Uttak av manntallslister ved valg

For personalkonsulenter

Skriv ut denne veiledningen (pdf).


Hvem har ansvar for hva?

  • Fakultetet har ansvar for uttak av manntall.
  • SAPUiO har ansvar for rapportens funksjonalitet.
  • USIT har ansvar for oppsett av e-valg.
     

Datauttak i SAP

  • I SAP: kjør rapporten YHR_MANTALL (merk stavemåten)


 

  • Velg sted(er) du vil ta ut manntall for ved å klikke på feltet Org.struktur.


 

  • Huk av områdene du vil ta ut manntall for. Du kan velge mellom følgende to alternativer:
    1. Klikke på én og én organisasjonsenhet som skal være med i manntallet. I slike tilfeller må du også markere alle underenheter som skal være med.
    2. Velge knappen Merk deltre. Huk av en enhet og klikk deretter på knappen – dette vil markere alle underenheter under den markerte enheten.


 

  • Velg Fortsett-ikonet:


 

  • Der du fant knappen Org.struktur vil du nå se antall organisasjonsenheter du har valgt i rapportbildet.


 

  • Sett verdien I dag i feltet Evalueringsperiode.
  • Velg Utfør-ikonet:

Rapporten gir deg:

  1. Alle aktive ansatte bortsett fra timelønnede (MG/MU 4/04, 05 og 22) og honorarlønnede (medarbeidergruppe 8).
  2. Stillingskode (SKO) og stillingskategori
    • Dette for å kunne sortere Professor II-stillinger.
    • Stillingskategori brukes til å skille administrativt- og vitenskapelig ansatte.
  3. Stillingsprosent (fra infotype 7) som er summen av hovedstilling og eventuell bistilling.
    En må være ansatt i minimum 50 %-stilling for å ha stemmerett, med unntak for Professor II-stillinger.
  4. Start- og fratredelsesdato
    Avgjørende for stemmerett er tilsettingsforholdet den dagen vedkommende avgir stemme.  De som har ansettelsesforhold som utløper dagen før første valgdag har ikke stemmerett, mens de som har et ansettelsesforhold som utløper første valgdag, har stemmerett.
  5. Medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MU)
    Disse verdiene brukes til å skille faste og midlertidige vitenskapelig ansatte.
  6. Brukernavn (ID/nummer) for ansatte.
    Dette er den personunike brukeridentiteten som leveres videre til USIT og deres valgapplikasjon.

Behandling av datauttak i SAP

  • Overfør datauttrekket til Excel ved å høyreklikke i resultatvinduet. Velg Regneark.

  • I det påfølgende vinduet, velg Excel i XLSX-format.

  • Lagre filen til ønsket område på datamaskinen.
  • Merk:
    • Ikke velg området C: . Dette er harddisken til terminalserveren, og bør ikke benyttes!
    • Pass på at fila for navn som slutter på .xls.
Stort bilde

Innlesing av data fra SAP i makroregnearket

  • Åpne makroregnearket (xlsm).
  • Velg den gule knappen med teksten Importer data og tilrettelegg mantall. Velg fila med manntallet som du lagret i trinnet tidligere.


 

  • Du vil få spørsmål om hvilket faneblad du vil importere.


 

  • Velg fanebladet med navnet på manntallet du lagret, og velg deretter Importer.
  • Maskinen vil «låse seg» en stund, avhengig av størrelsen på manntallet.
  • Når maskinen er ferdig med å jobbe, er manntallet klart.  Det er delt i 4 regneark.
    1. TA: Teknisk-administrative ansatte
    2. FVA: Fast vitenskapelige ansatte
    3. MVA: Midlertidige ansatte
    4. Ansatte uten stemmerett


 

  • Regnearkene bør gjennomgås og kvalitetssjekkes.
    Sjekk særlig om det finnes stipendiater eller post doc. blant Fast vitenskapelige ansatte. Personer som for eksempel har en fast ansettelse i en administrativ stilling og permisjon fra denne for å være stipendiat kan forekomme. Disse skal da flyttes til Midlertidige vitenskapelige ansatte.

Bruk av manntall i USITs e-valgapplikasjon

Publisert 8. apr. 2016 12:03 - Sist endret 15. aug. 2019 10:49