Referat fra møte i sentralt arbeidsmiljøutvalg - 1/2025

Arne Benjaminsen
Elisabeth Pedersen Lange  
John Skogen
Frode Helland
Hans Jacob Rønold

Thomas Aulin (HVO)
Sarah Younes (HTV))
Ariel Sevendal (HTV)

Forfall
Cecilie Wingerei Lilleheil (HTV)
Natalia Zubillaga (HTV)

Observatører
Bedriftshelsetjenesten: Julie Tran og Inger-Kristine Mollø-Christensen (tom. sak 3)
Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Elin Agathe Hult
OPA: Linn Grimstad-Nielsen (sak 2 og 10)
EA: Leif Johnny Johannessen (sak 12)
OPA: Birgitte Petersen (sak 9)

Referent 
Rigmor Smith-Gahrsen (HMSB)

SAKSLISTE

Sak 1/25           Godkjenning av referat fra møtet 18.11.2024

Referat fra møtet 18.11.2024

Referatet godkjennes med merknaden om endring i sak 47/24.

DISKUSJONSSAKER

Sak 2/25           HMS-mål for UiO

(Saksnotat og forslag til HMS-mål fulgte innkallingen.)

Rigmor Smith-Gahrsen presenterte saken som startet i AMU 2023. Da ble det foreslått konkrete mål som man allerede kunne måle, for å komme videre i HMS-arbeidet. AMU ønsket at det skulle jobbes mer med dette. Det ble nedsatt ei arbeidsgruppe høsten 2024 som har jobbet dynamisk med å utvikle det som man har hatt fra før. Gruppa har også sett på mål fra andre organisasjoner og har kommet frem til forslaget som fulgte saken. Gruppa ønsket innspill på områdenes relevans og nytte, helheten og formuleringer, jf. presentasjonen.
Noen punkt fra diskusjonen: 
1. Sykefravær < 4 %: Det ble diskuterte om det bør settes ulike prosentmål for ulike ansattgrupper fordi vi vet at sykefraværet varierer mye avhengig av stillingskategori. Dette kan evt. gjøres på lavere nivåer. Sykefraværet blant stipendiater bør være sentralt i arbeidet.  
Arbeid med arbeidsrelatert sykefravær, som vi foreløpig bare har statistikk for innenfor egenmeldt fravær, bør prioriteres. 
1.4. Stort lederspenn: Hvordan skal vi formulerer dette tiltaket? Bør det foreslås et maksimum antall medarbeidere? Hovedverneombudet foreslo at ingen skal ha lederansvar for mer enn 30. Dette kan være vanskelig å gjennomføre i praksis, men det er viktig å ha dette i fokus for å sørge for ansvarlig personaloppfølging. 

3.3. Opplæring i psykososialt arbeidsmiljø: Kurset "Den vanskelige samtalen" har endra navn til "Den nødvendige samtalen".

3.5. Hovedverneombudet foreslo at det bør med at LAMU skal se på ARK-tiltaksplaner og sjekke relevansen av tiltakene opp mot resultatene i ARK-undersøkelsen.  

6. Mål om 1 avvik per ansatt per år (ca. 8000 per år). Vi ser nærmere på denne målformuleringen.

13. Skal det tydeliggjøres at varaer også må gjennomgå opplæringen, og at leder har ansvar for at verneombudene tar opplæringen? Det ble også ytret ønske om kompetansekrav til HMS-koordinatorrollen.
Hovedverneombudet ønsket:
- flere HMS-mål som omhandler verneombud: *Alle verneområder skal ha et verneombud med tilhørende vara. *90 % av alle verneombud skal være valgt av de ansatte. *Alle verneombud skal ha faste møter med leder for verneområdet.
- at øverste leder for enheten skal være med i AMU/LAMU.
- at alle verneombud har faste møter med leder (jf. sak 3). 

Saken kommer til vedtak i neste møte. Arbeidsgruppa tar med seg AMUs innspill. 

Sak 3/25           Verneombudsundersøkelsen 2024

(Saksnotat og VO-undersøkelsen fulgte innkallingen.)

Presentasjon ved Inger Kristine Mollø-Christensen.

Kommentarer fra AMU: Det er nyttig å få slik informasjon. Mye er bra - VO trives stort sett i rollen, men vi må arbeide med at 24 % opplever det utrygt å si fra. Faste møter mellom VO og leder, avklaring rundt tidsbruk for VO og klarere rolleforståelse (både hos VO og ledere) vil antakelig gjøre det lettere å ta opp konfliktfylte saker. Vi må også se på listene over VO så det sikres at relevant informasjon kommer fram, deltakelsen i strategiplanlegging og risikoarbeid. Vi må arbeide for at flere ønsker å ta på seg verneombudsvervet så de velges snarere enn å bli utpekt. Det er ikke foreslått noen tiltak ift. inneklimaarbeid selv om den saken som flest nevner at de jobber med. Bør vi gjøre noe med det?

UiO bør se på hvordan resultater fra undersøkelsen kan inngå i det systematiske HMS-arbeidet. Vernetjenestens sommerseminar vil ha undersøkelsen som tema. 

Arbeidsgiver vil gå gjennom rapporten og komme med forslag til oppfølgingspunkt i neste møte. 

VEDTAKSSAKER

Sak 4/25           Årsrapport AMU

(Årsrapport AMU fulgte innkallingen.)

Kommentarer fra AMU: Forslag til årsrapporten for 2025: Vararepresentanter bør med på oversikten over medlemmer, eventuelt også oppmøte på møtene. Egenevalueringen av AMUs arbeid bør omtales. 
Det ble stemt over vedtaksforslaget: "Årsrapport for AMU 2024 godkjennes som foreslått". Vedtaket ble gjort mot én stemme. 

Vedtak: Årsrapport for AMU 2024 godkjennes.

Sak 5/25           LAMU-seminaret og HMS-prisen v/HMSB

(Program for LAMU-seminaret og notat om HMS-prisen fulgte innkallingen.)

Arbeidet med LAMU-seminaret og HMS-prisen ble presentert muntlig av Rigmor Smith-Gahrsen.

AMU uttrykte at programmet for LAMU-seminaret ser interessant ut. Det tilligger AMU å bestemme hvem som skal tildeles prisen ifølge prisens statutter. Prisvinner offentliggjøres på LAMU-seminaret 7. april. 

Vedtaket var enstemmig.

Vedtak: AMU godkjenner programmet for LAMU-seminaret og bestemmer at HMS-prisen 2024 tildeles iht. arbeidsgruppas forslag.

ORIENTERINGSSAKER

Sak 6/25           Årsrapport HMSB

(Årsrapport HMSB fulgte innkallingen.)

Johan Løberg Tofte presenterte rapporten. 
AMU kommenterte at tre fakultet har ikke hatt beredskapsøvelse i 2024 og at fellesadministrasjonen ikke er nevnt i rapporten.
Grunnen til at det ikke er holdt møte i nasjonalt HMS-nettverk er kapasitetsproblemer i etterkant av pandemien.
OBS at UiO må arbeide for at mer enn halvparten av de som blir utsatt for uakseptabel oppførsel sier fra (jf. ARK-undersøkelsen). 

Sak 7/25           Årsrapport HVO

(Årsrapport fra verneombudet med vedlegg fulgte innkallingen.)

Thomas Aulin presenterte rapporten. AMU hadde ingen kommentarer. 

Sak 8/25           Årsrapport BHT

(Årsrapport BHT fulgte innkallingen.)

Julie Tran presenterte fire oppfølgingspunkter fra rapporten som AMU bør arbeide videre med.
Kommentarer fra AMU: Ang. innkjøp av eksterne tjenester: Med ekstern leverandør kan enhetene kjøpe tjenester fra alle relevante områder etter behov.
AMU vil komme tilbake til omplassering og arbeidsutprøving i neste møte.
Ergonomihjelp er etterspurt. HMS-modulen om ergonomi, som har verneombud og AMU/LAMU-medlemmer som målgruppe, er ikke gjennomført. Individuelle arbeidsplassvurderinger og ergonomiske gruppeveiledninger gis stadig lokalt og et morgenseminar for alle ansatte ble holdt i høst. 
Kan det arbeides mer forebyggende overfor stipendiater/midlertidige som gruppe, når de er nyansatte, ikke bare individuelt når problemene allerede har meldt seg? BHT har verktøy for dette. Hvis virksomheten ønsker å se nærmere på mulige tiltak, kan BHT bistå med deltakelse i en arbeidsgruppe.

Sak 9/25           Årsrapport sykefravær v/OPA

(Årsrapport sykefravær fulgte innkallingen.)

Birgitte Petersen presenterte rapporten. Fraværet blant stipendiater har vært økende, også før ordningen med full kompensasjon av sykefravær ble innført. Fraværet blant postdoktorer er betydelig lavere enn hos phd-er. Det kan bare tas ut oversikt bare over arbeidsrelatert fravær fra egenmeldinger. DFØ-systemet må endres for å få tall angående arbeidsrelatert legemeldt fravær. Dette har det ikke vært tilstrekkelig interesse for i sektoren. 
AMU må bruke sykefraværstallene og -trendene til å jobbe systematisk med fraværet. 
Hovedverneombudet etterlyste en presentasjon av hvordan UiO arbeider med forebygging og oppfølging, spesielt av arbeidsrelatert sykefravær, ikke bare presentasjon av sykefraværstall. 

Sak 10/25        Årsrapport ARK v/OPA

(Årsrapport ARK fulgte innkallingen.)

Linn Grimstad-Nielsen ga en kort presentasjon av rapporten.

Kommentarer fra AMU: Hvordan kan man løfte ARK-arbeidet til et høyere nivå når leder er en del av problemet? OPA og BHT kan trekkes inn. Det kan også hentes hjelp fra eksterne konsulenter. Undersøkelsen viser at anerkjennende lederstil er en avgjørende faktor i arbeidsmiljøet. HVO fremhevet følgende setning fra hovedrapporten: «Ledere opplever samtlige undertemaer konsekvent og betydelig mer positivt enn ansatte i alle andre stillingskategorier.»
Det er gjort et viktig arbeid med ARK. Nå må vi følge opp metodisk og tenke på hvordan designen kan gjøres enda bedre før neste undersøkelse. 

Sak 11/25        Sentral handlingsplan for avtalt bistand mellom BHT og UiO

(Sentral handlingsplan for avtalt bistand mellom BHT og UiO fulgte innkallingen.)

Julie Tran ga en kort presentasjon av handlingsplanen. Nytt fra 2025 er én sentral handlingsplan på virksomhetsnivå. Bestillingene er ikke vesentlig endret fra tidligere år og er lagt inn av OPA. Den er under utvikling. UiO har mulighet til å samle flere bestillinger på den sentrale handlingsplanen. Dette forutsetter at en arbeidsgiverrepresentant har oversikt over virksomhetens behov for BHT-bistand.

Sak 12/25        Prosjektlisten for UiO 2025 v/ EA

(Saksframlegg, og presentasjon fulgte innkallingen.)

Leif Johnny Johannessen presenterte planen. 
UiO-ansatte kan få tilgang til prosjektlisten i Teams. BHT og eiendomskoordinatorer ved enhetene har tilgang. EA jobber med revisjon av prosjekthåndboka for å forbedre, forenkle og tydeliggjøre. Dette vil forhåpentligvis gjøre medvirkning fra BHT og verneombud/ansatte enklere.

Avviksmeldinger kontra brukerbehov: Avviksmeldinger kan sendes gjennom EAs innmeldingssystem fra alle ved UiO når det oppstår konkrete behov. Brukerbehovinnmeldinger er en systematisk prosess som løper etter et godt innarbeidet årshjul. Enhetene melder behov i november. Det holdes dialogmøte. Behovene vurderes i EA og det utarbeides prioriteringer. Oversikten er innom både dekan- og direktørmøtet. 

Sak 13/24        Saker fra LAMU v/ OPA og HVO

(Saker fra LAMU fulgte innkallingen.) 

UV trekkes fram med gode saker: De tar opp Status ARK, evaluering og gjennomgang av handlingsplaner. Midlertidige ansatte gjennomgås også i LAMU, ikke bare i IDF. 

Sak 14/25        Saker til videre oppfølging

(Saker til videre oppfølging fulgte innkallingen.) 

AMU skal komme tilbake til medvirkning i byggesaker, jf. sak 47/24. Dette tas opp i møte 3 2025.
Oppdatert liste over saker til oppfølging. 

Sak 15/25        Faste orienteringssaker

a) Aktuelt fra hovedverneombudet
Årlig seminar med universitetsdirektør og personaldirektør nærmer seg.  Varsling og varslingsrutiner vil bli tatt opp som tema. 

b. Aktuelt fra universitetsdirektøren
Ikke noe å melde. 

c. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten
BHT har gjennomført møter om lokale handlingsplaner med de fleste enheter. Noen enheter har fått påminnelse om handlingsplanmøte. BHT har hatt vinterseminar hvor alle bestillinger fra lokale handlingsplaner ble gjennomgått.
Det er inngått avtale med ny leverandør av eksterne BHT-tjenester og det kan bli forsinkelser i levering av tjenester i overgangen til ny leverandør.
Ny medarbeider innenfor psykososialt arbeidsmiljø starter i dag.

d. Aktuelt fra OPA
HMSB er ombord i OPA. Det er en berikelse. Det jobbes med nettsider for å tydeliggjøre ansvar, spesielt ift. risikovurderinger. Også grenseoppgang mellom OPAs og BHTs ansvar gjøres. 

Det kommer nytt avvikssystem fra april. Opplæring gis i mars. Opplæringen inkluderer fokus på kategorisering av avvik. 

OPA arbeider med arbeidsmiljøkonferansen (tidligere ARK-konferansen) som UiO skal være vertskap for etter sommerferien.

e. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen
Ikke noe å melde. 

f. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget