English version of this page

Medarbeidersamtale – informasjon til medarbeider

En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom deg som medarbeider og din leder. Din leder har ansvar for å planlegge og gjennomføre medarbeidersamtalen og du for å forberede deg og bidra til gjennomføringen.

Er du leder? Se egen informasjon om medarbeidersamtale for leder.


    Medarbeidersamtalen ved UiO

    • UiO vektlegger i sin personalpolitiske plattform systematisk oppfølging av den enkelte medarbeider gjennom blant annet regelmessige medarbeidersamtaler. Formålet med medarbeidersamtalen er å skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt arbeidsmiljø.

    • Medarbeidersamtalen omhandler arbeidssituasjonen og brukes som et verktøy til planlegging og utvikling. Ambisjonen er å fremme gjensidig tillit og åpenhet, god kommunikasjon og et godt samarbeid slik at den enkelte blir best mulig i stand til å løse sine oppgaver.

    • Medarbeidersamtalen er en anledning til å gjennomgå alle sider ved arbeidsforholdet. Det handler om å avklare forventinger, bli enige om mål og på samme tid gi tilbakemeldinger og se på samarbeid. Det er også viktig å snakke om medarbeiders videre utvikling og hvordan medarbeidersamtalen skal følges opp.

    • Det finnes ingen fasit på hvordan medarbeidersamtaler gjennomføres. Medarbeidersamtalen er et supplement til den løpende dialog mellom medarbeider og leder.

    • Medarbeider har ansvar for å forberede seg til samtalen og for å bidra til at samtalen blir så konstruktiv og god som mulig. 

    • I utgangspunktet gjennomføres samtalen med nærmeste leder med personalansvar eller den som nærmeste leder har delegert ansvaret til.

    Forberedelser til medarbeidersamtalen

    I forkant av medarbeidersamtalen bør du tenke igjennom hvilke saker du ønsker å ta opp med lederen din. Det anbefales at du går igjennom UiOs skjema for medarbeidersamtale og noterer eventuelle spørsmål/kommentarer du måtte ha. Det finnes egne samtaleskjemaer for henholdsvis vitenskapelig ansatte (word), stipendiater (word) og teknisk-administrativt ansatte (word).

    Samtaleskjemaene inneholder relativt få standardiserte spørsmål. Derfor kan det være en god idé å se gjennom de mer omfattende eksempelspørsmålene for hvert tema i avsnittet under og notere de som virker mest hensiktsmessige og inspirerende for den kommende samtalen. Eksempelspørsmålene er også samlet på en egen nettside.

    Slik foregår en medarbeidersamtale

    En medarbeidersamtale varer vanligvis 1-2 timer og vil foregå på et sted som er skjermet for forstyrrelser. Leder vil kalle deg inn i god tid i forkant slik at du rekker å forberede deg. Under samtalen vil du og din leder sammen gå gjennom følgende temaer:

    1. Oppfølging og konklusjon fra forrige medarbeidersamtale

    Har du hatt medarbeidersamtale med din leder tidligere, er det naturlig å se på hva som er skjedd i perioden siden. Ta utgangspunkt i de konklusjoner dere ble enige om ved forrige medarbeidersamtale.

    Eksempler på spørsmål

    • Hva ble dere enige om i forrige medarbeidersamtale og hva er oppnådd i forhold til dette?
    • Hva er ikke oppnådd? Hva er årsaken til det?
    • Hvordan opplever du din egen innsats det siste året?

    2. Arbeidsoppgaver

    Snakk om hvilke arbeidsoppgaver du har, samt prioriteringen av disse, og drøft eventuelle ønsker om endrede oppgaver. Se oppgavene i lys av instituttets, fakultetets eller avdelingens mål. Diskuter hver enkelt arbeidsoppgave så dere får en felles forståelse. Hva er viktige/mindre viktige arbeidsoppgaver? Hvordan kan arbeidet utføres på best mulig måte?

    Du bør forberede deg på å si noe om din egen arbeidsinnsats. Det er også naturlig at leder gir tilbakemeldinger på ditt bidrag i forhold til enhetens mål og oppgaver.

    Eksempler på spørsmål

    • Hvordan ser du ditt arbeidsområde og dine arbeidsoppgaver i sammenheng med avdelingens/organisasjonens mål?
    • Har du forslag til endringer i eller forbedringer av arbeidsrutinene ved organisasjonsenheten? Hvilke?
    • Er du fornøyd med dine arbeidsoppgaver, ditt ansvar og din myndighet?
    • Evt. Ønsker du at det skal være klarere?
    • På hvilke områder kan du gjøre en bedre jobb? Er det spesielle forhold som hindrer deg i dette?
    • Hva er du mest tilfreds med ved din utførelse av jobben?
    • Hva er du minst tilfreds med ved din utførelse av jobben?
    • Er ditt tidsforbruk på de enkelte arbeidsoppgavene det du hadde planlagt?
    • Hvilke arbeidsoppgaver bør det legges vekt på i kommende år?
    • Er oppgavefordelingen fornuftig eller bør den endres, i så fall hvordan?
    • Ønsker du å få andre arbeidsoppgaver på kort/lang sikt?
    • Hvilke planer og mål er viktig å sette for neste periode?

    3. Ledelse

    For å kunne støtte deg som medarbeider best mulig i arbeidsutførelsen er det viktig at du sier noe om hva du har behov for fra din leder. Hva fungerer godt for deg i vedkommendes måte å lede på? Hva har du eventuelt behov for mer eller mindre av fra din leder, sett i forhold til planlegging og gjennomføring av dine oppgaver?

    Eksempler på spørsmål

    • I hvilken grad får du den oppfølgingen du har behov for av leder?  Hvilke ønsker har du når det gjelder ledelse?
    • Hvordan opplever du det fungerer å diskutere din oppgaver og din arbeidssituasjon med leder?
    • Hvilke innspill har du til hvordan leder kan følge opp og støtte deg best mulig?

    4. Arbeidsmiljø og samarbeid

    Hvordan trives du med kolleger og annet personale? Hvordan samarbeider dere? Både fysisk arbeidsmiljø og det psykososiale arbeidsmiljøet er tema. Dersom du har spesielle ønsker eller det er forhold du ikke er fornøyd med, tenk over hva som kan bedre situasjonen. Hva kan leder hjelpe med, og hva kan du eventuelt selv bidra med for å forbedre situasjonen. 
    Merk: UiO aksepterer ingen form for trakassering. Opplever du som ansatt upassende oppførsel, bør du ta det opp med leder. Det er viktig å vurdere alvorligheten, og om det er behov for å kalle inn til et eget møte for å utdype forholdet eller om umiddelbare tiltak må iverksettes. I malene er det tatt med spørsmål for å avdekke dette, se også forslag til utdypningsspørsmål under. Alle varslinger skal tas på alvor og følges opp, se rutiner for håndtering av varsler.

    Eksempler på spørsmål

    • Hvordan vil du karakterisere jobbsituasjonen din akkurat nå?
    • Hva trenger du for å komme nærmere idealsituasjonen?
    • Hvordan ser det ut rundt deg når du føler at jobben din fungerer godt for deg og andre?
    • Hvordan trives du i arbeidet ditt?
    • Hvordan mener du det siste året har vært på jobben?
    • Hvordan trives du på avdelingen/instituttet/seksjonen?
    • Hvilke forhold på jobben virker positivt eller negativt på trivselen?
    • Er arbeidslokalene hensiktsmessige?
    • Er ressursene/arbeidsutstyret tilstrekkelige for å utføre jobben på en god måte?
    • Er det noe annet som ikke er blitt berørt som virker inn på din arbeidssituasjon og som du ønsker å ta opp?

    Utdypningsspørsmål ved mistanke om trakassering

    • Hvordan opplevde du det?
    • Hvordan har du det nå? 
    • Hva trenger du at å snakker mer om med din leder?
    • Hvordan kan din leder støtte deg på beste måte?
    • Ønsker du å varsle om situasjonen?

    5. Kompetanse, faglig og personlig utvikling

    Hva opplever du som dine styrker i arbeidsforholdet, og hvilke arbeidsoppgaver lykkes du godt med? Er det noe du ønsker å forbedre deg på? Fortell gjerne lederen din om hva du tenker. Leder skal gi deg en tilbakemelding på dine styrker, og om hvordan vedkommende ser ditt bidrag inn i helheten. Du kan ta opp dine ønsker for videre utvikling, og hva du eventuelt har behov for av lederen din fremover. Leder vil vurdere hva som er mulig å imøtekomme innenfor enhetens planer, mål og budsjett.

    Eksempler på spørsmål

    • Hva er dine sterkeste sider?
    • Hva ønsker du å bli bedre på?
    • Har du kvalifikasjoner/sider ved deg som du ikke får utnyttet i nåværende stilling?
    • På hvilke områder ønsker du å utvikle deg i arbeidet ditt? På hvilke områder trenger du økt kompetanse?
    • Hvilken type kompetanse trenger du for å gjøre en bedre jobb?
    • Hvilke utviklingstiltak ønsker du (kurs o.l.)?
    • På hvilke områder ønsker du deg personlig og/eller faglig videreutvikling?
    • Gir stillingen muligheter til utvikling slik du ønsker?
    • På hvilke områder (store og små) har du spesiell kompetanse?
    • Finnes det kompetanse hos kolleger som du trenger å benytte deg bedre av?
    • Hvordan kan utveksling av kompetanse best foregå?

    Tilleggsspørsmål for medarbeidere som har fylt 60 år

    • Hva er dine ambisjoner noen år fremover?
    • Hvordan ser du på din framtid ved enheten/fakultetet/UiO?

    6. Planer og mål

    Diskuter de planer og mål dere mener er viktig å prioritere frem mot neste medarbeidersamtale. Målene bør være realistiske og tidfestet og ligge innenfor ditt ansvars- og myndighetsområde.

    7. Oppfølging av medarbeidersamtalen

    Det er viktig at dere blir enige om hva som skal følges opp og hvordan. Hva skal gjøres når? Hvem står ansvarlig? Oppfølgings- og utviklingsplan skal signeres av både deg og leder. Begge har ansvar for oppfølging av det dere har blitt enige om. Medarbeidersamtalen bør gjennomføres regelmessig. En gang per år bør være en målsetting.

    Tema og områder som kan påvirke samtalen

    • Samtale om lønn
      Du har rett til å be om en lønnssamtale. Leder vurderer om temaet skal være en del av medarbeidersamtalen eller om dere tar det som en egen lønnssamtale. Lønn tar lett fokuset vekk fra øvrige tema, derfor anbefales det å ha egen lønnssamtale. Det er viktig å huske på at UiO har etablerte systemer for lønnsforhandlinger.
    • Seniorsamtale
      Når medarbeidere ved UiO passerer 60 år, skal det gjennomføres en ”seniorsamtale”. Samtalen er en medarbeidersamtale med spesielt fokus på seniortilværelsen. Seniorsamtalen skal kartlegge dine ønsker og ambisjoner, fremtidsutsikter og kompetanseutviklingsbehov, og danne grunnlag for planlegging av videre arbeidssituasjon. Les mer om UiOs seniorpolitikk.
    • Trakassering
      Opplever du upassende oppførsel, må du sammen med din leder vurdere alvorligheten og om det er behov for et eget møte for å utdype forholdet eller om umiddelbare tiltak må iverksettes. Les mer om trakassering.

    Lokale retningslinjer og rutiner

    Noen enheter har egne retningslinjer for ansvar ved medarbeidersamtaler, se nettsiden om medarbeidersamtale rettet mot ledere.
     

    Publisert 13. juli 2020 13:11 - Sist endret 26. aug. 2020 11:33