Mandat innplassering forskningsaktivitet
Mandat: Innplassering av KLMs forskningsaktivitet (UiO+OUS) i Livsvitenskapsbygget
Bakgrunn og hensikt
Både forskningsvirksomhetene i KLM OUS og KLM UiO skal flytte inn i LVB, sammen med andre Institutter fra UiO. Denne samlokaliseringen vil medføre behov for endringer i arbeidshverdagen og organiseringen av forskningsarbeidet. I praksis vil det bety å utarbeide og etablere felles rutiner og arbeidsprosesser. For å sikre en vellykket overgang er det avgjørende med en god og inkluderende prosess der medarbeiderne involveres og medvirker til beslutninger.
De fire avdelingene som skal flytte inn i LVB er: Avdeling for medisinsk genetikk (AMG), Avdeling for farmakologi (inkludert Institutt for farmakologi) (FAR), Avdeling for mikrobiologi (MIK) og deler av forskningen fra Avdeling for medisinsk biokjemi (MBK).
Prosjektet skal sørge for ivaretakelse av KLM og UiOs forskning og dets medarbeidere, samt sikre at deres interesser integreres med de pågående OUS-prosjektene, herunder mottaksprosjektet og organisasjonsutviklingsprosjektet i KLM.
Avgrensninger
Prosjektet avgrenses til oppgaver som ligger under mottaksprosjektet og organisasjonsutviklingsprosjektet i KLM.
Leveranser
Areal og plassering
- Antall plasser og plassering av kontor og lab plasser, samt dekningsgrad innenfor hver avdeling
- Antall plasser og plassering i felles UiO lokaler og lab, sammen med OUS
- Plassering av instrumenter og annet MTU
- Plassering av kjernefasiliteter (alle har fått egne laboratoriearealer, men ikke kontor)
- Det må angis en tidsplan for beslutning av de ulike fasene i prosjektet.
Flytteprosess
Når, hvem gjør hva, fakturering, koordinering (KLM OUS – KLM UiO)
Organisering og forskningsarbeidet
- Felles rutine: Retningslinjer for prioritering av lab plasser
- Felles rutine: Retningslinjer for prioritering av kontor plasser
- Felles rutine: Retningslinjer for ansvar (rom/instrument)
Kjernefasiliteter (KF)
- Implementere applikasjonen Bookit som støtter: Booking og fakturering
- Kostmodell: Felles for prising og marginkrav av leie av kjernefasiliteten?
- Inngå avtaler KF (UiO+OUS) avklaring
Areal: Forbruksbasert modell for bruk av areal
Vurdere om det er hensiktsmessig å innføre avdelingsvis fakturerings- ordning for disposisjon av arealer.
Risiko
- Utydelig mandat og ansvar for prosjektet.
- Endringsmotstand.
- Utilstrekkelig tid hos medarbeidere og ledere til å delta i prosjektet og endringsprosessen.
- Uenighet mht. fordeling av kontorplasser mellom UiO og OUS.
- Korte frister for fremdriften.
- Liten grad av medvirkning i prosessen.
Endringer for ansatte
Det vil endre den ansattes måte å jobbe på ved at man i større grad arbeider funksjonsnært (i forhold til avdelingsnært) som kan bety at ikke alle har faste plasser for kontor eller lab. Det vil være felles retningslinjer for alle fire avdelinger og man må tilpasse seg andre institutters retningslinjer.
Forventet nytte av prosjektet
Kvalitative: Bidra til å bedre internasjonal konkurransekraft innen livsvitenskap. Her skal ulike fagmiljøer jobbe tverrfaglig for å utvikle nye løsninger på store utfordringer innen helse. Øke innovasjonen i laboratoriemedisin.
Kvantitative: Økning i prosent på antall publiserte forskningsartikler, dobling av antall eksternt finansierte teknologiplattformer, og 40 prosent økt bruk av kjernefasiliteter for livsvitenskap kjemi og farmasi i løpet av 5 år.
Kritiske suksessfaktorer
- Lykkes med å etablere konsensus om felles prosesser og rutine både adm. og forskning
- Skape motivasjon for endring og at medarbeidere opplever verdi av endringene
- Tverrfaglig samarbeid og arbeid på tvers av fagområder
- Tilstrekkelig ressurser til å investere i utstyr som kan bidra til fremragende forskning
Strategisk forankring og eventuelle føringer
- OUS forskningsstrategi
- Delveikart Livsvitenskap
- UiO handlingsplan for innovasjon
- KLM forskningsstrategi
Erfaringer og kunnskapsgrunnlag for konseptfasen
Det er viktig å hensynta KLM OUS og andre UIO institutters vurderinger og beslutninger da dette vil påvirke KLM UiO sine beslutninger og behov for å tilpasse seg.
Føringer for arbeidet med konseptfasen
Det er viktig å beslutte mandat, involvering av ulike nivåer, og beslutningsprosess under prosjektet. Etter at mandatet er godkjent, vil det utarbeides en prosjektplan.
Forventet tidsbruk for konseptfasen
Planlegging (konseptfasen), som her er definert til mandat og prosjektplan, estimeres til medio april.
Mandat organisasjonsutvikling
Mandat
Mandatet for organisasjonsutvikling omhandler Fellesfunksjoner, Mikrobiologi; Farmakologi og Medisinsk genetikk i Livsvitenskapsbygget og Patologi på OCCI ved Radiumhospitalet.
Nye bygg og nye automasjonsløsninger vil påvirke arbeidsflyt, kompetanse og ressursbehov.
OU-prosjektet skal bidra til at klinikken har en organisering i eksisterende og nye bygg som er formålstjenlig, fremtidsrettet og bærekraftig.
OU-prosjektet skal vurdere hvordan klinikkens avdelinger og fellestjenester kan organiseres hensiktsmessig og legge frem et forslag til en organisering som er tilpasset nye rammer i LVB og Nye OUS. Førende for arbeidet er KLMs målbilde.
KLMs målbilde
Forskningsveien: Medisinsk genetikk og Biobank
2024: Radiumhospitalet i drift med Medisinsk biokjemi i A-bygget, Kjernelab og Prøvetaking i L-bygget og Patologi i OCCI
2027: Livsvitenskapsbygget i drift med Medisinsk genetikk, Mikrobiologi, Farmakologi, deler av forskningen ved Medisinsk genetikk, Felles prøvepostmottak, Felles servicesenter og Biobank
2031: Rikshospitalet i drift med Medisinsk biokjemi og Kjernelaboratorium i M-bygget, Immunologi i A/B-bygget, Patologi i A-bygget, Prøvetaking i B/N-bygget og Farmakologi i J-bygget
2031: Aker i drift med Kjernelaboratorium i Base/høybygget, Prøvetaking i Basebygget og Farmakologi i Bygg 23
Uavklart per februar 2025: Avdeling for rettsmedisin, Immunologi og Patologi
Tidsplan
Fra 2027 starter OU-prosesser for Nye Aker og Nye Rikshospitalet og Medisinsk biokjemi, Immunologi Ullevål og Patologi Ullevål og Avdeling for rettsmedisin.
Her er beskrevet tidsplan for de tre definerte delprosjektene:
Delprosjekt Fellesfunksjoner
Berørte: Alle avdelinger i KLM.
Januar- februar 2025: Utredning
Mars 2025: Drøfting og vedtak
Delprosjekt Livsvitenskapsbygget
Berørte: Mikrobiologi, Farmakologi og Medisinsk genetikk
Januar- oktober 2025: Utredning med risikovurdering
Desember: Drøfting og vedtak
Første halvår 2026: Innplassering og iverksetting
Andre halvår 2026: Forberedelse nye bygg
Delprosjekt Patologi ved OCCI Radiumhospitalet
Berørte: Patologi
Første halvår 2025: utredning med risikovurdering
Andre halvår 2025: Drøfting og vedtak
Hva reorganisering kan bety for meg
Reorganisering kan bety nytt arbeidssted, nye oppgaver, nye kolleger, ny leder, nye muligheter og utvikling. OU-prosjektet og reorganisering medfører ikke oppsigelser.
Vi trenger de beste folka
KLM skal være en attraktiv arbeidsplass og ønsker å beholde medarbeidere og kompetanse. KLM skal satse på kompetanseheving og utvikling. Nye bygg gir muligheter. Husk kollegastøtte. Vi trenger engasjerte ledere og gode kolleger for å opprettholde et trygt arbeidsmiljø.
Vedtak
Interimledelsen har vedtatt følgende:
- Nyanskaffet automasjonsløsning for bakteriologi tar bilder av skåler mens de dyrkes. Disse bildene kan kun lagres i 33 dager, mot vårt behov på 3 år. Gitt en integrasjonsløsning kan vi lagre i regionalt multimediearkiv. Vi vedtar at vi ikke tar i bruk det regionale multimediearkivet. Det betyr at automasjonsløsningen etableres «as-is» med lagring av bilder og rådata i Powerscale. 26. mars 2025
- Det settes ned en gruppe for å vurdere sonedeling mellom UiO- og OUS områder når det gjelder PC-utstyr. 29. januar 2025
- Avdeling for medisinsk genetikk trenger mer areal i plan 8 enn først planlagt. Avdeling for Mikrobiologi sin utviklingsseksjon kan flytte ut fra plan 8 og ned til plan 3, forutsatt ombygginger. Saken sendes til Helse Sør-Øst. 10. desember 2024
- Analysehall plasseres i Avdeling for mikrobiologi 16. oktober 2024
- Utkast for prinsipper for tildeling av kontorplasser 18 januar .2023
- Forskningsutstyr holdes utenfor ramme overførbart utstyr LVB 25. januar 2023
Kommunikasjonsplan
Kommunikasjonsplan for vellykket ibruktakelse av Livsvitenskapsbygget
Bakgrunn
En tredjedel av Klinikk for laboratoriemedisin skal flytte inn i Livsvitenskapsbygget.
OUS får nøkkelen til Livsvitenskapsbygget 15. desember 2026.
Frem til 15. desember 2026 skal klinikken utvikle organisasjonen, herunder endre organisering, utarbeide og øve på nye arbeidsprosesser og konsepter. Før og etter 15. desember 2026 skal klinikken delta i opplæring, virksomhetstesting og flytting.
Kommunikasjonsmål
Kommunikasjonsmål (1): Trygghet
Forutsigbarhet: Ledere og medarbeidere er både informert og delaktige i prosessene.
Kommunikasjonsmål (2): Fremdrift
Fremdrift og beslutninger er godt kjent.
Kommunikasjonsmål (3): Kulturbygging
Alle føler at de får bringe videre styrkene fra sin kultur.
Konkrete kommunikasjonsmål (4)
Vilje/motivasjon til å gjennomføre opplæringsprogrammer
Vilje/motivasjon til å bidra i planlegging og gjennomføring av testing
Vilje/motivasjon til å bidra i flytting
Vilje/motivasjon til å bidra i organisasjonsutvikling
Kritiske suksessfaktorer
Alle har gjennomført nødvendig opplæring
Riktig personell deltar i virksomhetstester og validering og verifisering av nytt og gammelt utstyr
Organisasjonsutvikling skjer som planlagt
Kontakt
Ivar Greiner, kommunikasjonsrådgiver, OUS, ivagre(alfakrøll)ous-hf.no
Sandra Dale, kommunikasjonsrådgiver KLM, sadale(alfakrøll)ous-hf.no
Kommunikasjonstiltak
Kommunikasjonstiltakene som listes under er utarbeidet for å sikre god informasjonsflyt og bidra til trygghet og forutsigbarhet blant medarbeidere.
Tiltak 1 Styrke lederne
Kommunikasjonsrådgiverne vil bistå lederne med kommunikasjonsråd og forvaltning av informasjon som skal fremvises i de ulike systemer/informasjonskanaler.
Kommunikasjonsrådgiverne vil styrke lederne ved å sørge for at;
- Utformet budskap er i tråd med overordnet kommunikasjonsstrategi før budskapet diskuteres med medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjeneste.
- Informasjonen produseres skriftlig sammen med lederne slik at samme informasjon meddeles uavhengig av ledernivå.
- Lederne får presentert informasjon som skal publiseres før publisering. Tiltaket iverksettes for at lederne kan justere og vektlegge det som er viktig for deres virksomhet.
- Lederne sparer tid i sin hverdag ved at de får ferdig produsert materiale som kan distribueres i linjen.
- Det tilrettelegges for en innmeldingskanal hvor ansatte kan gi sine innspill. Det er lederne som er ansvarlige for at innspillene blir synliggjort og vurdert, men kommunikasjonsrådgiverne bistår i prosessen.
Tiltak 2 Generell informasjon i OUS sine kanaler
Kommunikasjonsrådgiverne forvalter OUS sine informasjonskanaler og produserer generell informasjon der hele eller store deler av klinikken er målgruppen.
Kommunikasjonsrådgiverne skal, sammen med prosjektledelsen, bidra med nødvendig informasjon for å informere medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjeneste om pågående og fremtidige prosesser som vil påvirke deres arbeidshverdag – enten direkte eller indirekte.
Interessenter
Primære målgrupper:
De som skal flytte inn i LVB (MIK, FAR, AMG, MBK forskning)
Øvrige i KLM (PAT, RMF, MBK, IMM - 2/3 av KLM), Tillitsvalgte og vernetjeneste i KLM
Sekundære målgrupper:
Samarbeidende aktører: OSS, TIK, HR, Stab utvikling, UiO
Tertiære målgrupper:
Leverandører, rekvirenter
HSØ PO, HSØ RHF, Sykehuspartner
Handlingsplan
Gjentakende hendelser
Klinikkforum og ledermøte hver 14. dag: status på fremdrift i OU-prosjektet
Enkelthendelser
April: Informasjonsturne. Møte med ledergrupper i hver avdeling.