Obligatoriske rapporteringer
Årlig progresjonsrapport:
Alle PhD-kandidater vil fylle ut en progresjonsrapport i januar hvert år. Rapporten blir gjennomgått og lagret ved det lokale PhD-utvalget på ITS. Den årlige rapporten kan finnes her. PhD-rådgiver vil sende ut en e-mail med lenke til nettskjema/rapporten hvert år.
3.semestersrapportering:
3.semestersrapporteringen skal skje først etter tolv måneder, men ikke senere enn femten måneder etter tilsetting. Resultater som er oppnådd i perioden skal presenteres for en komité, og PhD-kandidaten skal redegjøre for eventuelle avvik fra fremdriftsplan. PhD-rådgiver ved ITS vil gi beskjed i det semesteret tredjesemestersrapporteringen skal være.
Videre er det hovedveileder som setter sammen en kompetent komité bestående av minst tre medlemmer. Ved ITS har alle tredjesemestersrapporteringer to faste medlemmer (sekretær i PhD-utvalget + medlem Torbjørn Skauli). Hovedveileder må finne det resterende komitemedlemmet, gjerne ansatt ved UiO da det ikke er lønnet arbeid.
Under rapporteringen gir kandidaten en kort presentasjon av arbeidet hittil. (ca. 20 minutter). Deretter skal arbeid og veiledningsforhold drøftes både med og uten veileder til stede.
Deretter skal komiteen forsøke å avdekke eventuelle problematiske forhold, og bistå med tiltak/råd for å hjelpe kandidaten videre. PhD-utvalget ved ITS vil framheve at formålet med innføringen av en tredjesemestersevaluering er at den skal gi en nytteverdi både for PhD-kandidaten og miljøet rundt som overstiger det ekstra arbeidet den medfører.
Formålet er først og fremst å identifisere behov for tiltak som kan øke sannsynligheten for fullføring innenfor stipulert tidsramme, øke forskningskvaliteten, og å bedre trivselen spesielt for stipendiatene.
Med en evaluering i tredje semester kan man ikke forvente å kunne rapportere stor produksjon, men man kan få vurdert om prosjektet er på rett spor mot en fullføring som planlagt, og til rett tid. Evalueringen gir også mulighet for å få eksterne innspill til prosjektet, og ideer til videre forskning.
En oppsummering (eget skjema) med komiteens konklusjoner lagres hos PhD-rågiver ved ITS. Rapporten tas opp i PhD-utvalget, som følger opp kandidaten dersom det er nødvendig.
5.semestersrapportering:
5.semestersrapporteringen sendes til kandidaten via nettskjema. Rapporten lagres ved instituttet. PhD-utvalget følger opp dersom nødvendig.
7.semestersrapportering:
7.semestersrapportering er frivillig, og gjelder kun for PhD-kandidater med fireårskontrakter. 7.semestersrapportering sendes til kandidaten via nettskjema. Rapporten lagres ved instituttet. PhD-utvalget følger opp dersom nødvendig.
Endringer underveis i doktorgradsprogrammet
Endring av opplæringsdel:
Hvis du ønsker å bytte et emne i opplæringsdelen, må du fylle ut skjema for endring av opplæringsdelen og sende dette til din PhD-rådgiver. Dersom nytt emne i opplæringsdelen er spesialpensum, må skjema for beskrivelse av spesialpensum også være vedlagt. Relevante skjemaer og mer informasjon finnes på fakultetets nettsider for oppbygning og struktur av PhD-programmet.
Søknad om endring av opplæringsdel skal normalt gjøres før du har tatt emnet du vil bytte til. Søknaden godkjennes først av PhD-utvalget lokalt ved ITS, før den sendes til fakultetet som fatter endelig vedtak.
Endringer av selve doktorgradsprosjektet:
Ofte må PhD-kandidatene endre doktorgradsprosjektet. Dersom endringene er av mindre art, dvs. at hovedtrekkene i den opprinnelige prosjektbeskrivelsen er uforandret, så trenger ikke kandidaten foreta noe.
Dersom det underveis skjer store endringer i prosjektet med helt nye hypoteser, teoridannelser, innfallsvinkler ol., kan det hende at prosjektet må betraktes som et nytt forskningsprosjekt. I så fall må kandidaten søke om nytt opptak på grunnlag av det nye prosjektet og avslutte den opprinnelige avtalen. En begrunnet søknad sendes PhD-rådgiver ved ITS. PhD-utvalget ved ITS avgir sin uttalelse før saken sendes fakultet som fatter endelig vedtak.
Forlengelse:
Det er mulig å søke om forlengelse etter at den opprinnelige avtalen er utgått.
Kandidaten må fylle ut skjema for forlengelse sammen med hovedveileder, hvor hen også må utarbeide en ny og detaljert fremdriftsplan for forlengelsen.
Søknadsskjemaet sendes til PhD-rådgiver ved ITS, som gir sin uttalelse før søknaden sendes til fakultetet for endelig vedtak.
Eksterne PhD-kandidater ordner med forlengelse i bedriften hen er ansatt. Søknad om forlengelse ved PhD-programmet ved MN må allikevel hendes instituttet. Søknaden behandles av lokalt PhD-utvalg ved ITS, og sendes deretter til fakultetet som fatter endelig vedtak.
Fødsels- og foreldrepermisjon:
- Dersom kandidaten er tilsatt ved MN-fakultetet (UiO er arbeidsgiver), så vil avtalen din bli forlenget automatisk.
- Dersom kandidaten har ekstern arbeidsgiver, må hen selv sørge for å sende fakultetet kopi av permisjonspapirene, slik at det blir registrert ved MN-fakultetet.
Sykemelding:
Dersom kandidaten har vært sammenhengende sykemeldt i mer enn 2 uker, har hen rett på tilsvarende forlengelse av opptaksavtalen.
- Dersom hen har ansettelse ved MN-fakultetet (UiO som arbeidsgiver), vil avtalen din bli forlenget automatisk.
- Dersom hen har ekstern arbeidsgiver må kandidaten selv sende fakultetet dokumentasjon på at du har krav på forlengelse.
Alle skjemaer for både forlengelse av PhD-periode, beskrivelse av spesialpensum, endring i veilederforhold, endring av opplæringsdel kan lastes ned fra MNs PhD-nettsider: https://www.mn.uio.no/forskning/phd/oppbygging/#toc4