Meld dato, tid og sted for disputasen til fakultetet og disputaskalender i Teams i god tid.
Det er også utarbeidet beskrivelser for digital disputas av USIT. Merk at disse avviker noe fra våre, spesielt mht gjennomføring av disputas. Bruk våre retningslinjer som hovedregel.
1. Skal disputasen være digital, hybrid eller en fysisk disputas (ordinær)?
Med digital disputas menes at alt foregår digitalt online (hovedsaklig på Zoom) - både prøveforelesning og selve disputasen. Dette er kan kun innvilges i særskilte tilfeller etter søknad til fakultetet.
Kravet til offentlig disputas ivaretas ved at disputasen streames på nett.
Med hybrid disputas menes at kandidat, disputasleder og publikum er fysisk tilstede i samme lokale, men der én eller ingen av opponentene er tilstede. Disputasen skal vanligvis streames på nett.
For hybride disputaser anbefales Eilert Sundts hus auditorium 3 eller auditorium 4 og Forsamlingssalen i Harald Schjelderups hus (sjekk om de er ledige ved å klikke på lenkene).
Kravet til offentlig disputas ivaretas ved streaming og/eller at publikum er tilstede.
Med ordinær disputas menes at opponentene, disputasleder, kandidaten og publikum er tilstede.
Dersom du planlegger ordinær disputas trenger du ikke å lese videre. Dersom du planlegger digital eller hybrid disputas, gå til punkt 2.
2. Oppsett av webinar (digital og hybrid).
Dette punktet gjelder kun digital og hybrid disputas med streaming. Du skal sette opp normalt ca. 5 dager før disputas.
a. Gå til www.zoom.us, logg deg inn med brukernavn og passord du har fått fra fakultetet (digital-disputas@sv.uio.no eller digital-disputas+1@sv.uio.no ). Passordet finner du i Teams. Logg deg inn med ordinær innlogging, du skal ikke bruke Feide.
b. Klikk på Webinar -> Schedule a webinar. Topic: Xxxx Xxxx's Public Defence
c. Velg riktig dato og klokkeslett. Bruk tidspunktet for disputas. Du bruker den samme lenken til å gjennomføre teknisk test og eventuell prøveforelesning.
d. Velg duration, 4 timer. Webinaret avsluttes ikke før du trykker avslutt.
e.
- Ikke velg recurring, ikke Registration, ikke Password.
- Skru på video for både host og panelist, og sett Audio: Both.
- På Webinar Options skal bare Practice Mode være på, så skru av Q&A.
- Sett på backup-tekniker som alternative host. Denne vil etterpå vises som panelist. Så lenge du selv har scheduling privilege for den upersonlige brukerene vil du automatisk bli host når du starter opp webinaret.
f. Klikk Schedule. Du kommer tilbake til oversikten over webinaret ditt. . Overst på siden ser du en meny. Klikk på Invitations og da vil det stå Panelists - No panelists invited. Klikk på edit. Her skriver du inn doktorand, begge opponenter, administrator og disputasleder. NB! UiO brukere skal legges inn ved å begynne å skrive navnet, så dukker de opp. Klikk på navnet nå den dukker opp. Hvis ikke får UiO brukere ikke logget seg inn på webinaret. Andre må legges inn med e-postadressen du sender invitasjons-eposten til.
g. Du er ferdig! Hvis du er usikker på om alt er rett, så ta gjerne kontakt med fakultetets disputas ansvarlige (mattheww@uio.no) som kan sjekke innstillingene for deg.
3. Send e-post til alle parter den dagen du har satt opp webinaret.
E-posten sendes ut så snart du har lenken til Zoom klar, normalt 4-5 dager før disputasen. Dersom du vil sende e-posten tidligere bør du søke om å ha webinarlisensen fra et tidligere tidspunkt.
Bruk gjerne denne E-post malen (åpnes i Outlook).
Husk å beregne tidssoner i eposten.
4. Gjennomføring av de digitale disputas.
a. Avtal og logge inn minimum 15 minutter før disputasen starter.
b. Alle de aktive partene skal være panelist eller host (se pkt. 5a).
c. Evt. endre navn på de involverte til (Technician, 1. opponent, 2. opponent, Candidate, Chair) + navnet deres. Det gjøres ved å høyreklikke på deltakerens navn og velge Rename.
d. Pass på at alles mikrofoner fungerer og at videoen er på for de aktive partene.
e. Sjekk at kandidaten og andre som skal dele powerpoint-presentasjon får delt. Kandidatens powerpoint kan stå klar når du setter webinar i broadcast (se pkt 5c). Tips: det kan være lurt å be kandidaten om å ha førstesiden av sin Powerpoint som en generell "screen saver" på lerret/skjermen når ingen andre bruker shared screen funksjonen. På den måten vil ikke bildene av deltakerne være så veldig store på lerretet.
f. I chat-vinduet (klikk chat og på knappen med tre prikker [...]) til høyre. Her kan du velge om man vil tillate at publikum kan sende chat-meldinger til bare panelists/hosts, til alle, inkludert andre attendees, eller til ingen. Tillater man noen form for chat-meldinger for publikum vil de også "plinge" opp på kandidatens skjerm og dermed lerretet. Det anbefales å velge Attendee Can Chat With: No One.
g. Ex auditorio. kun for digital disputas: I pausen, på disputasleders oppfordring bes det om noen ønsker ordet ex auditorio. Femten minutter før pausen er over sjekker du om noen i listen over attendees har klikket raise hand. Dersom de har det så kontakter du dem på chat (klikk på personen og velg chat). Spør om de ønsker ex auditorio (noen klikker feil). Dersom de ønsker det, får du deres fulle navn og skriver at vedkommende vil bli ropt opp av disputasleder. Mot slutten av pausen skriver du listen over ex auditorio i chat til disputasleder.
Dersom det er hybriddisputas noterer du på en lapp/e-post/sms til disputasleder. For å gi ordet til en attendee klikker du på navnet til personen i listen og velger allow to speak. Når de har stilt spørsmålet slår du av mikrofonen.
Bruk litt tid på å sette deg inn i chat-funksjonen og at disputasleder også er bekvem med å bruke den. Det gjør gjennomføringen enklere. Følg også med på hvem du skriver til, det blir ikke så proft dersom du sender interne beskjeder til all attendees.