Arrangere valg

Hvert år avholdes det valg til fakultetsstyrer og instituttstyrer mv. og valg av dekaner, prodekaner, instituttledere og stedfortredere til instituttledere.

De fleste valgene gjennomføres om høsten i løpet av en kort periode. Mange er involvert i prosessen. Det lønner seg derfor å være ute i god tid med planleggingen.

Valgene avholdes normalt som elektronisk valg.

Merk: 11. desember 2019 ble ny valg-løsning lansertvalg.uio.no. Den gamle løsningen er flyttet til valg2.uio.no.

Hvem har ansvar for hva?

  • Fakultetets/museets valgstyre har ansvar for å gjennomføre valgene.
  • Fakultetsdirektøren/museumsdirektøren oppretter et valgsekretariat.
  • Instituttene forholder seg til fakultetets valgstyre hvis ikke instituttet har eget valgstyre.
  • Lokale valgstyrer skal først avklare aktuelle spørsmål før sentralt nivå blir kontaktet.

Hva gjøres før valget?

Skal du gjennomføre valg i gammel løsning (på valg2.uio.no)? Dette gjelder alle andre valg enn til styrene på enheter på UiO, for eksempel museumsvalg, biblioteksvalg, LAMU og listevalg. Se i så fall beskrivelse av hva du bør gjøre i gammel valgløsning.

Rutine for ny løsning (på valg.uio.no):

  1. Det lokale valgstyret fastsetter valgperiode for e-valg med frister.
  2. Det lokale valgstyret setter en frist for å fremme forslag på kandidater.
  3. Lag et nettskjema for å samle inn kandidater.
  4. Send ut e-post til valgkretsen i god tid og be om å få forslag til kandidater.
  5. Sjekk at forslagsstillerne oppfyller kravene til stemmerett.
  6. Sjekk at de innkomne kandidatene er valgbare i valgkretsen/stemmegruppen.
  7. Valgstyret godkjenner kandidatene.
  8. Kandidatene skal gis mulighet til å presentere seg skriftlig med CV o.a. Dette kan gjøres i forbindelse med nettinformasjon om valget på fakultetets/instituttets hjemmeside, eller på annen måte. Kontakt dem om dette.
  9. Skal det være et møte for å presentere kandidatene, fastsett tid og innkall til møtet.
  10. Du oppretter valget selv, på valg.uio.no, og legg inn kandidater. Se veiledning for å opprette valg.
  11. Ta ut manntall for ansatte. Dette gjøres av enhetene av en ansatt som har tilgang til SAP. Se veiledning med tilhørende makroregneark (xlsm). Hvis du har problemer med makroregnearket, kontakt lokal IT for hjelp med innstillingene på din PC.
  12. Ta ut manntall for studenter. Studentmanntallet hentes ut via FS, se veiledning.
  13. Legg inn manntall i e-valg, se hjelpesidene for manntallsfiler. Sjekk at antallet stemmer.
  14. Publiser valget. Husk å lagre valgnøkkelen trygt, se hjelpesidene for valgnøkkel.
  15. Send påminning til valgkretsen når valget starter.
  16. Følg gjerne med underveis i løpet av valgperioden, for å behandle stemmer utenfor manntal. Forbered sak for valgstyret å beslutte hver stemme utenfor manntal. Dette kan forkorte avsluttende møte med valgstyret.

Les mer om eValg.

Hva gjøres etter valget?

  1. Sett av tid til opptelling av stemmer og avslutting av valget, se veiledning.
  2. Valgstyret innkalles for å delta med valgoppgjøret og godkjenne valget.
  3. Valgstyret tar stilling til om noen innkomne stemmer skal forkastes.
  4. Tell opp i e-valg. Du trenger valgnøkkelen du har lagret trygt.
  5. Lag valgprotokoll. E-valg gir deg opptellingsprotokoll og manntallslister.
  6. Resultatet av valget kunngjøres straks av valgstyret.
Publisert 12. aug. 2014 10:43 - Sist endret 13. feb. 2020 10:42