Ved opptak eller strømming av arrangementer gjelder litt forskjellige framgangsmåter og regler for bidragsytere på et arrangement (foredragsholdere, paneldeltakere) og for publikum.
Derfor er informasjonen nedenfor delt i to:
Info til deltakere
Bidragsyterne, altså de som deltar med innlegg/foredrag eller andre innlegg skal bli informert om at det blir tatt opp. Det er lurt å avklare dette tidlig i planleggingen/korrespondanse med foreleser/innlegger, slik at de eventuelt kan motsette seg og det er tid for å finne andre løsninger.
Ønsker ikke bidragsyter å bli tatt opp, så er spørsmålet om strømming/opptak skal kuttes eller om man skal finne alternative deltakere.
Info i forkant
Deltakere på et arrangement som skal strømmes/tas opp har krav på å bli informert om følgende
- Hvor skal det strømmes og hvem som er potensielle målgrupper
- Om opptaket skal legges ut i etterkant, og eventuelt hvor
- Hvor lenge opptaket skal lagres / ligge ute
- Om opptaket skal brukes i andre sammenhenger
- Om de vil bli tagget i sosiale medier
Angående juridisk grunnlag
Det er to lovhjemler som er aktuelle når det kommer til opptak/strømming.
Samtykke: Den ene hjemmelen handler om samtykke. Dette er arbeidskrevende, fordi samtykke skal lagres, og kan også trekkes tilbake.
Berettiget interesse: Den andre hjemmelen handler om berettiget interesse til å ta opp/strømme et arrangement. Denne interessen veier tyngre enn hensynet til personvernet til de som kommer med på opptaket.
Viktig i denne vektingen er at bidragsyter har fått muligheten til å ta stilling til eventuelt opptak/strømming på forhånd.
Hvis de er informert og likevel stiller er det fritt fram for opptak/strømming. Det finnes da heller ikke et samtykke det går an å trekke tilbake.
Lagring og dokumentasjon av korrespondanse
Ved strømming er det viktig å lagre dokumentasjonen på at info er blitt gitt gjennom arrangementet i et par ukers tid etterpå. Ved opptak er det viktig å ta vare på dokumentasjonen så lenge man trenger opptaket.
I sosiale medier: Pass på at det faktisk bare er strømming og at ikke sendingen lagres som en video i det sosiale mediet i etterkant.
Hva med underholdere/musikere?
Opphavsrettigheter må avklares med artistene. Deres bidrag kan ikke tas opp/strømmes uten at de gir aksept.
Også her gjelder det å informere tydelig i forkant og dokumentere at dette er blitt gjort. Er de informert og likevel stiller, kan arrangementet, inkludert deres bidrag, strømmes/tas opp.
Info til publikum
Invitasjon
Dersom det tidlig er klart at et arrangement skal strømmes eller tas opp, kan det med fordel nevnes i invitasjonen som sendes ut, eller stå i arrangementstekster på nett og papir.
Plakater
Det må gjøres oppmersom på at et arrangement strømmes eller tas opp på plakater ved inngangsdørene. Denne informasjonen må være godt synlig i lokalet, også ved sidedører.
Informere muntlig
Det må også informeres om strømming eller opptak muntlig fra scenen/podiet før arrangementet starter. Dette gjøres enten ved at konferansier/ansvarlig for arrangementet tar ordet eller ved at en forhåndsinnlest beskjed sendes over lydanlegget.
Publikum må gjøres oppmerksom på hvilke seterader som kommer med i kameravinkelen, slik at de har anledning til å sette seg utenfor området som filmes dersom det er mulig.
Spørsmål på epost
Om det åpnes for spørsmål på e-post/sms/i sosiale medier for de som ikke vil stille spørsmål foran kamera, må dette opplyses om i forkant av arrangementet.
Har du flere spørsmål om strømming, opptak og personvern?
Ta kontakt med behandlingsansvarlig@uio.no