Direktoratet for forvaltning og økonomistyring/Statens innkjøpssenter har på vegne av statlig sektor inngått en felles rammeavtale for kurs- og konferansetjenester. Du som behovshaver- eller din lokale innkjøper skal foreta avrop (bestilling) på avtalen gjennom minikonkurranse.
Det er eksterne kurs- og konferansetjenester som kan kjøpes på denne avtalen. Avtalen gjelder derfor ikke ved kurs eller konferanser som skal arrangeres i lokaler hvor UiO er helt eller delvis eier, som for eksempel alle bygg på campus Blindern, campus sentrum, Baroniet Rosendal, Forskningsparken m.m.
Avtalen gjelder kun for anskaffelser for 10 eller flere personer. Dette gjelder uansett om beløpet er under 100 000,- kroner.
Avtalen dekker:
- Leie av møteromslokaler
- Leie av plenumssal, e.l.
- Leie av standard teknisk AV-utstyr
- Lunsj, pausemat og middag (i forbindelse med arrangement)
- Overnatting i standardrom
Gjennomføring av minikonkurranse gjennomføres av behovshaver eller innkjøper avhengig av hvilken praksis dere selv har ført tidligere.
Det presiseres at denne avtalen ikke gjelder for overnatting eller måltider uten forbindelse med gjennomføring av kurs og konferanser, seminarer eller møter.
Les mer om fellesavtalen på anskaffelser.no ved å klikke her.
Veiledning: Slik går du frem dersom du selv skal gjennomføre minikonkurranse
Ved å følge denne rutinen er det du selv som inviterer leverandører på avtalen til å inngi tilbud, og senere melder inn behov for innkjøpsordre til innkjøper. Husk å avklare budsjett. Dersom det er en del som UiO ikke skal betale for må dette fremkomme.
Steg 1: Velg leverandører
- Gå til DFØ-kartet for å få oversikt over alle tilgjengelige leverandører innenfor den radiusen/lokasjonen det er behov for lokaler.
- Alle leverandører innenfor lokasjon/radius skal inviteres til minikonkurranse. Det skal velges leverandører innenfor den radiusen som kommer opp i kartet, ikke fra forskjellige lokasjoner rundt omkring.
- Merk at det som hovedregel må velges en radius som inkluderer minst to leverandører. I tilfeller der kun en leverandør er tilgjengelig i den gitte radiusen, kan den velges dersom det medfører økonomiske- og/eller miljømessige konsekvenser å utvide søkeradiusen. Begrunnelsen for en slik direkte anskaffelse må dokumenteres.
Steg 2: Beskriv behovet, og inviter til minikonkurranse
- Fyll ut behovsbeskrivelse: Behovsbeskrivelse MED overnatting minikonkurransemal (docx). ELLER behovsbeskrivelse: Behovsbeskrivelse UTEN overnatting minikonkurransemal (docx).
- Inviter leverandørene du har valgt fra DFØ-kartet til å inngi tilbud basert på behovsbeskrivelsen via e-post. Legg dokumentet med som vedlegg. Ferdig utfylt behovsbeskrivelse vil fungere som konkurransegrunnlag.
- Se malsvar for invitasjon av leverandører her: Malsvar for invitasjon (docx).
NB: Tilbudene skal ikke åpnes før etter tilbudsfrist!
Steg 3: Åpne mottatte tilbud, fyll ut protokoll
- Fyll ut denne protokollen: Protokoll for gjennomføring av minikonkurranse (docx).
- Evaluer tilbudene, og fyll ut evalueringsmatrisen i protokollen med vektingen på tildelingskriterier, totalpriser og kvalitetsscore. Den leverandøren med høyest poengscore vinner kontrakt.
Steg 4: Send e-post for tildeling, og skriv under på kontrakt
- Send tildelings-epost til leverandørene som har inngitt tilbud. Leder (BDM) skal deretter skrive under på tilbudet fra den vinnende leverandøren. Se malsvar for tildeling her: Malsvar for tildeling (doxc).
Steg 5: Fyll ut nettskjema for innmelding til innkjøper
- Fyll ut nettskjema for å melde inn sak til innkjøper.
- Legg ved tilbud/avtale fra vinnende leverandør + underskrevet protokoll.
- Innkjøper vil nå opprette innkjøpsordre basert på tilbudet – og innkjøpsordre sendes til leverandør.
- Innkjøper kan også sende innkjøpsordre til deg dersom du etterspør dette.
Veiledning: Slik går du frem dersom det er avklart at innkjøper skal gjennomføre minikonkurranse
Ved å følge denne rutinen vil det være innkjøper som gjennomfører minikonkurranse i samarbeid med behovsinnmelder. Husk å avklare dette med innkjøper. Husk å avklare budsjett. Dersom det er en del som UiO ikke skal betale for må dette fremkomme.
Steg 1: Velg leverandører
- Gå til DFØ-kartet for å få oversikt over alle tilgjengelige leverandører innenfor den radiusen/lokasjonen det er behov for lokaler.
- Alle leverandører innenfor lokasjon/radius skal inviteres til minikonkurranse. Det skal velges leverandører innenfor den radiusen som kommer opp i kartet, ikke fra forskjellige lokasjoner rundt omkring.
- Merk at det som hovedregel må velges en radius som inkluderer minst to leverandører. I tilfeller der kun en leverandør er tilgjengelig i den gitte radiusen, kan den velges dersom det medfører økonomiske- og/eller miljømessige konsekvenser å utvide søkeradiusen. Begrunnelsen for en slik direkte anskaffelse må dokumenteres.
Steg 2: Fyll ut behovsinnmelding
- Fyll ut dette dokumentet: Behovsbeskrivelse MED overnatting (Docx).. ELLER dette: Behovsbeskrivelse minikonkurranse UTEN overnatting (Docx).
- OBS: Ferdig utfylt behovsbeskrivelse vil fungere som konkurransegrunnlag i minikonkurransen, og vil være grunnlaget for tilbudene leverandørene inngir.
- Send deretter inn behovsbeskrivelsen til innkjøper via nettskjema.
Steg 3: Hva skjer videre?
- Din behovsinnmelding vil nå bli sendt til din lokale innkjøper på UiO.
- Lokal innkjøper vil starte anskaffelsesprosessen, og hente inn tilbud fra de valgte 3-5 leverandørene. Basert på behovene du fyller inn i behovsbeskrivelse, utformer leverandørene tilbud.
- Normal tilbudsfrist er 1 – 2 uker. Når tilbudene er mottatt, vil du bli kontaktet av innkjøper og dere vil vurdere tilbudene sammen.
- Når dere har valgt et tilbud, skal lederen din (BDM) signere avtalen i tilegg til en protokoll for gjennomføring. Denne vil innkjøper sende for signering.
Arkiveringsrutine
Arkivverdige dokumenter skal etter fullført minikonkurranse arkiveres, se "Arkiveringsrutiner etter fullført anskaffelse".
Avbestillings- og reduksjonsbetingelser
Se vedlagte dokument: Avbestillings- og reduksjonsbetingelser (Docx).
Statens innkjøpssenter sin veiledning finner dere her
Veiledning til minikonkurranse statens innkjøpssenter (Docx).
Har du spørsmål?