1. Formål
Formålet med reisekortet er et tilbud for de som ikke ønsker å bruke sine private kredittkort. Kortet skal kun benyttes til utgifter som er refusjonsberettigede etter statens reiseregulativ og UiOs interne retningslinjer.
2. Tildeling av reisekort
Alle ansatte med tjenstlig behov kan søke om Reisekort. Reisekort tildeles kun etter godkjenning fra leder som har fått delegert slik fullmakt. Vurdering om tildeling av kort skjer på bakgrunn av mottatt søknadskjema elektronisk.
3. Kortets karakter
Reisekortet er et virksomhetskort med kredittprofil. UiO er ansvarlig overfor kortutsteder, men faktura sendes til den ansatte som er kortinnehaver. Kortet er personlig og skal ikke benyttes av andre enn den det er utstedt til.
4. Bruksområde
Kortet skal kun benyttes til utgifter i forbindelse med tjenestereiser, som flybilletter, hotell, diett og andre godkjente formål. Privat bruk er strengt forbudt. Kontantuttak er ikke tillatt. Kortet skal ikke benyttes til innkjøp av varer eller tjenester som ikke er direkte knyttet til reisevirksomhet.
Kredittgrense er som hovedregel NOK 75.000.
5. Fakturering og betaling
Faktura sendes til kortinnehaver, som er ansvarlig for å betale hele beløpet innen forfallsdato. Kortinnehaver skal levere reiseregning med nødvendig underdokumentasjon i god tid før forfall, slik at refusjon kan skje før betaling. Dersom faktura ikke betales, vil UiO motta purring fra kortselskapet og følge opp saken i henhold til interne rutiner.
- Alle belastninger på den månedlige fakturaen fra kredittkortselskapet skal dokumenteres i form av originale bilag som legges ved reiseregningen
6. Mislighold og konsekvenser
Dersom reisekortet benyttes i strid med gjeldende retningslinjer, vil dette som hovedregel medføre at kortet blir sperret.
Kortinnehaver kan holdes erstatningsansvarlig overfor UiO dersom UiO må dekke faktura fra kortselskapet som følge av kortbruk som ikke er relatert til tjenestereiser.
I tilfeller der UiO må dekke kortinnehavers faktura på grunn av manglende betaling, og det er dokumentert at kortet er brukt i forbindelse med tjenestereise, men utgiftene overstiger det som refunderes etter statens reiseregulativ, vil det foretas en konkret vurdering av om det skal reises krav om helt eller delvis tilbakebetaling fra den ansatte/kortinnehaver. Den ansatte må være forberedt på å tilbakebetale beløpet, da det er vedkommendes ansvar å sette seg inn i hvilke utgifter som kan kreves refundert i forbindelse med jobbreise.
Dersom den ansatte ikke gjør opp for seg, kan UiO iverksette rettslige skritt for å inndrive kravet. Det vil også bli vurdert om det foreligger grunnlag for lønnstrekk.
7. Sikkerhet og ansvar
- Kortinnehaver skal være kjent med og akseptere vilkårene for bruk av AirPluss firmakort med bedriftsansvar.
- Kortet er personlig og skal kun benyttes av Kortinnehaver. PIN-koden skal ikke deles med andre.
- Kortinnehaver plikter å oppbevare kortet på en sikker måte og sørge for at uvedkommende ikke får tilgang.
- Ved tap eller mistanke om misbruk skal kortinnehaver umiddelbart melde fra til kortutsteder og nærmeste leder.
- Kortinnehaver er ansvarlig for å dokumentere alle utgifter knyttet til kortbruk og betale kredittkortfakturaen selv.
- Misbruk av kortet eller manglende betaling kan få konsekvenser for ansettelsesforholdet.
- Ved oppsigelse vil kortet bli sagt opp av kortansvarlig, administrator eller nærmeste leder uten behov for samtykke fra kortinnehaver. I oppsigelsestiden kan utlegg dekkes gjennom direkte forskudd etter dokumentasjon.
8. Varighet og oppsigelse
Avtalen gjelder fra dato for tildeling og løper så lenge kortet er aktivt. Den kan sies opp av begge parter med umiddelbar virkning. Kortet skal returneres ved oppsigelse, permisjon eller avslutning av arbeidsforholdet.