Retningslinjer
- Med ekstern kandidat menes ph.d.-kandidater som ikke har eller ikke vil ha et ansettelsesforhold ved MN-fakultetet. Dette kan inkludere ansatte i bedrifter, institutter eller offentlige virksomheter, samt doktorgradskandidater som mottar finansiering fra andre statlige organisasjoner, stiftelser eller universiteter. MN-fakultetets retningslinjer for eksterne doktorgradskandidater omfatter flere målgrupper og mekanismer for kostnadsdekning enn den opprinnelige UHR-rapporten fra 2022.
- MNs retningslinjer innebærer at kostnader konkret knyttet til veiledning og kontorplass inngår i UiOs egenandel i prosjektet.
- Det etableres en fast sats for et årlig økonomisk bidrag per kandidat, som vil dekke en andel av øvrige indirekte kostnader – heretter betegnet som oppfølgingsbidrag.
- Fakultetets betingelser for dekning av oppfølgingsbidraget, samt satser for dette, skal i hvert tilfelle fremgå av den individuelle avtalen. Det skal oppgis spesifikt i avtalen hvordan oppfølgingsbidraget skal dekkes (eksempelvis av ekstern finansieringskilde, ekstern arbeidsgiver, prosjekt eller enhet ved UiO). Instituttet må vurdere og avklare dette før opptaket.
- Oppfølgingsbidraget settes til tilsvarende nivå som TDI-modellens aktivitetsspesifikk sats for ett år.
- Kostnaden delfaktureres forskuddsvis over 3 år hvorav 1/3 ved oppstart. Fakturering kan utsettes ved innvilget forlengelse av doktorgradsarbeidet (eksempelvis ved foreldrepermisjon).
- For beregning av eventuelle kostnader for bruk av forskningsinfrastruktur (eksempelvis bruk av laboratoriefasiliteter eller spesialisert databeregningsinfrastruktur), skal det i hvert enkelt tilfelle gjøres beregninger med utgangspunkt i TDI-modellen og Leiestedsmodellen og avtales kostnadsdekning.
- Tildeling til UiO for avlagte doktorgrader er ikke å betrakte som kostnadsdekning for oppfølgingsbidraget, men er en konkurranseutsatt del av basisfinansiering til UiO.
Kvantumsrabatt
Reduksjon av oppfølgingsbidrag basert på antall aktive kandidater tatt opp til MN-fakultetets ph.d.-program.
Definisjon av aktive kandidater:
- Aktive kandidater refererer til dem som ble tatt opp til MN-fakultetets ph.d.-program inntil fire år tilbake i tid.
Reduksjon av oppfølgingsbidraget:
- Partnere med minst 10 aktive eksterne kandidater ved MN-fakultetets ph.d.-program kvalifiserer for en reduksjon av oppfølgingsbidraget på 20% per kandidat.
- Partnere med minst 20 aktive eksterne kandidater ved MN-fakultetets ph.d.-program kvalifiserer for en reduksjon på 40% per kandidat.
Bakgrunn
En arbeidsgruppe nedsatt av BOTT-institusjonene utarbeidet en rapport som omfatter kostnadsberegning for eksterne ph.d.-kandidater - «Felles praksis ved kostnadsberegning for veiledning og opphold ved gradsgivende UH-institusjon» (2021).
Rapporten er basert på at gradsgivende institusjon er ansvarlig for ph.d.-utdanningen, og anbefaler at indirekte kostnader og eventuelle leiestedskostnader beregnes ved å benytte henholdsvis TDI-modellens IK-sats og Leiestedsmodellen.
Rapporten har vært på høring til UHRs medlemsinstitusjoner, Forskningsrådet og Forskningsinstituttenes fellesarena. Arbeidsutvalget for UHR-Forskning sluttet seg til anbefalingene. UiO har gitt sin tilslutning til anbefalingene i rapporten.
Med utgangspunkt i disse anbefalingene etableres det felles retningslinjer på MN-fakultetet for dekning av andel av UiOs administrative og fagrelaterte kostnader knyttet til eksterne doktorgradskandidater. Denne andelsdekningen utgjør et oppfølgingsbidrag. MN-fakultetets retningslinjer for eksterne doktorgradskandidater omfatter flere målgrupper og mekanismer for kostnadsdekning enn den opprinnelige UHR-rapporten fra 2022.
De retningslinjene vil gjelde for alle kandidater som tas opp etter 1. januar 2024.
Med eksterne doktorgradskandidater menes kandidater som søker opptak på fakultetets doktorgradsprogram uten å ha et ansettelsesforhold til MN.
Fakultetet stiller krav om at det før opptak på programmet inngås en skriftlig avtale mellom kandidatens arbeidsgiver og vertsenheten ved fakultetet. Avtalen har til hensikt å regulere økonomiske vilkår mellom partene relatert til finansiering av det aktuelle doktorgradsarbeidet.
Oppfølgingsbidraget knyttet til utdanningen av eksterne ph.d.-kandidater dekker blant annet:
- Veiledning (dekkes som del av MNs egenandel)
- Kontorplass/arbeidsplass (ved 12 mnds residensplikt) (dekkes som del av MNs egenandel)
- Vurdering av utenlandsk utdanning for søkere under ansettelsesprosess
- Behandling av søknader om opptak, endring av veiledergruppe, endring av opplæringsdel, forlengelse på institutt- og fakultetsnivå
- Oppstart- og oppfølgingssamtaler med kandidaten og veilederen
- Deltagelse på seminarer og program tilbudt ved fakultetet
- Tilgang til veilederopplæring (e-learningsmoduler)
- Tilgang til ForVei-veiledningssamtaler
- IT-brukerkonto og -støtte
- Bibliotektjenester (kurs og tidsskrifttilganger)
- Publisering av artikler/tilgang til Cristin
- Emner og spesialpensa
- Fremdriftsrapportering og midtveisrapportering
- Bedømming av avhandling
- Organisering av disputas
- Trykking og digitalisering av avhandling
- Trykking av fakultetets vitnemål og Diploma Supplement.
- UiOs kreeringsseremoni og trykking av praktdiploma
Beregning av indirekte kostnader
TDI står for tid, direkte og indirekte kostnader. Indirekte kostnader er kostnader som ikke synliggjøres som direkte kostnader i UiOs prosjektregnskaper, for eksempel arealkostnader, strøm og administrasjon. Indirekte kostnader omtales på UIO som «overhead».
For beregning av total overhead for vitenskapelige årsverk, anvendes en fordeling basert på arbeidsplass-sats og aktivitetsspesifikke satser i samsvar med gjeldende satser ved UiO.