English version of this page

Medarbeidersamtalen ved UiO

En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom medarbeider og leder. Leder har hovedansvar for å planlegge og gjennomføre medarbeidersamtaler.


Om medarbeidersamtalen

  • UiO vektlegger i sin personalpolitiske plattform systematisk oppfølging av den enkelte medarbeider gjennom blant annet regelmessige medarbeidersamtaler. Formålet med medarbeidersamtalen er å skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt arbeidsmiljø.
  • Medarbeidersamtalen omhandler arbeidssituasjonen og bør brukes som et verktøy til planlegging og utvikling. Ambisjonen er å fremme gjensidig tillit og åpenhet, god kommunikasjon og et godt samarbeid slik at den enkelte blir best mulig i stand til å løse sine oppgaver.
  • Leder kan bruke medarbeidersamtalene til å kartlegge ressursene og situasjonen for sin enhet og på den måten vil medarbeidersamtalen være et nyttig verktøy for planlegging og utvikling av den enkelte enhet.
  • Det finnes ingen fasit på hvordan medarbeidersamtaler gjennomføres. Medarbeidersamtalen er et supplement til den løpende dialog mellom medarbeider og leder.
  • I utgangspunktet gjennomføres samtalen med nærmeste leder med personalansvar. Samtalepartner kan imidlertid avhenge av arbeids- og ansvarsforhold. For en vitenskapelig tilsatt vil en instituttleder eller en annen faglig leder eller koordinator være en naturlig samtalepartner.
  • UiO har utarbeidet et samtaleskjema som støtte og veiledning til forberedelse og gjennomføring av medarbeidersamtaler. Det er egne samtaleskjemaer for henholdsvis vitenskapelig tilsatte, stipendiater og teknisk-administrativt ansatte. Skjemaene er standardiserte og inneholder de temaer medarbeidersamtalen som et minimum bør inneholde. Samtidig er det viktig å understreke at suksesskriteriet for en vellykket medarbeidersamtale ligger i hvordan den enkelte medarbeider og leder velger å fylle medarbeidersamtalen med meningsfylt utdypning av de sentrale temaene.
  • Noen enheter har egne retningslinjer for ansvar ved medarbeidersamtaler.

Innhold i medarbeidersamtalen

  1. Oppfølging og konklusjonene fra forrige medarbeidersamtale
    Hvis dere har hatt medarbeidersamtale med hverandre tidligere, er det naturlig å se på hva som er skjedd i denne perioden. Ta utgangspunkt i de konklusjoner dere ble enige om ved forrige medarbeidersamtale.
  2. Arbeidsoppgaver
    Diskuter medarbeiderens arbeidsoppgaver samt prioriteringen av disse, og drøft eventuelle ønsker om endrede oppgaver. Se oppgavene i lys av instituttets, fakultetets eller avdelingens mål. Klargjør forståelsen av medarbeiderens arbeid. Hva er viktige/mindre viktige arbeidsoppgaver? Hvordan kan arbeidet utføres på best mulig måte?
  3. Arbeidsmiljø og samarbeid
    Arbeidsmiljø skal inngå som et tema i medarbeidersamtalen. Her bør begge parter komme med synspunkter. Hvordan trives du med kolleger og annet personale? Hvordan samarbeider dere? Konkrete ønskemål og klager bør diskuteres både i forhold til det psykososiale og det fysiske arbeidsmiljø. Hva kan vi gjøre for å bedre situasjonen?
  4. Ledelse
    Medarbeideren skal gi tilbakemelding på hvordan han/hun opplever sin leder. Hvordan oppfyller lederen sin ledelsesfunksjon? Hensikten er å gi leder tilbakemelding på utførelse av arbeidet som leder og gi innspill som kan sette lederen bedre i stand til å utføre arbeidet som leder.
  5. Kompetanse, faglig og personlig utvikling
    Hvordan fungerer medarbeideren i stillingen sin i dag? Be han/hun foreslå egne utviklingsbehov og framtidsplaner. Gi tilbakemelding på hvorvidt behov og planer er realistiske.
  6. Planer og mål
    Diskuter de planer og mål dere mener er viktig å prioritere frem til neste medarbeidersamtale. Målene bør være realistiske og tidfestet. De skal ligge innenfor medarbeiderens ansvars- og myndighetsområde.
  7. Oppfølging av medarbeidersamtalen
    Forsikre deg om at det er enighet om hva som skal følges opp i etterkant før du avslutter samtalen. Hva skal gjøres når? Hvem står ansvarlig? Hva er et tilfredsstillende resultat? Utarbeid en oppfølgings- og utviklingsplan som begge parter signerer. Begge har ansvar for oppfølging av det dere har blitt enige om. Gjennomfør medarbeidersamtalen regelmessig. En gang per år bør være en målsetting.

Forberedelser til medarbeidersamtalen

  • Sett av tid til samtalen
    Medarbeidersamtalen bør avtales i god tid og vare 1-2 timer. Leder har ansvar for innkalling til medarbeidersamtale. For at samtalen skal oppleves som meningsfylt, er det viktig at begge parter stiller forberedt.
  • Sted for samtalen
    Velg sted for samtalen med omhu. Finn et rom som er skjermet for forstyrrelser samtidig som det bidrar til en hyggelig og avslappet atmosfære.
  • Forberedelse til medarbeidersamtalen
    En vellykket gjennomføring av medarbeidersamtalen vil blant annet avhenge av medarbeiders og leders forberedelse. Som støtte til forberedelsen kan UiOs skjema for medarbeidersamtale benyttes, se skjemalisten i høyremargen.
  • Leders forberedelse
    Som forberedelse til medarbeidersamtalen kan leder ha nytte av å stille seg følgende spørsmål:
    • Hva vil jeg selv oppnå med denne samtalen?
    • Hva er medarbeiderens særegne kvaliteter og styrker?
    • Hva har jeg lagt merke til at medarbeideren har gjort som virkelig har vært konstruktive bidrag til organisasjonen? Hvorfor har dette vært viktige bidrag?
    • Hva skulle jeg ønske at medarbeideren bestrebet seg på å gjøre mer av (eller annerledes)?
    • Hvordan vil medarbeideren merke på meg at jeg har registrert at utviklingen går i ønsket retning framover?
    • Hvordan vurderer jeg medarbeiderens arbeidsinnsats?
    • Hva tror jeg motiverer medarbeideren?
    • Har medarbeideren de riktige forutsetningene for å løse sine oppgaver?
    • Hvilke forventninger har jeg selv til medarbeideren?
    • Hva mener jeg er medarbeiderens sterke og svake sider? Samsvarer disse med ansvarsområdene?
    • Er det noen spesielle utfordringer med medarbeideren?
    • Dersom jeg tror at noen emner blir vanskelig å snakke om, hvilken innfallsvinkel skal jeg velge og når i samtalen vil jeg ta dem opp?
  • Hjelpespørsmål
    Hjelpespørsmål for gjennomføring av medarbeidersamtaler

Hva gjør jeg som leder under medarbeidersamtalen?

  • Forventninger
    Medarbeideren vil normalt komme til samtalen med flere forventninger og har behov for å vite hva lederen forventer. Hvilke betingelser gjør det mulig å leve opp til disse forventningene? Medarbeideren ønsker klare tilbakemeldinger på egen innsats. Han/hun ønsker å bli bedømt og belønnet rettferdig. Som leder viser du at du tar medarbeideren og medarbeidersamtalen alvorlig ved at du er godt forberedt og har satt av godt med tid.
  • Hvordan bør ledere opptre under samtalen
    • En innledning med uformell prat kan bidra til en god start på samtalen. Et generelt råd i forhold til gjennomføring av samtalen er å innta en lyttende og spørrende holdning overfor medarbeideren. Oppmuntre vedkommende til å snakke om sin opplevelse av organisasjonen og egen arbeidssituasjon.
    • Medarbeidersamtalen bør ikke være oppsamlingsplass for alle negative forhold. Korreksjoner eller tilbakemeldinger på uønsket atferd og lignende bør gis i det daglige for at de skal være effektive, samtidig som oppsamling av kritikk ikke skaper det gode klimaet for vekst og utvikling samtalen er avhengig av.
    • Det er imidlertid ikke uvanlig at medarbeideren kommer med kritikk, enten mot lederen eller mot andre forhold i organisasjonen. Møt eventuell kritikk med ydmykhet. Vær forberedt på å ta kritikk som kommer over bordet i samtalens løp. Ikke gå i forsvarsposisjon og ikke argumenter imot. Rett heller blikket mot fremtiden. Få nødvendige synspunkter på bordet ved å fokusere på forventninger og fremtid heller enn å diskutere det som har vært.
  • Hvordan gi tilbakemeldinger
    • Enten du gir ris eller ros bør det illustreres med tydelige og konkrete eksempler. Presenter saken gjennom fakta dersom du har behov for å ta opp noe problematisk ved medarbeiderens atferd. Unngå å gi din subjektive vurdering av medarbeiderens adferd. Fokuser heller på hvordan du vil ha det i fremtiden. Medarbeidersamtalen er ikke den rette arenaen for å diskutere problemer av alvorlig art.
    • Vær tydelig i din tilbakemelding dersom medarbeideren fremmer ønsker eller krav du vet ikke lar seg gjennomføre. Runde formuleringer, slik som at du vil «se» på det, kan skape falske forhåpninger og skuffelse på et senere tidspunkt.
    • Kjemp ikke fram konsensus dersom du og medarbeideren er uenige. Klargjør i stedet hverandres synspunkter og konstater at dere har ulikt syn på saken.
    • Mål og tiltak dere kommer frem til for neste samtale må være realistiske. Likeledes må ressursene som trengs for å nå målene være tilgjengelige.
    • Før samtalen avsluttes, må du forsikre deg om at medarbeideren ikke brenner inne med noe usagt. Spør gjerne medarbeideren hvordan han/hun har opplevd samtalen.

Hva gjør jeg som leder etter medarbeidersamtalen?

  • Dersom medarbeidersamtalen skal bli et effektivt verktøy for utvikling av medarbeidere, må den avtalte oppfølgings- og utviklingsplanen følges opp. Dersom det er noe som ikke lar seg innfri likevel, må du gå tilbake til medarbeideren for å tilpasse planene.
  • Når samtalen er over, kan du oppsummere ved å stille deg selv følgende spørsmål:
    • Fikk samtalen en god start og en god avslutning? Var stemningen positiv?
    • Hvem styrte samtalen og hvordan var taletiden fordelt?
    • Fulgte vi skjemaet eller ble samtalen preget av spontanitet?
    • Lyttet jeg aktivt?
    • Snakket vi om negative forhold?
    • Klarte vi å avslutte og konkludere i forhold til alle temaer som ble tatt opp?
    • Ble forventninger fra begge parter fremsatt i åpenhet?
    • Var det tilløp til konflikt, og hvordan ble i så fall dette håndtert?
    • Ble avtaler, planer og mål presist nok formulert?
    • Fikk jeg sagt det jeg ønsket på en måte som ble forstått?
    • Fikk jeg tak i hva medarbeideren mente om samtalen?

Tema og områder som kan påvirke samtalen

  • Kontrollspen
    På sentralt nivå og på fakultetsnivå er det som regel tydelig hvem som er ansvarlig for medarbeidersamtalene. Ved instituttene kan variasjonen mellom instituttene være stor m.h.t. antall vitenskapelig ansatte og stipendiater og hvordan administrasjonen og de tekniske tjenester er organisert. Ved et mindre institutt kan instituttlederen makte å gjennomføre samtaler både med vitenskapelig og teknisk-administrativt personale. Dette kan være uoverkommelig og uhensiktsmessig ved store institutter. Hvert institutt må derfor finne den løsningen som er mest formålstjenlig for deres enhet. Medarbeidersamtalen kan delegeres og hver leder må vurdere hvordan dette skal organiseres. Det er eksempelvis mulig å gjennomføre medarbeider samtalen kun annet hvert år.
  • Samtale om lønn
    Lønn er et sentralt tema for mange og ønsket om å diskutere lønn kan være stort. Dere kan diskutere lønn i medarbeidersamtalen, men det anbefales ikke. Lønn tar lett fokuset vekk fra øvrige tema. Det kan bli vanskelig å ha fokus på mål, oppgaver og arbeidsmiljø. Det er mulig å ta opp lønn til slutt i samtalen eller på eget møte i etterkant. Det er viktig å huske på at vi har etablerte systemer for lønnsforhandlinger.
  • Seniorsamtale
    Når medarbeidere ved UiO passerer 60 år, skal vedkommende ha en ”seniorsamtale”. Samtalen er en medarbeidersamtale med spesielt fokus på seniortilværelsen. Seniorsamtalen skal kartlegge den enkelte seniors ønsker og ambisjoner, fremtidsutsikter og kompetanseutviklingsbehov, og danne grunnlag for planlegging av videre arbeidssituasjon. Les mer om UiOs seniorpolitikk.
  • Avtaler og lover
    • Hovedavtalen 2006 § 22 om kompetanseutvikling:
      ”For å sikre god og effektiv oppgaveløsning i den enkelte virksomhet, kan et virkemiddel være å tilby individuell kompetanseutvikling og karriereplanlegging. Den enkelte medarbeider skal følges opp gjennom medarbeider- eller utviklingssamtaler.”
    • AML § 4.2:
      ”Den enkelte arbeidstaker har rettigheter rundt utformingen av arbeidssituasjonen: Det gis mulighet for faglig og personlig utvikling [...] arbeidet organiseres og tilrettelegges under hensyn til den enkelte arbeidstakers arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger.”

Lokale retningslinjer og rutiner

MED - Det medisinske fakultet

Er du leder og ønsker oversikt over kompetansenivået til medarbeideren eller hele enheten? Bruk fakultetets kompetansekartleggingsverktøy (ods).

ILS - Institutt for lærerutdanning og skoleforskning

Medarbeidersamtaler er en viktig del av det personalpolitiske arbeidet og gjennomføres en gang i året.

  • Instituttleder har ansvar for gjennomføring av medarbeidersamtaler med faste vitenskapelig ansatte. Oppdatert timeregnskap skal være en del av grunnlaget for medarbeidersamtalen.
  • Forskningsleder (stedfortredende instituttleder), Erik Knain,  har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med postdoktorer.
  • Forsker Julius Kristjan Björnsson har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med ansatte på EKVA.
  • Forskerutdanningskoordinator, Glenn Ole Hellekjær, har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med stipendiater og ansatte i post.doc. stillinger.
  • Kontorsjef, Astrid Waaler Kaas, har delegert ansvar for medarbeidersamtale med administrativt ansatte.

IPED - Institutt for pedagogikk

Medarbeidersamtaler er en viktig del av det personalpolitiske arbeidet og gjennomføres en gang i året.

  • Instituttleder har ansvar for gjennomføring av medarbeidersamtaler for faste vitenskapelig ansatte. Oppdatert timeregnskap skal være en del av grunnlaget for medarbeidersamtalen.
  • Leder for forskning (stedfortredende instituttleder) har delegert ansvar for medarbeidersamtaler med stipendiater og ansatte i post.doc. stillinger.
  • Kontorsjefen har delegert ansvar for medarbeidersamtale med administrativt ansatte.

USIT

  • Alle ledere skal årlig tilby sine medarbeidere medarbeidersamtale og rapportere på dette årlig. Alle ledere skal fylle ut nettskjema om gjennomførte medarbeidersamtaler i forbindelse med årsrapporteringen.
  • Innholdet i medarbeidersamtalen skal knyttes til USITs årsplaner.
  • Det anbefales ikke å diskutere lønn under medarbeidersamtalen, men ansatte har rett til en årlig lønnssamtale. Om temaet kommer opp, kan det være greit å heller sette av tid til en lønnssamtale senere om medarbeideren ønsker det.
  • Leder skal sørge for at siste ark av skjemaet for medarbeidersamtalen, oppfølgings- og utviklingsplan (word), undertegnes og at medarbeideren får en kopi. Leder skal oppbevare hele skjemaet som ble brukt, slik at det kan brukes som grunnlag for og forberedelser til neste samtale.
  • Når leder skal tilby medarbeiderne medarbeidersamtale, kan følgende tekst brukes i e-post som sendes ut. Teksten kan tilpasses. Skjema for medarbeidersamtale (word) kan legges ved e-posten.

Subject: Årets medarbeidersamtale

Som ansatt på Universitetet i Oslo har du rett til en årlig medarbeidersamtale. Jeg har satt av tid til deg ______. Som forberedelse kan du se over oppfølgings- og utviklingsplan fra forrige samtale eller vedlagte skjema som vil bli brukt ved årets samtale.

Samtalen skal knyttes til USITs årsplaner og de planer og mål som det er viktig å prioritere, samt arbeidsmiljø, kompetanseutvikling og andre tema som nevnes i skjemaet.

Publisert 7. okt. 2008 09:07 - Sist endret 24. jan. 2017 14:18