering med brukerne:

Her kjørte vi en brukertest av artefaktene, der brukerne fikk beskjed om å tenke høyt mens de gjennomførte oppgavene de fikk (hva de tenkte mens de gikk frem for å løse oppgavene, og hva de la merke til og sånt underveis).

1) Først fikk de beskjed om å sette seg på den ledige plassen de hadde foran seg, og gjøre seg klar til å jobbe som vanlig. Brukerne brukte artefakten til å koble opp laptopen sin til den eksterne skjermen på plassen.

2) Deretter fikk de oppgaver om å finne ulike personer i seksjonen sin. De brukte kortene til å skanne, og forklarte hvordan de opplevde bruken og hvordan de forstod feedbacken de fikk fra kartet.

Blant tilbakemeldingene vi fikk fra brukerne, var at:

• Man måtte bruke overraskende mye kraft for å dra kortene, spesielt hvis kortet var lenger unna
• Det at vi ikke hadde egen lysdiode for etasjen man befant seg i, kunne være litt forvirrende
• Når ledningen for registrering var plugget i, svevde boksen litt over bordflaten, som potensielt kan skade ledningen.

Dette er noe vi kan tenke på og videreutvikle i en eventuell ny iterasjon i fremtiden. ;)

Video av den endelige løsningen vår:

En siste tusen takk til brukerne våre som har deltatt gjennom hele prosjektet, og tusen takk for oss!

Ressurser:

Prosjektidé-presentasjonen vår

Presentasjon av prototyper

Kode i GitHub