Oppsummering 2. mars 2011

-------- Original Message --------
Subject: [fagdirektorer] Oppsummering etter direktørnettverket i går (2.3.2011)
Date: Thu, 3 Mar 2011 09:03:07 +0100
From: Arne Laukholm <arne.laukholm@admin.uio.no>
To: <fagdirektorer@uio.no>, <fakultetsdirektorer@uio.no>
CC: Bente Hennie Strandh <b.h.strandh@admin.uio.no>, Sidsel Gunn Valmot 
    <s.g.valmot@admin.uio.no>, Ragnhild Helene Hennum <r.h.hennum@jus.uio.no>


Takk for et godt møte.

Siden vi jobber med korte frister i IHR-prosjektet akkurat nå, nytter 
jeg anledningen til å minne om de viktigste oppfølgningspunktene fra møtet:

[1] Hvert fakultet/museum må gi en rask tilbakemelding på hvilket 
opplegg de planlegger for IHR informasjonsmøtene mellom 
universitetsdirektøren og fakulteter/museer. I den grad deltakere er 
klare, vil det være nyttig å få tilbakemelding på det også. 
Tilbakemeldingen sendes til ihr-kontakt@admin.uio.no 
<mailto:ihr-kontakt@admin.uio.no>

[2] Vi ber om eventuelle tilbakemeldinger på statusnotatet som ble 
gjennomgått på møtet. Vi ber dere om å se spesielt på det som sies om 
leveranser fra plangruppene. Frist for tilbakemeldingene er mandag 7.3 
kl. 1200.

[3] Vi vil gjerne ha innspill på hva som må gjennomgås i den overordnede 
kartleggingen. Denne kartleggingen skal både bidra til og identifisere 
områder hvor man kan oppnå redusert ressursbruk, og den kan brukes som 
utgangspunkt for å måle gevinst.  Det viktigste vil være måling av 
årsverk som beskrevet i notatet, men nedenfor er et knippe av eksempler 
på andre aktuelle områder. Har dere synspunkter på om de bør brukes, 
eller har dere forslag til andre måleparametre til kartleggingsarbeidet?

Noen aktuelle parametre er:

 - Volum av rapportering
 - Antall møter (Basis i telling i Notes)
 - Antall administrative utviklingsprosjekter
 - Leiekostnader i innleide bygg
 - Omfang av dobbeltbetaling av inngående fakturaer
 - Innsparing på merverdiavgift
 - Innkjøpsområdet, innsparing på rammeavtalene
 - Sykepengerefusjon, hvor gode er vi til å hente inn de refusjonene vi 
   har krav på
 - Sykefravær for administrativt ansatte
 - Eksterne inntekter (NFR, EU)

[4] Alle må reservere 4-6. mai til en samling med IHR som hovedtema. 
Denne samlingen vil være sentral i arbeidet med å prioritere 
satseområdene gjennom prosjektperioden.

Det ble etterspurt retningslinjer for organisering og arbeidsform for 
plangruppene. Her følger et forslag

 - Fokusområdene kan deles i en eller flere plangrupper, eksempelvis 
   personal og arkiv

 - Plangruppene bestemmer selv om det er tilstrekkelig med en gruppe, 
   eller om det skal være en inndeling med en liten koordineringsgruppe 
   (tidligere kalt styringsgruppe) og en større arbeidsgruppe

 - Plangruppene skal ha en leder. Denne kan være enten 
   fakultetsdirektør eller fagdirektør, og det bør tilstrebes en  
   balansert fordeling mellom disse kategoriene

 - Plangruppene bør settes sammen med deltakere fra flere nivåer i 
   organisasjonen

 - Plangruppene skal sørge for en god informasjonsflyt om det arbeidet 
   som gjøres i gruppene.

 - Strukturen kan fravikes om det er særlige grunner for det

Kommentarfrist for forslaget er mandag 7.3 kl. 1200.