English version of this page

Rydding av personopplysninger i Nettskjema

Gamle personopplysninger blir ryddet bort automatisk for deg. Du kan også selv rydde i data i Nettskjema.

I henhold til Lov om behandling av personopplysninger kan UiO kun behandle personopplysninger dersom det foreligger et behandlingsgrunnlag. Det er ikke anledning til å behandle personopplysninger når et slikt grunnlag ikke lenger foreligger. Med personopplysninger menes alle de opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson, eksempelvis navn og e-postadresse. For å kunne behandle slike personopplysninger, herunder lage og bruke nettskjemaer som lagrer slik informasjon, må det foreligge et tilstrekkelig formål for behandlingen.

Dersom du samler inn personopplysninger med et skjema i Nettskjema og ikke har mottatt svar i dette skjemaet på 12 måneder, antar vi at det ikke lenger er et tilstrekkelig formål for å bevare disse dataene. Dersom du ikke selv sletter personopplysningene, rydder vi bort personopplysningene fra de innsamlede dataene i disse skjemaene. 

Automatisk rydding av personopplysninger i Nettskjema

Med jevne mellomrom kjøres det rydding av personopplysninger i Nettskjema. Det blir varslet til skjemaeiere på e-post i forkant om hvilke skjemaer dette gjelder.

Kriterier for rydding i skjemaer

Skjema som ikke har mottatt svar på 12 måneder og som inneholder personopplysninger blir ryddet. Det antas at et skjema har personopplysninger dersom minst ett av følgende kriterier er oppfylt:

  • Skjema bruker invitasjoner på epost eller SMS.
  • Skjemaet inneholder minst ett av feltene: PersonID, Fullt navn, Brukernavn, E-postadresse, Telefonnummer, eller Vedlegg (diktafonopptak er også vedlegg).
  • Skjemaet har spørsmål der vi antar at det bes om personopplysninger.
    • Dette gjelder spørsmål som inneholder minst ett av følgende ord:
"personnu", "personnr", "fødselsn", "fnr",  "norwegian national id", "social security number", 
"personal nu", "personal id", "studentn", "student nu", "studienu", "student id", "study id", 
"passnr", "passnu", "passport n", "fødseld", "fødselsd", "birth da", "birthda", "fornavn", 
"etternavn", "fullt navn", "fornamn", "etternamn", "fullt namn", "first name", "given name", 
"forename", "surname", "last name", "family name", "full name", "legal name", "brukernavn", 
"user name", "username", "privatadr", "privat adr", "private add", "home add"

Skjemaer som leverer data til TSD

Hvis et skjema ikke har mottatt svar de siste 12 månedene blir listen over inviterte, altså E-post og Telefonnummer ryddet fra brukergrensesnittet i Nettskjema dersom skjemaet er satt opp til å bruke invitasjoner på E-post eller SMS.

Personopplysninger som blir sendt og lagret i TSD blir ikke ryddet, de blir liggende i TSD. 

Dette blir ryddet bort

Når Nettskjema kjører automatisk rydding av personopplysninger, blir følgende gjort:

  • Kobling mellom besvarelse og den som har svart blir fjernet
  • Listen over inviterte blir tømt
  • Innhold i Spesialfelt, utenom tall og dato, blir fjernet
  • Innholdet i svar på spørsmål der vi antar at det bes om personopplysninger blir fjernet​
  • Eventuelle opplastede filer slettes
  • Diktafonopptak blir slettet

Oversikt over typer spesialfelt

Person-Id

  • Dette spørsmålet kan utfylles automatisk hvis respondenten er logget inn med ID-porten.
  • Informasjon registrert i denne felttypen vises ikke ved sending av e-postkvittering eller svarkopi til redaktør.
  • Brukes til registrering av personnummer.
  • Kun siffer kan brukes ved utfylling.
  • Feltet har tre oppsettvalg:
    • Norsk fødselsnummer (11 siffer). Det verifiseres at et gyldig fødselsnummer er oppgitt.
    • Bare tall (vilkårlig antall siffer). Det kontrolleres at feltet kun inneholder siffer uten skilletegn. Feltet kan dermed benyttes til sensitiv informasjon med bare tall.
    • Egendefinert. Her kan det velges maksgrenser for antall bokstaver og tall. 

Fullt navn

  • Dette spørsmålet kan utfylles automatisk hvis respondenten er logget inn med Feide.

Brukernavn

  • Dette spørsmålet kan utfylles automatisk hvis respondenten er logget inn med Feide.

E-postadresse

  • Svaret settes som mottakeradresse når skjemaet er innstilt på å sende kvittering. 
  • Dette elementet legges automatisk inn i skjemaet når du oppretter et nytt skjema av type påmeldingsskjema
  • Svar til spørsmålet synliggjøres sammen med svar-ID og leveringstidspunkt i oversikten over leverte svar under fanen "Se resultater".
  • Dette spørsmålet kan utfylles automatisk hvis respondenten er logget inn med Feide.

Vedlegg

  • Størrelsen er satt til maksimum 30mb per fil.
  • Du kan ha flere vedleggsfelter i skjemaet, men kun en fil kan lastes opp per spørsmål.
  • Vedlegget kontrolleres mot listen over filtyper som aksepteres i e-post.

Dato

  • Brukes for å sikre at du får datoer i et enhetlig format, kontrollert mot gyldig kalender.
  • Ved svaring kan respondenten velge dato fra kalender eller skrive inn dato.
  • Formatet  velges i nedtrekksmenyen:
    • Dato (dd.mm.yyyy) 
    • Klokkeslett (tt:mm) 
    • Dato og klokkeslett

Tall

  • Feltet kontrolleres mot angitt minimums- og maksimumsverdi ved svaring. 
  • Verdiene kan ha negative fortegn slik at intervallet omfatter negative tall.
  • Du kan spesifisere at svarverdien skal oppfylle krav til desimalverdier. Du kan spesifisere at svaret kan inneholde:
    • Ubegrenset antall desimaler
    • Ingen desimaler (kun heltall)
    • 1, 2, eller 3 desimaler 
  • Respondenten kan angi desimaler med enten komma eller punktum, men svarsettet vil kun benytte komma som separator.

Oversikt over skjemaer hvor personopplysninger har blitt ryddet

Fra nettskjema.no kan du gå inn på Mine skjemaer for å få en oversikt over denne type skjemaer under overskriften Gamle skjemaer hvor personopplysninger har blitt ryddet.

Du kan også sjekke hvilke svar hvor personopplysninger er ryddet ved å klikke deg inn på skjemaet, gå til fanen Se resultater og klikke på lenken Oversikt over leverte svar.  

Slik rydder du selv i Nettskjema

Alle data i Nettskjema sikkerhetskopieres, men vi har ingen enkel måte å hente enkelte datasett tilbake fra backup på. Dette betyr at tilbakeføring av datasett er manuelt og tidkrevende arbeid.

Dersom du ønsker å beholde dataene du har samlet inn, kan du hente disse ut som tabseparerte filer eller som en Excel-fil. Dersom disse inneholder personopplysninger du ikke har tilstrekkelig behandlingsgrunnlag for å fortsatt oppbevare, må disse fjernes fra filene før de lagres.

Slett svardata for å gjenbruke skjema

  • Logg inn og klikk på lenken Mine skjemaer

  • Finn skjemaet du vil rydde i listen.

  • Klikk på skjematittel.

  • Klikk på administrasjons-fanen Se resultater.

  • Klikk på knappen Slett alle svar og bekreft at du vil gjøre dette.

    • NB: Om skjemaet har hatt tilgangsgruppe  Kun inviterte må du også slette listen over invitasjoner.

Slette inviterte:

  • Gå til fanen Innhent svar.
  • Klikk på Gå til invitasjoner.
  • Klikk på Slett alle invitasjoner under listen med inviterte.
Søk i veiledningene
Kontakt brukerstøtte:

Ring oss

Vi har åpent mellom 08:30 og 17:00 på hverdager,
og mellom 10:00 og 15:00 på lørdager.

Telefonnummer: 22 84 00 04

Send inn sak til oss

Du kan sende inn din forespørsel via e-post til: it-support@uio.no.

Gå til e-post

Book et videomøte over Zoom

Er du student eller ansatt kan du avtale veiledningstime hos UiO Helpdesk over Zoom. Tilgjengelige tider er tirsdag til torsdag mellom 11:00 og 13:00.

Book et videomøte

Chat med oss

Vår chat er bemannet mellom 09:00 og 16:00 på hverdager.

Åpne chat
Publisert 16. juli 2018 10:29 - Sist endret 20. mai 2022 15:53