Generell rutine
Alle kjøp skal være avklart muntlig med nærmeste leder på forhånd og hvilket delprosjekt pengene skal tas fra.
Kjøpsanmodning skal sendes til bestilling@mn.uio.no før bestilling.
UiOs rammeavtaler skal brukes der kjøp er dekket av disse. Du kan logge deg inn på avtalekatalogen og sjekke eller spørre innkjøper/rekvirent på bestilling@mn.uio.no.
- Finn ut hva du skal ha, hvem som kan levere og hva det koster (helst inkl. frakt).
- Avklar med nærmeste leder at dette skal bestilles og hvilket tiltak som skal brukes.
- Fyll ut kjøpsanmodning
- Send kjøpsanmodning til bestilling@mn.uio.no. Hvis du har fått et tilbud eller prisbekreftelser, sender du denne inn sammen med kjøpsanmodningen.
- Hvis du allerede har bestilt før du sendte inn kjøpsanmodningen, må du skrive dette i kjøpsanmodningen, så det ikke det blir bestilt to ganger.
- Når kjøpsanmodning er sendt inn, vil du få tilbakemelding på hvem av innkjøperne som skal hjelpe deg, eller hva du må gjøre videre.
- Hvis innkjøper kan bestille det for deg, gjør vi det. Hvis vi ikke kan det (f.eks. påmelding på konferanse, reiser etc. som må gjøres på Internett), vil du få tilbakemelding fra oss på hva du skal gjøre.
- Når tjeneste eller vare er mottatt, må du alltid sende en e-post om dette til innkjøper direkte eller til bestilling@mn.uio.no, ellers blir ikke faktura betalt.
Se kjøpsanmodning (excel).
Bestilling som må gjøres på nett
Bestilling som må gjøres på nett skal følge samme fremgangsmåte som punktlisten over. Husk i tillegg å sjekke om leverandør kan sende elektronisk faktura i EHF-format eller om de kun aksepterer kortbetaling. De fleste norske kurs- og konferanseleverandører kan sende e-faktura.
Bestillinger på nett med kredittkort
Hvis det ikke finnes alternative leverandører som kan sende faktura, har MN et kredittkort som vi kan bruke når det ikke finnes alternativer. Send inn kjøpsanmodning, hvor du også legger inn link til det du skal ha.
Bestillinger på nett, hvor de kan sende faktura
Send inn kjøpsanmodning og legg ved link til tjeneste/produkt du skal ha. Du må antakeligvis legge inn bestillingen selv, men vi vil sende deg et bestillingsnummer som du må be leverandøren merke faktura med. Det finnes ofte et kommentarfelt eller mulighet for å legge inn en referanse, benytt denne.
Reise, hotell leiebil
Alle reiser skal (hvis mulig) bestilles gjennom UiOs reisebyrå Berg-Hansen. Fly, hotell og leiebil på enkle reiser, bestiller du direkte på reisebyråets bookingsystem for reiser som du finner i Reiseportalen. Du skal før du bestiller, fylle ut en kjøpsanmodning og få BDM til å signere denne (den skal da ikke sendes til bestilling@mn.uio.no). Kjøpsanmodning settes etter godkjenning/signering inn i permen hos Elena Jakobsen i Fakultetsadministrasjonen. Hun sitter i 3. etasje, østfløyen, i Fysikkbygningen.
For å kunne bestille reiser gjennom reiseportalen, må du ha registrert et kredittkort eller være registrert som fakturakunde.
Informasjon om hvordan du bestiller kredittkort eller bli fakturakunde finner du i Reiseportalen.
Kjøp fra selvstendig næringsdrivende
Ved kjøp fra selvstendig næringsdrivende/ enkeltpersonforetak, må det alltid skrives en kontrakt som legges ved bestillingen. Fyll ut kontrakt, få den signert og legg en skannet versjon sammen med kjøpsanmodningen. UiO aksepterer kun faktura sendt elektronisk fra norske leverandører. Sjekk derfor med leverandøren at de aksepterer å sende faktura i EHF-format.
Les mer om timeansatte, oppdragstakere og selvstendig næringsdrivende.
Mat og drikke
Mat og drikke bestilles via sentrale skjemaer.