Sjekkliste når noen slutter i EA

Når en ansatt slutter er det er det viktig å sette av tid til overføring av arbeidsoppgaver, rydding i saker/kontor og oppdatering av HR-portalen. I tillegg skal utstyr leveres tilbake eller det inngås avtale overtagelse/ kjøp. Her er en oversikt over hva du som leder må gjøre i perioden fram til din medarbeiders siste arbeidsdag.

Sjekklisten er et forslag og tilpasses etter behov.

Aktivitet

Ansvarlig

Utført

3 måneder før fratredelse

  • Oppsigelse sendes 3 måneder før ønsket fratredelsesdato til nærmeste leder.
  • Oppsigelsen videresendes til HR på ea-personal@eiendom.uio.no;

Ansatt

Leder

 

  • Oppsigelse registreres i ePhorte.
  • Svarbrev til den ansatte og fratredelsesskjema sendes den ansatte i ePhorte. Kopi av brev sendes leder i ePhorte.

HR

 

I god tid før fratredelsen – senest siste arbeidsuke

Tilbakelevering av PC/ IT utstyr:

  • Leder er ansvarlig for å inndra PC/IT utstyr. Bærbar PC og docking leveres til leder senest siste arbeidsdag. Leder må påse at alt utstyr innleveres (strømkabler o.l.).
  • IT-utstyret leveres til Line Bøhn, som vurderer kassering eller om IT-utstyret kan gjenbrukes.

Leder/ ansatt

 

Mobiltelefon og abonnement - Leders ansvar:

  • Leder er ansvarlig for å inndra det mobile utstyret ved endt arbeidsavtale og sørge for at enheten(e)s innhold blir destruert og at telefonen kommer til gjenbruk. Dette inkluderer også mobilladeren.
  • Dersom den ansatte ønsker å overta mobiltelefonen privat må pris ved overtakelse av utstyr beregnes ut fra alder. Kontakt Henry Leirdal i Økonomiavdelingen.
  • Leder må si opp mobilabonnementet med virkning fra siste tilsettingsdag. Avklar om den ansatte ønsker å beholde mobilnummeret eller kan mobilnummeret slettes? Informasjon om dette må registreres når abonnementet avsluttes. Link til nettskjema finnes på denne siden: https://www.uio.no/for-ansatte/drift/telefoni/mobil-abonnement.html

Leder

 

Mobil og mobilabonnement:

Den ansattes ansvar:

  • Den ansatt plikter til å levere inn mobiltelefon (inkl. mobillader) sammen med PC og annet utstyr. Bruker må selv påse at alt privat innhold er fjernet før det leveres tilbake. Husk å få pinkode/ låskode til mobilen.
  • For Apple-enheter må i tillegg bruker deaktivere "Find my iPhone" fra "iCloud" før utstyret leveres tilbake. 
  • Den ansatte må oppgi om han/hun ønsker å beholde mobilnummeret sitt. Dato for eierskifte er siste tilsettingsdag.

 

 

Melding om opphør av tilganger til fagsystemer

Eksempelvis:

  • Baseware – både Fakturasystemet og Innkjøpssystemet. Kontakt: ea-okonomi@eiendom.uio.no.
  • Xpand: melding om opphør sendes direkte til Line Bøhn.
  • SD-bruker: melding om opphør sendes direkte til Line Bøhn.

Leder

 

Siste arbeidsuke/ siste arbeidsdag

Fratredelsesskjema:                                      

  • Kontroller at HR-portalen er oppdatert og påse at feriedager og annet fravær er registrert siste arbeidsuke.
  • Ansatte kan ikke ha minustid. Plusstimer blir ikke utbetalt.
  • Retur av utfylt fratredelsesskjema, signert av leder og ansatt, sendes digitalt til:        ea-personal@eiendom.uio.no

 

Leder/ansatt

 

Meld fra om fratredelsen til EA kommunikasjon: kommunikasjon@eiendom.uio.no

Når nettredaktør får melding om fratredelsen, fjernes personen fra ansattoversikten på nettsidene.

 

 

Attest iht. arbeidsmiljølovens § 15-15 minimumskrav.

  • HR har attestmal og faktainformasjon om tilsettingsforholdet.
  • Kopi av signert attest sendes: ea-personal@eiendom.uio.no. Avdelingen mottar jevnlig henvendelser fra tidligere ansatte som ber om kopi av tidligere attester.

 

 

Senest siste arbeidsdag

  • Leder er ansvarlig for at arbeidsklær tilbakeleveres.  Arbeidsklær returneres til leder.
  • Leder er ansvarlig for tilbakelevering av annet utstyr: eksempelvis verktøy, støydempende hodetelefoner, bærbar pc (inkl. dockingstasjon/ strømkabler) m.fl.
  • Leder er ansvarlig for at nøkler og nøkkelkort/ID-kort leveres inn. Nøkkel og nøkkelkort leverer leder til Vakt- og alarmsentralen.
  • HMS-kort for byggebransjen leveres til HR.

Leder

 

Avholdes senest siste arbeidsdag

  • Organisere avslutning, inkl. bestilling av blomster og mat/kaffe. Husk regler for bevertning.
  • Gavekort gis ansatt som slutter etter minimum 10 år ved Eiendomsavdelingen.  HR har gavekort.

 

Leder

 

Publisert 9. nov. 2015 16:04 - Sist endret 6. apr. 2020 11:25