Tilgang for vitenskapelig ansatte
Alle UiOs vitenskapelig ansatte kan logge seg inn og redigere informasjon knyttet til egen forskermodul, samt registrere publikasjoner/aktiviteter de selv har deltatt på.
Gjesteforskere og emeriti
For at gjesteforskere og emeriti skal kunne logge seg inn, må de registreres i gjestetjenesten. Gjester registreres av enhetens vert. Ta kontakt med superbruker ved enheten for veiledning.
Når personen er opprettet i gjestetjenesten må hun/han logge inn i brukerinfo og huke av for at hun/han samtykker til at persondata sendes fra gjestetjenesten til Cristin. Vedkommende vil få tilgang til Cristin i løpet en til noen få dager.
Personer som har publisert med UiO som forfatteradresse, men som ikke skal registreres i SAP
For at deres publikasjoner skal kunne inkluderes i den årlige Cristin rapporteringen, må de opprettes som P-personer i Cristin. Merk, dette gjelder kun personer som ikke har et tilstettingsforhold ved noen Cristin-institusjoner (UH-sektor, helsesektor og instituttsektor) og som ikke skal ha profil.
Institusjonssuperbruker i FI-adm oppretter personen direkte i Cristin, på bakgrunn av følgende informasjon fra lokal superbruker på grunnenhet:
- Fornavn og etternavn
- Fødsels- og personnummer. Obs! Fødsels- og personnummer skal ikke sendes på e-post.
- Dersom man ikke har fødsels- og personnummer er det mulig å registrere passnummer, land og fødselsdato
- Kjønn
- Brukernavn FEIDE.
Det er kun personer med FEIDE brukernavn som vil kunne logge seg inn i Cristin.
Lokal superbruker melder inn nevnte personopplysninger til Avdeling for forskningsadministrasjon i p-personskjema (nettskjema).
Superbrukernettverket ved UiO
Alle administrativt ansatte superbrukere må logge inn i brukerinfo og huke av for at hun/han samtykker til at persondata sendes fra SAP til Cristin. Vedkommende vil få tilgang til Cristin dagen etter at dette er gjort.
- UiOs to institusjonssuperbrukere er ansatt i Avdeling for fagstøtte. Institusjonssuperbrukerne gir superbrukerrettigheter til personer på fakultet og grunnenhet, har tilgang til å se personsensitive opplysninger i Cristin, og kan registrere gjester direkte i Cristin.
- 185 personer ved UiO har superbrukerrettigheter på fakultets- eller grunnenhetsnivå. Disse personene har anledning til å redigere informasjon knyttet til enheten de er superbruker for. Disse superbrukerne kan ikke se fødselsnummer, kan ikke registrere gjesteforskere direkte i Cristin, og kan ikke redigere informasjon knyttet til andre enheter enn sin egen.
- Enhetene bestemmer selv hvem som skal fungere som superbruker. Fakultetssuperbruker koordinerer superbrukerne på grunnenhetene. Institusjonssuperbrukerne tildeler superbrukerrettigheter på bakgrunn av henvendelse fra fakultetssuperbrukere.
- Avdeling for fagstøtte sender to ganger i året (august og januar) en oversikt over superbrukere på grunnenheter til fakultetssuperbrukere. Denne må kontrolleres opp mot de ansatte ved fakultetet og deres arbeidsoppgaver, og sendes tilbake til Avdeling for fagstøtte med opplysninger om eventuelle endringer. Endringer kan f.eks. være brukere som har sluttet ved fakultetet eller brukere som har hatt en endring i arbeidsoppgavene slik at de ikke har behov for de samme rettighetene i Cristin som tidligere.
Andre med tilgang
I tillegg til superbrukernettverket ved UiO har personer ansatt i Cristin-institusjonen, samt ansatte i USIT, superbrukerrettigheter og systemeierrettigheter.
Årsaken til at Cristin har systembruker-rettigheter:
- Yte generell brukerstøtte ovenfor UiO krever at de har tilgang til data i Cristin
- Testing av produksjonsdata i forbindelse med rapportering og brukerstøtte.
- Testing ved produksjonssetting av nye versjoner
- import av publikasjoner til Cristin UiO krever at de i dagens system har tilgang som systembruker.
Årsaken til at USIT har systembruker-rettigheter:
- Utviklere trenger tilgang til produksjonsversjonen for å se hvordan applikasjonen oppfører seg i produksjon ved feilsøkning. En testmaskin vil ikke gi samme muligheter.
- Rettigheten er gitt ved UiO siden de har ansettelse ved UiO
- Testing ved produksjonssetting av nye versjoner
Rutine for tildeling og sletting av superbrukerrettigheter
- Administrativ leder ved fakultet/institutt/annen grunnenhet bestemmer hvem som skal ha superbrukerrettigheter ved enheten, og sender en henvendelse til institusjonssuperbrukere i Avdeling for fagstøtte. Det må opplyses om hvilken enhet (og underenheter) vedkommende skal være superbruker for, samt hvilke av de følgende modulene superbrukeren skal ha redigeringsrettigheter til: Resultatmodulen, forskermodulen og/eller prosjektmodulen. Superbrukerrettigheter tildeles etter at vedkommende har deltatt på kurs i regi av Avdeling for fagstøtte.
Rutiner for tildeling/fjerning av rettigheter i Cristin:
- Ved avsluttet ansettelse i Cristin blir alle rettigheter fjernet for disse.
- Personer som slutter ved UiO mister tilgang gjennom Cerebrum/Feide. I tillegg utføres punkt 1 over.
- Ansatte som trenger utvidede rettigheter i forbindelse med import får systembruker-rettigheter
- Ansatte som trenger rettigheter ved brukerstøtte/feilretting/testing får systemeier-rettighet i tillegg.
Grunnkurs for superbrukere
For å sikre at alle UiOs superbrukere har den nødvendige grunnkompetansen skal alle som ønsker superbrukerrettigheter delta på grunnkurs i regi av Avdeling for fagstøtte. Det arrangeres grunnkurs i Cristin annenhver måned eller etter behov.
Sikkerhet i forbindelse med bruk av Cristin
Brukerne skal logge seg ut av Cristin når applikasjonen ikke er i bruk, for eksempel etter endt arbeidsdag. En brukerkonto skal ikke lånes ut til andre brukere og passord skal ikke oppbevares på kontoret. Les mer om dette i IT-reglement ved UiO punkt 3. Overtredelse vil kunne føre til bruk av sanksjoner som beskrevet i reglementet (punkt 9). Avdeling for fagstøtte vil låse brukerkontoen dersom det oppdages at den har vært brukt av andre enn den rettmessige brukeren.