Retningslinjer for personvern i Nettskjema ved UiO

Merk: Alle student- og forskningsprosjekter på UiO som behandler personopplysninger må registreres og søkes om hos REK og NSD. 
Les mer om å melde inn prosjekter på NSDs nettside.

Alle som samler inn opplysninger med Nettskjema må følge personopplysningsloven og egen arbeidsgivers retningslinjer. Under finner du UiOs retningslinjer for innsamling av personopplysninger til forskning. 

Elektronisk innsamling av personopplysninger til forskning ved UiO

All behandling av personopplysninger som en del av forskning ved UiO, skal være i tråd med bestemmelsene i bla. personopplysningsloven med forskrift og helseforskningsloven.

Ved UiO leverer Norsk senter for forskningsdata (NSD) personverntjenester til forskningsprosjekter. NSD fungerer som et serviceorgan og yter tjenester til forskere og studenter i forbindelse med behandling av personopplysninger i henhold til regelverket. Dette innebærer blant annet å:

• vurdere forsker- og studentprosjekt i forhold til bestemmelsene i bl.a. personopplysningsloven og helseregisterloven med tilhørende forskrifter.
• gi informasjon og veiledning til institusjonene og til den enkelte forsker og student om forskning og personvern
• bistå forskningsdeltakerne med å ivareta sine rettigheter.
• føre en systematisk og offentlig oversikt over alle behandlinger av personopplysninger i forskningsprosjekter. (kilde nsd.uib.no)

Elektronisk innsamling av opplysninger til administrative formål ved UiO

All behandling av personopplysninger for administrative formål ved UiO skal være i tråd med bestemmelsene i personopplysningsloven. Administrative behandlinger av personopplysninger skal meldes til Personvernombudet ved UiO. 

Les mer på UiOs sider om personvern.

Bruk av fødselsnummer (personnummer) i elektroniske skjema og e-post

I følge datatilsynet regnes ikke fødselsnummer som en sensitiv opplysning alene, og er derfor ikke taushetsbelagt. Men "nummeret kan likevel bare brukes når det er saklig behov for det og sikker identifisering ikke kan oppnås på annen måte» (kilde: datatilsynet.no). Videre påpeker Datatilsynet at det i de fleste tilfeller er det tilstrekkelig å bruke navn, adresse og fødselsdato for å sikre riktig identifisering av en person. På UiO kan man for eksempel bruke ansattnummer/studentnummer, fødselsdato og adresse for å identifisere den enkelte i stedet for fødselsnummer.

Når det er behov for å registrere fødselsnummer via Nettskjema er det spesielt viktig at dette krypteres eller sikres slik at det ikke blir tilgjengelig for andre enn den tillatte mottaker. Hovedregelen er at fødselsnummer skal krypteres når det registreres. Det kan da sendes over usikrede datanettverk som internett og e-post.

Relatert innhold

• Personverntjenesten ved Universitetet i Oslo
• Datatilsynet.no
• Norsk senter for forskningsdata (NSD)
• Vanlige spørsmål om meldeplikt NSD