Sjekkliste når noen slutter i EA

Når en ansatt slutter er det er det viktig å sette av tid til overføring av arbeidsoppgaver, rydding i saker og oppdatering av HR-portalen. Her er en oversikt over hva du som leder må gjøre i perioden fram til din medarbeiders siste arbeidsdag.

Tidspunkt –ansvarlig Oppgaver Kommentarer Staus
3 måneder før ønsket fratredelsesdato – Ansatt

Oppsigelse sendes nærmeste leder.
Oppsigelsen videresendes til HR på ea-personal@admin.uio.no

Kan sendes som e-post til leder.  
Personal Oppsigelse registreres i ePhorte. Svarbrev til den ansatte, vedlagt skjema for fratredelse. Kopi av brev sendes leder i ePhorte.  
Siste arbeidsuke – leder Kontroller at HR-portalen er oppdatert og at saker i ePhorte overføres til andre.

Påse at feriedager og annet fravær er registrert siste arbeidsuke.
NB
Ansatte kan ikke ha minustid. Plusstimer blir ikke utbetalt.

 
Siste arbeidsuke – leder

Retur av utfylt skjema for fratredelse, signert av leder med BDM, sendes til personal:
ea-personal@admin.uio.no/
Pb 1077 Blindern

Skjema med signatur kan sendes elektronisk dersom ansattnummer benyttes, men ikke dersom fødsel- og personnummer er oppgitt.  
Siste arbeidsuke – leder Attest Iht. arbeidsmiljølovens § 15-15  
Senest siste arbeidsdag – leder Ta i mot nøkler og nøkkelkort/ID-kort. Nøkkel og nøkkelkort leveres til Vakt- og alarmsentralen.
Id-kort for byggebransjen leveres til personalsjef.
 
Før siste arbeidsdag – leder Avklare innlevering eller overtakelse av mobiltelefon, pc og eventuelt Ipad. For overføring av abonnement kan den tilsatte selv kontakte personalansvarlig. Pris ved overtakelse av utstyr beregnes ut fra alder (3 års avskrivningstid). Kontakt Henry Leirdal i Økonomiavdelingen.

Se retningslinjer for avhending av tjenestetelefon her:

https://www.uio.no/tjenester/it/maskin/mobil/mobiltelefon/veiledning/avhending-av-tjenestetelefon.html    

 
Siste arbeidsuke, senest siste arbeidsdag – leder Tilbakelevering arbeidsklær og annet utstyr. Arbeidsklær returneres til leder.  
Senest siste arbeidsuke Meld fra til EA kommunikasjon Når nettredaktør får melding om fratredelsen, fjernes personen fra ansattoversikten på nettsidene.  
Avholdes senest siste arbeidsdag – leder Organisere avslutning, inkl. bestilling av blomster, mat/kaffe, hente gavekort hos Personal. Husk regler for bevertning.

Bestillinger gjøres via Servicetorget.
Gavekort gis ansatt som slutter etter minimum 10 år ved UiO.  

 

 

Publisert 9. nov. 2015 16:04 - Sist endret 15. nov. 2019 12:23