English version of this page

Rutine for gjesteopphold ved Naturhistorisk museum

NHM er en åpen institusjon som ønsker samarbeidspartnere velkommen. Dette innebærer at vi til enhver tid har flere gjester i våre lokaler. Som museum er vi også forpliktet til å åpne våre samlinger for besøk.

Samtidig må vi ha oversikt over våre besøkendes identitet og hva de foretar seg. Dette av hensyn til sikkerheten og lovverket som ikke tillater at andre enn personer med arbeidskontrakt kan utføre arbeid.

Gjester generer også ressursbruk i form av tid, penger, utstyr, plass, administrasjon mm. Dette involverer ledelse og administrasjon i tillegg til fagmiljøet som er vertskap for gjesten.

Rutinene som beskrives her skal sikre korrekt og smidig samhandling mellom alle berørte parter, dvs. gjester, besøkende, verter, ledere og administrasjonen.

Søknad om besøk

Besøkende til samlinger

  • Personer til kortvarige besøk godkjennes og håndteres av samlingsansvarlig, eventuelt delegert til samlingstekniker.
  • Rutiner for besøk til samlingene (engelsk) skal følges, herunder føring av besøksprotokoll der dato, navn på besøkende, adresse, og institusjon blir registrert.
  • Samlingsansvarlig/-tekniker kan disponere 1-2 lånenøkkelkort for korttidsutlån.

Gjesteforskere/«tilknyttede forskere»

  • Søknader om status som gjesteforsker/«tilknyttet forsker» skal godkjennes av forskningssjef.
  • Gjesteforskeren bes om å fylle ut og sende søknadskjema om gjestestatus (pdf).
  • Tildeling av ressurser og tilganger skjer i samarbeid med gjesten og verten i god tid før ankomst, men ikke før godkjenning foreligger. Dette forutsetter at søknad må være adm./Forskningssjef i hende i god tid før planlagt besøk.

Søknaden skal inneholde:

  • Gjesteforskerens personalia
  • Gjesteforskerens institusjonstilhørighet
  • Bakgrunn/forskningsinteresse
  • Hensikt med oppholdet (konkretisert)
  • Hvem de skal samarbeide med/ besøke (verten)
  • Varighet/hyppighet

Søknadsprosess

  1. Gjest, eventuelt vert, sender søknad om gjestestatus (pdf) så tidlig som mulig. 
  2. All dokumentasjon arkiveres iht. gjeldende forskrifter.
  3. Administrasjonen følger opp søknadsprosessen, innhenter tillatelse fra forskningsdirektøren og sender et innvilgningsbrev til søkeren med en kopi til den lokale verten. Hvis ytterligere personlige opplysninger er nødvendige, kommuniseres dette gjennom innvilgningsbrevet.
  4. For gjester med lengre opphold (f.eks. 1 år) vurderes:
    • Medlemskap i e-postlister (Sympa) – disse må da meldes ut når oppholdet avsluttes.
    • Personprofil (kan gjøres inaktiv ved sluttdato og aktiveres ved nytt besøk)
    • HMS-gjennomgang (HMS koordinator)

Personer på arbeidsmarkedstiltak/arbeidspraksis i regi av NAV eller andre

  • Søknad om tiltaksplass/praksisplass skal godkjennes av seksjonsleder. Det er ønskelig med skriftlig henvendelse til nhm-personal@admin.no eller Naturhistorisk museum v/personal, PB 1172 Blindern, 0318 Oslo.
  • Saksbehandlingen omfatter inngåelse av avtale med NAV eller tilsvarende aktør.
  • Saksbehandlingen dokumenteres og arkiveres iht. gjeldende forskrifter.

Medlemmer i venneforeningene og skoleelever

  • Medlemmer i venneforeningene og tilsvarende (f.eks. Botanisk forening) har tilgang til lokaler og utstyr iht. avtale med NHM. De kan disponere et visst antall lånekort. Der det er behov for personlig IT-konto går søknad om dette til adm. via foreningens ledelse.
  • Skoleelever som ønsker arbeidsplass (arbeidsuke, operasjon dagsverk etc.) sender en e-post til NHMs administrasjon som står for utplassering der det er behov og ønskelig å påta seg et slikt ansvar.

Avslutning av besøk

Tilganger på adgangskort og IT-«konto» opphører når avtaleperioden er over. Ved eventuell forlengelse søkes gjennom samme kanal som opprinnelig søknad.

Publisert 17. okt. 2018 11:32 - Sist endret 24. juli 2019 14:07