Koble sammen skjemaer for digital signering av samtykker

Krav til samtykke i Nettskjema

• Det skal kun hentes samtykke hvis du skal samle inn personopplysninger.
• Det må være mulig å koble et svar til et samtykke. Du kan gjøre dette ved å lenke sammen samtykkeskjema til spørreskjema og Referanse-ID. 
• Samtykke skal være et frittstående skjema.
• Skjemaet skal kun spørre om det som er nødvendig for å
  • bekrefte samtykke
  • avklare eventuell samkjøring med, eller gjenbruk av, data i andre sammenhenger
• Samtykket utformes som en kontrakt og skal inneholde all informasjon respondenten trenger om prosjektets håndtering av data og kontaktinformasjon for eventuell tilbaketrekking av samtykke.
• Samtykkespørsmålene kan ikke ha en utforming som låser levering av svar.
  • Når samtykkeskjemaet skal gjenbrukes via samtykkeportalen i TSD må respondenten også kunne levere svar til skjemaet der samtykke ikke avgis. Samtykket må kunne besvares flere ganger av samme person. Dette settes i innstillingene. 
  • De konkrete spørsmålene som bekrefter samtykket bør utformes som obligatoriske ja/nei spørsmål med radioknapp.
  • Om samtykkespørsmål må eller ønskes utformet med avkrysningsbokser kan disse ikke være obligatoriske, og man bør legge på et ekstra obligatorisk spørsmål for å få bekreftet fra respondentene at selve utfyllingen og innsendingen er komplett og at kontrakten er forstått.

Lenk sammen skjemaer for avidentifisering

Hvis du kobler flere skjemaer i lenke kan du unngå at direkte identifiserbare opplysninger blir liggende sammen med datasettet ditt. Det første skjemaet kan være et samtykkeskjema. Husk å samle alle personopplysninger sammen med samtykket, slik at datasettet ditt blir helt avidentifisert.

Et samtykkeskjema krever innlogging og signering med ID-porten, så hvis du ønsker å kombinere dette med invitasjon på e-post/SMS, må du lage et skjema for dette i forkant av samtykkeskjemaet.

Opprette et samtykkeskjema

For å opprette et samtykkeskjema som leverer til TSD kan du benytte den forhåndsdefinerte malen i Nettskjema. Malene finner man ved å velge Hent skjema fra mal (Samtykkeskjema, diktafon etc.) ved skjemaopprettelse. 

1. Gå til Nettskjema.
2. Trykk på Opprett skjema. Skriv inn tittel på skjema.
3. Velg Hent skjema fra mal under Skjematype.
4. Velg Samtykkeskjema og opprett skjemaet.

Malen er kun et utgangspunkt, og bør oppdateres med informasjon som er relevant for respondenten.

Koble sammen samtykke og spørreskjema

Denne veiledningen hjelper deg med å sette opp Nettskjema slik at respondenter videresendes til et nytt spørreskjema etter å ha avgitt samtykke.

1. Hvis respondenten samtykker kan det sendes videre til spørreskjemaet ved hjelp av videresending.
   • Trykk på tannhjulet for spørsmålet som ber respondenten samtykke eller ikke.
   • Huk av for valget Send respondenten videre til et nytt skjema.
   • Legg inn spørreskjemaet under Skjema-ID for videresending for svaralternativ Ja
     
2. Sett inn spørsmålfeltet Referanse-ID i det eller de spørreskjemaene det videresendes til. Dette feltet er skjult for den som svarer på skjemaet, men gjør det mulig for databehandler å koble sammen svar på spørreskjemaet til riktig samtykke.
3. Test at det virker som forventet.

Slik velger du signering

1. Koble først begge skjemaene til TSD.
   Se veiledning på hvordan man kobler et skjema til TSD her.
2. Velg signeringsnivå på samtykkeskjemaet.
   • Bruk Signering med ID-porten nivå 4 om personen samtykker til uthenting av registerdata (data fra Folkeregisteret).
   • Ellers bruk Signering med ID-porten nivå 3.
3. Velg innloggingen med samme nivå som samtykkeskjemaet, men uten signering, på neste skjema. Ikke spør om fødselsnummer i spørreskjema.
   • Det er kun samtykkeskjema som skal ha spørsmål om fødselsnummer hvor da spørsmålsfeltet Person-ID vil bli Forhåndsutfylt for brukere innlogget med ID-porten.
4. Test at dette fungerer som forventet.

Signeringsnivå

Du kan velge mellom signering med ID-porten nivå 3 og ID-porten nivå 4. Flere personer kan signere med nivå 3. Vi anbefaler derfor dette nivået, med mindre respondenten skal signere for at det kan hentes ut registerdata. Hvis samtykket skal signeres for at det kan hentes ut registerdata, anbefaler vi nivå 4. Bakgrunnen for dette er blant annet at HelseNorge bruker nivå 4 ved uthenting av helseopplysninger. 

I signeringsnivå 3 blir respondenten sendt direkte til signering med ID-porten, mens i signeringsnivå 4 må hen åpne et signeringsdokument før hen kan signere. Vi anbefaler at du tester selv med et testskjema hvis du er usikker på hvordan dette påvirker respondentene. Signeringsnivå 3 bruker autentisert eSignatur, som betyr at det er DigDir ved Posten som er ansvarlig for signeringsnøkkel, mens nivå 4 bruker avansert eSignatur, der BankID er ansvarlig for signeringsnøkkel. 

Slik hentes samtykket inn

Data blir bare lagret i TSD og respondenten sin digitale postkasse, men ikke i Nettskjema eller lokalt på maskinen til respondenten. 

1. Respondenten går til skjemaet og logger inn med ID-porten.
2. Nettskjema fyller automatisk ut eventuelle felt i skjemaet, som fødselsnummer.
3. Respondenten trykker Gå til signering.
   • Data blir levert til TSD.
4. Nettskjema lager en PDF av innholdet i samtykket og respondenten ser over og signerer.
5. En kopi blir sendt til respondenten sin digitale postkasse, mens en kopi blir sendt og lagret i TSD.

Merk at respondenten må autentisere seg en gang til når samtykket skal signeres. Dette er en nødvendig sikkerhetsmekanisme for gyldig elektronisk samtykke.

Behandle samtykker i TSD

Skjemaer koblet til TSD leverer besvarelser direkte til TSD, og du må derfor behandle samtykkene i TSD.

• Se denne siden for informasjon om behandling av samtykker levert til TSD.

Koble sammen data fra flere avidentifiserte skjema

Har du flere avidentifiserte skjemaer som videresender til hverandre, kan dataene kobles sammen for eksempel i Excel.

• Les hvordan kobling av data på tvers av skjema kan gjøres her

Sjekke gyldighet av et signert dokument

Hvis det er behov for å sjekke at en signatur er gyldig, er det mulig å sjekke i Adobe Acrobat Reader. Det er ikke mulig inne i TSD, fordi det krever en internettforbindelse. 

1. Eksporter den signerte PDF-filen fra TSD til en sikker maskin som du har lov å lagre samtykket i. 
   • Se veiledning for eksport i TSD
2. Åpne filen med Acrobat Reader.

Du kan trykke på Signature Panel for mer detaljer om signaturen.