Rydding av personopplysninger i Nettskjema

I henhold til Lov om behandling av personopplysninger kan UiO kun behandle personopplysninger dersom det foreligger et behandlingsgrunnlag. Det er ikke anledning til å behandle personopplysninger når et slikt grunnlag ikke lenger foreligger. Med personopplysninger menes alle de opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson, eksempelvis navn og e-postadresse. For å kunne behandle slike personopplysninger, herunder lage og bruke nettskjemaer som lagrer slik informasjon, må det foreligge et tilstrekkelig formål for behandlingen.

Dersom du samler inn personopplysninger med et skjema i Nettskjema og ikke har mottatt svar i dette skjemaet på 12 måneder, antar vi at det ikke lenger er et tilstrekkelig formål for å bevare disse dataene. Dersom du ikke selv sletter personopplysningene, rydder vi bort personopplysningene fra de innsamlede dataene i disse skjemaene. 

Automatisk rydding av personopplysninger i Nettskjema

Med jevne mellomrom kjøres det rydding av personopplysninger i Nettskjema. Det blir varslet til skjemaeiere på e-post i forkant om hvilke skjemaer dette gjelder.

Kriterier for rydding i skjemaer

Skjema som ikke har mottatt svar på 12 måneder og som inneholder personopplysninger blir ryddet. Det antas at et skjema har personopplysninger dersom minst ett av følgende kriterier er oppfylt:

• Skjema bruker invitasjoner på e-post eller SMS.
• Skjemaet inneholder minst ett av feltene: PersonID, Fullt navn, Brukernavn, E-postadresse, Telefonnummer, eller Vedlegg (diktafonopptak er også vedlegg).
• Skjemaet har spørsmål der vi antar at det bes om personopplysninger.
  • Dette gjelder spørsmål som inneholder minst ett av følgende ord:

"personnu", "personnr", "fødselsn", "fnr",  "norwegian national id", "social security number", 
"personal nu", "personal id", "studentn", "student nu", "studienu", "student id", "study id", 
"passnr", "passnu", "passport n", "fødseld", "fødselsd", "birth da", "birthda", "fornavn", 
"etternavn", "fullt navn", "fornamn", "etternamn", "fullt namn", "first name", "given name", 
"forename", "surname", "last name", "family name", "full name", "legal name", "brukernavn", 
"user name", "username", "privatadr", "privat adr", "private add", "home add"

Skjemaer som leverer data til TSD og Educloud

Hvis et skjema ikke har mottatt svar de siste 12 månedene blir listen over inviterte, altså E-post og Telefonnummer ryddet fra brukergrensesnittet i Nettskjema dersom skjemaet er satt opp til å bruke invitasjoner på E-post eller SMS.

Personopplysninger som blir sendt og lagret i TSD og Educloud blir ikke ryddet, de blir liggende i TSD og Educloud. 

Dette blir ryddet bort

Når Nettskjema kjører automatisk rydding av personopplysninger, blir følgende gjort:

• Kobling mellom besvarelse og den som har svart blir fjernet
• Listen over inviterte blir tømt
• Innhold i Spesialfelt, utenom tall og dato, blir fjernet
• Innholdet i svar på spørsmål der vi antar at det bes om personopplysninger blir fjernet​
• Eventuelle opplastede filer slettes
• Diktafonopptak blir slettet

Oversikt over typer spesialfelt

Oversikt over skjemaer hvor personopplysninger har blitt ryddet

Fra nettskjema.no kan du gå inn på Mine skjema for å få en oversikt over denne type skjemaer under overskriften Gamle med personopplysninger. (Du kan bruke «filtrer på skjematype» og krysse av for «Ryddet for personopplysninger»).

Du kan også sjekke hvilke svar hvor personopplysninger er ryddet ved å klikke deg inn på skjemaet, gå til fanen Se resultater og klikke på knappen Se alle besvarelser.  

Slik rydder du selv i Nettskjema

Alle data i Nettskjema sikkerhetskopieres, men vi har ingen enkel måte å hente enkelte datasett tilbake fra backup på. Dette betyr at tilbakeføring av datasett er manuelt og tidkrevende arbeid.

Dersom du ønsker å beholde dataene du har samlet inn, kan du hente disse ut som tabseparerte filer eller som en Excel-fil. Dersom disse inneholder personopplysninger du ikke har tilstrekkelig behandlingsgrunnlag for å fortsatt oppbevare, må disse fjernes fra filene før de lagres.

Slett svardata for å gjenbruke skjema