Veiledning til den årlige internkontrollen for behandlinger av personopplysninger ved UiO

Internkontrollen er en årlig spørreundersøkelse til enhetsledere ved UiO med spørsmål om rutiner og behov knyttet til personvern og informasjonssikkerhet. 

UiO er lovpålagt å ha organisatoriske tiltak for å sikre at personvernregelverket (GDPR) følges, og internkontrollundersøkelsen er et slikt tiltak. En god internkontroll bidrar til å forebygge avvik, øke bevisthet og avdekke behov knyttet til personvern og informasjonssikkerhet. Det er derfor viktig at man er oppriktig i sine svar, slik at oppfølgingen fra personvernombudet og IT-sikkerhet og -jus skal bli så god og tilrettelagt som mulig.

I etterkant av undersøkelsen utarbeider utøver av behandleransvaret en oppsummerende rapport over de viktigste resultatene. Denne sendes til universitetsdirektøren med kopi til Enhet for intern revisjon og på e-post til alle som svarer på undersøkelsen.

Spørsmål til undersøkelsen kan sendes til utøver av behandleransvaret på internkontroll-personopplysninger@usit.uio.no 

Se internkontrollen for 2026 i PDF-format.

 

Innhold

1. Hvem svarer man på vegne av?

  • Fakultetsdirektører: Svarer på vegne av fakultetsadministrasjonen
  • Avdelingsdirektører: Svarer på vegne av avdelingen
  • Instituttledere: Svarer på vegne av instituttet
  • Senterledere: Svarer på vegne av senteret

(NB. I en tidligere versjon av denne veilederen sto det at vi ikke ønsket svar fra faultetsdirektører på årets undersøkelse. Dette har vi nå gått tilbkake på, og ønsker at også fakultetdirektører svarer. Beklager forvirringen.)

2. Hva er nytt i årets undersøkelse?

Siden 2018 har IT-avdelingen gjennomført internkontrollundersøkelsen i sin nåværende form der ledere ved hver grunnenhet besvarer et spørreskjema. Spørsmålene har vært mer eller mindre de samme hvert år slik at resultatene kan sammenlignes. I år er mange av de vanlige spørsmålene fjernet. Undersøkelsen er derfor en del kortere enn før, men har også flere nye spørsmål:

  • Obligatorisk grunnkurs: I 2025 ble det vedtatt at UiOs grunnkurs i personvern og IT-sikkerhet er obligatorisk for alle ansatte ved UiO. Frist for gjennomføring ble satt til 31. januar 2026. Undersøkelsen inneholder spørsmål om opplæring.
  • Fokus på kunstig intelligens (KI): Årets undersøkelse har nye spørsmål bruk av KI og og KI-tjenester ved UiO. Dette er særlig viktig å kartlegge i forkant av at KI-forordningen skal tre i kraft i Norge.
  • Flere fritekstfelt: Også i år er det større rom for å utdype svar der dette er ønskelig.

Spørsmål om "Meldeappen" (oversikt over behandlinger av personopplysninger) er fjernet. Vi ønsker fremdeles at enhetene holder Meldeappen oppdatert, men Meldeappen er under oppgradering, og ny informasjon om denne vil komme til enhetene på et senere tidspunkt.

3. Forberedelser til internkontrollen

Før man svarer på internkontrollen:

  1. Kartlegg hvilke KI-tjenester som brukes ved enheten, både godkjente og ikke-godkjente.
  2. Vurder status for gjennomføringen av det obligatoriske grunnkurset i personvern og IT-sikkerhet.

Andre forberedelser og svarprosessen

  • Vi ønsker at den aktuelle lederen selv besvarer spørreundersøkelsen, men her vil vi også legge ved spørsmålene i PDF-format, hvis medarbeidere skal bistå med forberedelse av internkontrollen før den svares på.
  • Det kan være nyttig å gjennomgå spørsmålene med relevante fagpersoner på enheten, slik som:
    • personvernkontakt
    • IT-enhetskontakt
    • systemeiere
    • fagpersoner med kjennskap til KI-bruk ved enheten
  • Vi ønsker at dere svarer ærlig på spørsmålene. På den måten får vi et bedre bilde av hvordan vi best bør arbeide videre med personvern og informasjonssikkerhet ved UiO.

4. Hva tilbys av ressurser på personvern og informasjonssikkerhet ved UiO?

Publisert 9. des. 2016 14:14 - Sist endret 9. okt. 2026 11:13
Del på e-post