Kravet til hvordan anskaffelsesprosessen skal gjennomføres avhenger av anskaffelsens verdi og betydning. Verdien skal beregnes på grunnlag av et anslag over den totale kostnaden ekskl. merverdiavgift (mva), inkludert eventuelle opsjoner. Det er ikke anledning til å dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra regelverket om offentlige anskaffelser.
Husk å være oppmerksom på mva når du skal beregne kostnaden på innkjøpet. Alle tilbud oppgis ekskl. mva, så mva må påregnes når man planlegger kjøpet. Dette gjelder spesielt kjøp fra utenlandske leverandører, hvor mva på bestillingen alltid vil være 0, men blir belastet ved betaling av faktura.
Tildeling av kontrakt uten forutgående anskaffelsesprosess som beskrevet under er ikke i henhold til regelverket. Den kjøpende enhet må i slike tilfeller selv stå ansvarlig ved fakturakontrollen, og dokumentere saken ved en eventuell revisjon fra Riksrevisjonen.
Det er ulike prosesser som gjelder:
Ved verdi under 500.000 NOK ekskl. mva.
Dersom det finnes rammeavtale eller andre avtaler skal disse benyttes (se UiOs Avtalekatalog eller spør din innkjøper).
Når UiO ikke har en avtale er du forpliktet å vurdere om behovet kan løses på andre måter enn kjøp. Hvis kjøpet er nødvendig; undersøk priser i markedet med minimum to leverandører. Dette kan enkelt gjøres ved å søke på nett, eller ta kontakt med leverandører på e-post eller telefon.
For fakulteter og andre enheter, se lokale bestillingsrutiner:
For ansatte i Ledelse og fellesadministrasjon, fyll ut skjemaet under:
Innmelding av behov under 500.000 for Ledelse og fellesadm
Skjemaet sendes til innkjøper som oppretter ordre i UNIT4.
Ved verdi som er lik eller overstiger 500.000 NOK ekskl. mva.
Dersom det finnes rammeavtale eller andre avtaler skal den gjeldende avtalen benyttes (se UiOs Avtalekatalog). Dersom det ikke finnes en avtale, skal Seksjon for innkjøp (SI) gjennomføre anskaffelsesprosessen. Dette gjør vi for alle enheter, unntatt for enheter som har egne anskaffelsesrådgivere for slike beløp. SI vil i samarbeid med kjøpende enhet lede anskaffelsesprosessen.
NB: Etter at anskaffelsen er gjennomført og kontrakt signert, skal selve bestillingen på varen/tjenesten gjøres på vanlig måte gjennom din lokale innkjøper og plasseres i UNIT4.
Behovet for en anskaffelse må meldes inn til Seksjon for innkjøp, via nettskjema:
Fyll ut skjema for innmelding av behov over 500.000
Tidsramme
Å gjennomføre en anskaffelsesprosess tar tid og bør planlegges i god tid. Det er derfor viktig at behov meldes inn så tidlig som mulig. I et oppstartsmøte med oss vil vi legge en plan for fremdrift og tidsfrister i saken. Er det manglende kapasitet kan det medføre noe ventetid.
Opplysninger om kontrakt, oppdragstaker og arbeidstakere
Alle oppdrag gitt til utenlandsk oppdragstaker på land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR). Det er oppdragsgivers (Kundens) plikt å rapportere oppdrag som overstiger NOK 20.000. Den utenlandske oppdragstakeren (Leverandøren) har plikt til å rapportere arbeidstakerne som jobber på oppdraget.
Rapporteringsplikten: opplysninger om kontrakt, oppdragstaker og arbeidstakere (skatteetaten.no)
Enheter som har egne anskaffelsesrådgivere for større beløp
Mellom verdi lik eller over 500.000 og 1.300.000 NOK (Del I-anskaffelser)
- Det medisinske fakultet. Kontakt din nærmeste leder for framgangsmåte
- Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
- Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Kontakt din nærmeste leder for framgangsmåte
Verdi lik eller over 1.300.000 NOK
- Eiendomsavdelingen: kontakt innkjop@eiendom.uio.no
Kontakt: Finn din innkjøper.
Samhandlingsavtale
Samhandlingsavtale er en avtale UiO og leverandør lager når det skal etableres katalog eller punch out fra leverandøren når vi inngår rammeavtale. Kontakt Seksjon for innkjøp for mer informasjon.
Maler og dokumenter for saksbehandlere i TendSign
De mest brukte maler og dokumenter som brukes i gjennomføring av anskaffelser med verdi lik eller over kroner 500.000 NOK ekskl. mva utenfor rammeavtale, ligger i Konkurransegjennomføringsverktøyet (TendSign).
Har du behov for en mal/et dokument som du ikke finner i TendSign, ta kontakt med is-kgvkas@admin.uio.no.
Arkiveringsrutiner etter fullført anskaffelse
UiO er pålagt å journalføre registrering av offentlige dokumenter som har en verdi og er gjenstand for saksbehandling. Se tilpasset prosedyre for arkivering av anskaffelsesdokumenter knyttet til en anbudskonkurranse (pdf).
Fakturakontroll
Fakturakontrollen innebærer tertialvis kontroll av samtlige fakturaer lik eller over 100.000 kroner ekskl. mva. Fakturakontrollen ble innført etter Riksrevisjonens revisjon av anskaffelsesområdet ved UiO i 2009, hvor det ble funnet feil og mangler på anskaffelser med verdi lik eller over 100.000 kroner.
Seksjon for innkjøp sender liste med alle fakturaer pålydende eller over 100.000 kroner per måned per rapporterende enhet til definert kontaktperson på enheten.
Fakturaer fra leverandører som UiO har rammeavtaler med, markeres i oversikten slik at det ikke er nødvendig for enhetene å krysse av for dokumentasjon på disse avtalene.
Enhetene skal krysse av for følgende dokumentasjon på de utvalgte fakturaene:
- At det eksisterer avtale/kontrakt til anskaffelsen
- Om konkurransen er utlyst på Doffin eller minst 3 leverandører er forespurt
- At det eksisterer en protokoll for anskaffelsen
- At det er innhentet Skatte- og mva attest (ved kjøp over 500.000,- ekskl. mva)
- Oppgi hvor etterspurt dokumentasjon er arkivert
- Hvis etterspurt dokumentasjon vurderes å ikke være aktuell for gjeldende faktura, skal dette forklares
Enhetene er selv ansvarlige for at nødvendig dokumentasjon eksisterer og er tilgjengelig ved en eventuell revisjon.
Oversikt over antall fakturaer med mangler utarbeides hvert tertial og oversendes til kontaktpersoner ved hver enhet, samt økonomiledere. I tillegg vil en totaloversikt for året bli utarbeidet og sendt ut.
Rutine ved kjøp av publiseringstjenester for vitenskapelig ansatte
A) Tilfelle hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse
Imidlertid skal det opprettes bestilling i UiOs bestillingssystem, slik det skal for alle kjøp ved UiO. Kontakt din innkjøper for veiledning.
Ved bruk av forskningsmidler gitt av Forskningsrådet, eller andre som kommer til utbetaling via UiO må det dokumenteres at forskningsmidlene er brukt i henhold til retningslinjene for tilskuddet.
B) Tilfelle hvor fremforhandlede avtaler gjort av Unit kommer til anvendelse
Ved publiseringstjenester mot tidsskrift har Unit etablert gjeldende avtaler som den vitenskapelig ansatte/fakultet/institutt/senter skal følge og hvor lov og forskrift om offentlige anskaffelser er lagt til grunn ved inngåelse av avtalene.
- Open Access-publisering i tillegg til å regulere kostnader for selve abonnementene
- Fremforhandlet avtaleverk vedrørende Open Access for tidsskrifter (unit.no)
- Kontakt: Kjell-Gunnar Linde Thomsen i Seksjon for innkjøp kan kontaktes for ytterligere informasjon
C) Tilfelle hvor UiO skal lyse ut i henhold til lov om forskrift for offentlige anskaffelser
Publiseringstjenester skal alltid følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser hvor UiO er part i saken. Saken skal meldes inn til Seksjon for innkjøp når innkjøpet overstiger 100.000 kroner eks mva, på vanlig måte. Behovshaver blir tildelt en anskaffelsesrådgiver som håndterer anskaffelsen gjennom UiOs eget elektroniske anskaffelsessystem og publiserer avtalen i oversikten over inngåtte avtale.
Når det foreligger en rammeavtale
Foreligger det en rammeavtale, vil avropsmekanismene (bestillingsrutiner) for den respektive avtalen gjelde. Informasjonen om dette finner du i avtalekatalogen.
Minikonkurranse innenfor en rammeavtale
Ved parallelle rammeavtaler vil det ofte være et krav om å gjennomføre en minikonkurranse. Informasjon om fremgangsmåte for minikonkurransen finner du i avtalekatalogen.
Avhengig av utformingen av avtalen, vil minikonkurransene utføres av kjøpende enhet på e-post, eller i UiOs konkurransegjennomføringsverktøy av egne anskaffelsesrådgivere ute på enhetene, eller Seksjon for innkjøp. Dette er beskrevet for den enkelte avtale i Avtalekatalogen. I alle tilfeller skal arkivverdige dokumenter arkiveres, se Arkiveringsrutiner etter fullført anskaffelse. Dersom Seksjon for innkjøp skal foreta minikonkurransen, benyttes nettskjema for innmelding av behov:
Fyll ut skjema for innmelding av minikonkurranse
Enhet med egen rutine
Rapportering til Skatteetaten
Alle oppdrag som overstiger NOK 20.000 og som gis til utenlandsk oppdragstaker på land eller kontinentalsokkelen skal rapporteres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR). Det er oppdragsgivers plikt å rapportere oppdraget. Den utenlandske oppdragstakeren har plikt til å rapportere arbeidstakerne som jobber på oppdraget.
For å kunne rapportere oppdrag og for at du skal kunne se hva som er rapportert i registeret, må du ha lese- og skrivetilgang til tjenesten RF-1199 i Altinn. Tilgangene tildeles i Altinn. Se fremgangsmåte for Altinn.
Seksjon for innkjøp ivaretar registreringsplikten kun for anskaffelsene vi selv gjennomfører. I øvrige anskaffelser må kjøpende enheter selv registrere oppdragene hos Skatteetaten.
Uavhengig av OAR-rapporteringsplikten vil utenlandske oppdragstakere, for oppdrag som overstiger 50.000 NOK ekskl. mva. i løpet av 12 måneder, også være pliktig til å registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret.
Selv om våre leverandører på egne vegne plikter å overholde sine forpliktelser overfor skattemyndighetene er det ønskelig at vi som kjøpere også informerer om dette når UiO inngår kontrakter av denne størrelse. Dette er for å lette korrekt håndtering av MVA i forbindelse med fakturering.
Tilgang systemer
Logg inn Unit4 ERP Innkjøp og faktura
Regelverk
Se også
- Serviceerklæring med tidsramme for anskaffelser
- Dfø-fagsider om offentlige anskaffelser (anskaffelser.no)
- Kurs i kontraktsrett nye kontraktsvilkår iBOTT dag 1 (begrenset tilgang)
- Kurs i kontraktsrett nye kontraktsvilkår iBOTT dag 2 (begrenset tilgang)