En organisasjonsendring krever endringer i administrative systemer. Disse gjennomføres i samspill mellom berørt enhet og systemeier for de forskjellige systemene. Prosessen krever ryddige forberedelser og omfatter 9 aktivitetstrinn.
Merk:
UiO er i ferd med å bytte sine IT-systemer innen økonomi og lønn. Organisasjonsendringer kan derfor ikke forventes implementert i systemene før de nye systemene er i stabil drift. I praksis vil det si at nye organisasjonsendringer ikke kan forventes vist i nye systemer før tidligst høsten 2021, mest sannsynlig 1. 1.2022.
Forberedelser
Enheten som planlegger en større organisajsonsendring skal:
- Sette seg inn i de generelle vilkår knyttet til omstillingsprosesser.
- Varsle systemeier for organisasjonsendringer (e-post) senest 9 måneder før planlagt iverksettelse av endringen slik at den kan gi råd og planlegge egne oppgaver i forhold til endringen.
- Rydde opp i pågående saker.
Arbeidsdokumenter
Enheter under endring har en egen Vortexmappe hvor alle originale arbeidsdokumenter knyttet til endringsprosessen skal lagres og bearbeides.
Endringsprosess
Merk: Frister tar utgangspunkt i at organisasjonsendringen iverksettes fra 01/01 nytt år. Det er avgjørende at frister overholdes. Forsinkelser kan føre til at endringsprosessen må stoppes.
| # | Ansvar | Aktivitet | Frist | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
| Forberedelse | Enhet | Melder vedtak om organisasjonsendring | 01/04 | Enheten opplyser systemeier for omorganiseringer om vedtatt endringsforslag for organisasjonen. |
| Aktivitet 1 | Enhet og AP |
Beskriver ny organisasjonsmodell | 15/09 | Enheten beskriver de nye organisasjonsenhetene. AP kvalitetssikrer forslag med systemeierne. |
| Aktivitet 2 | Systemeiere | Etablerer ny organisasjonsmodell i administrative systemer | 01/10 | Systemeier SAP tildeler organisasjonenhetsnummer. |
| Aktivitet 3 | Systemeiere | Henter ut ansattdata fra dagens organisasjon | 01/11 | Data listes i excelskjema med én linje per ansatt og beskrivelse for hvilke dataelementer som skal fylles ut. Skjema legges i enhetens Vortexmappe for utfylling med nye verdier, se aktivitet 6. |
| Aktivitet 4 | Systemeier OA og enhet |
Forbereder oppdatering av økonomidata | 01/11 | Data listes i et excelskjema med én linje per prosjekt og tiltak, samt en konverterings-tabell. Skjemaet legges i enhetens Vortexmappe for utfylling med nye verdier. |
| Aktivitet 5 | Enhet | Vurderer behov for andre praktiske endringer | 01/11 | Praktiske forhold som telefon, skilting, e-postlister, filområder, nettinformasjon. Dette krever ofte bistand fra andre enheter. |
| Aktivitet 6 | Enhet | Tildeler nye verdier og tilganger til ansatte i ny organisasjon (SAP/OA/Basware/ePhorte) | 01/12 | Fyller ut nettskjema og excelskjema i enhetens Vortexmappe fra aktivitet 3 med nye verdier. |
| Aktivitet 7 | Systemeiere | Legger inn ny data i administrative systemer | 10/12 | Systemeiere oppdaterer de administrative systemene med enhetens nye data. |
| Aktivitet 8 | Enhet | Kvalitetssikrer ansattdata i ny organisasjon | 15/12 | Enheten er selv ansvarlig for at alle endringene er fullstendige og korrekte. |
| Aktivitet 9 | Systemeiere og enhet |
Avslutningsaktiviteter | >01/01 |
Se også
- Omstilling
- Organisasjonsendringer - konsekvenser for nettsider
- Mindre organisasjons-endringer: Søknad om opprettelse, endring eller avslutning av stedkoder