Ambisjonen til Klinmeds administrasjon er å levere best mulige tjenester som støtter instituttets samfunnsoppdrag.
For å få til dette trenger vi god innsikt i behovene til våre vitenskapelig ansatte og studenter, og vi må innfri krav og forventninger til oss som arbeidsgiver. Tett og tillitsfull kontakt mellom våre forskere, undervisere og administrativt ansatte er avgjørende for å utvikle støttetjenester som gir mest mulig nytte.
Medarbeiderskap og tillitsledelse
Med utgangspunkt i funnene fra ARK-undersøkelsen våren 2024, har vi satt i gang et prosjekt finansiert av DFØ. Prosjektet er både et arbeidsmiljø- og kompetansetiltak med mål om å styrke aktivt medarbeiderskap og selvledelse, samt gi opplæring i medvirkning, tillitsledelse og effektiv kommunikasjon. Erfaringsdeling og dialog på tvers av administrative fagmiljøer og funksjoner er et viktig virkemiddel i dette arbeidet.
Prosjektet skal styrke robustheten til administrasjonen slik at vi kan stå støtt i endringer og møte økende krav og kompleksitet. Strammere rammefinansiering, hard konkurranse om eksterne midler og skjerpede krav til dokumentasjon og etterlevelse av regelverk innen personvern, HR, økonomi, arkiv, informasjonssikkerhet og HMS krever mer målrettet organisering, oppgaveprioritering og samhandling på tvers. Vi kommer til å videreføre satsingen og følge opp med fokus på videre læring og utvikling både på organisatorisk nivå og for den enkelte medarbeider og leder.
Vi styrker tjenestene våre og videreutvikler sentrale prosesser
Utdanning av fremtidens leger og forskere er en av våre aller viktigste oppgaver. Rektoratet med rektor Ragnhild Hennum i spissen satser særlig på studentene. Studieprogrammene ved UiO skal være av svært høy kvalitet og forberede studentene på arbeidsmarkedet. Det å utdanne flere leger i Norge er en hovedsatsing. Desentralisert utdanning er et viktig ledd for å lykkes, og det skal også bidra til bedre rekruttering av leger i regioner hvor dette har vært særlig utfordrende. UiO Campus Sør og planleggingen av Campus Innlandet opptar store deler av vårt administrative arbeid på studiesiden. Revisjonen av timeplanen som startet i fjor står også helt sentralt. Studieenheten står for trygg regi av arbeidet som våre undervisningsledere og undervisere er i gang med under ledelse av utdanningsleder.
Effektivisering av økonomi- og prosjektstøtte ved Klinmed
Klinmed har satt i gang flere tiltak for å styrke forskningsstøtten, slik at forskerne kan bruke mer tid på kjerneaktivitetene sine. Økonomi, regnskap og rapportering er identifisert som særlig viktige forbedringsområder. Flere endringer er allerede innført, blant annet Klinmeds «nettbank» for prosjektmidler, og nye tiltak er under implementering. I fakultetets tiltaksplan for 2026–2027 er det et mål å evaluere og eventuelt justere hvordan oppgaver knyttet til forsknings- og innovasjonsstøtte fordeles mellom nivåene (sentralt, fakultet og institutt).
Som en del av dette arbeidet skal det settes i gang et prosjekt som avgrenses til forskningsstøtte for eksternt finansierte prosjekter. Hovedformålet er å sikre at administrasjonen ved fakultetet tilbyr riktig nivå og type forskningsstøtte, innenfor gjeldende økonomiske rammer, i en helhetlig struktur med tydelig avklarte roller og ansvar.
Styrket internkommunikasjon og UiO-identitet ved Klinmed
Rekrutteringsprosessene er under systematisk gjennomgang, med mål om økt effektivitet og kvalitet. I fjor ble det også ferdigstilt en oppdatert funksjonsbeskrivelse for «Avdelingsleder UiO» etter diskusjoner og bred høring i Klinmeds ledermøte, Klinikklederforum, Instituttrådet, UiO-klinikkene og med tillitsvalgte. Instituttets strategi for internkommunikasjon ble ferdigstilt i 2024. Vi har iverksatt en rekke tiltak, og et sentralt mål i strategien er å styrke UiO-identitet og tilhørighet.
Ved Klinmed har IT-tjenestene de siste årene vært i kontinuerlig utvikling, i tett samspill med UiOs felles IT-tjenester. Arbeidet har særlig vært rettet mot mer enhetlige løsninger, stabil drift og god brukeroppfølging. Bedre lisensforvaltning, standardiserte klientløsninger, automatisering av prosesser og bedre samhandling mellom lokal og sentral IT-støtte har gitt mer forutsigbare tjenester og bedre ressursutnyttelse.
Sammen skal vi videreutvikle Klinmeds administrasjon slik at vi også fremover gir best mulig støttetjenester. Jeg ser frem til at vi sammen fortsetter å utvikle en solid og fremtidsrettet administrasjon ved Klinmed.