Mandat for plangruppa

Bakgrunn

Plangruppe ble opprettet på møtet i universitetsstyret 21. juni 2011 på grunnlag av notat om “Prioriteringer på IT-området”. Dette notatet skisserte tiltak på tre områder:

• Kortsiktige tiltak
• Strukturelle endringer/tilpasninger av organisasjon med sikte på å tydeliggjøre og forbedre de viktigste rollene rundt administrative IT-­systemer
• Strategi for trinnvis utvikling/oppgradering av systemer innen administrative IT-løsninger

Mandat

Universitetsdirektøren ga plangruppa følgende mandat:

Plangruppen skal utarbeide et forslag til tiltak som kan gjøre administrative IT-­systemer mer brukervennlige og gi en bedre støtte til de viktigste administrative prosessene ved UiO.

• Kortsiktige tiltak
• Strukturelle endringer/tilpasninger av organisasjon med sikte på å tydeliggjøre og forbedre de viktigste rollene rundt administrative IT-­systemer
• Strategi for trinnvis utvikling/oppgradering av systemer innen administrative IT-løsninger

Kortsiktige tiltak

Kortsiktige tiltak for administrative IT-­systemer foreslås som følger:

• Færre innlogginger, enklere tilgang til administrative IT-­systemer
• Mer effektiv brukeradministrasjon
• Bedre oversikt over oppgaver i de admininstrative IT-­‐systemene
• Retting av feil i systemene

Strukturelle forhold

Det skal gjøres en vurdering av forholdene knyttet til utvikling og eierskap av de enkelte systemene. Som et ledd i dette arbeidet skal det lages et overordnet funksjons‐/oppgavekart for de aktuelle områdene. Et slikt kart må beskrive:

• De forskjellige funksjonene / oppgavene innen det enkelte områdene
• Funksjonenes viktighet
• Funksjonenes volum (hvor mange som er involvert og hvor ofte funksjonene utøves, mm)
• Hvordan funksjonene avhenger av hverandre

Strategi

Det skal etableres en tydelig strategi for den videre utviklingen av de sentrale administrative IT‐systemene. Følgende aktiviteter skal inngå i strategiprosessen:

• Prioritering av de mest kritiske systemene, med sikte på identifisere hvor gevinstpotensialet er størst
• Benchmarking i forhold til liknende organisasjoner, eksempelvis andre aktører i den norske UH-­sektoren, nordiske universiteter og andre aktører med liknende problemstillinger som UiO.
• Kartlegging av dagens kommunikasjonlinjer rundt disse systemene mellom nivåene (fra sentralt hold og nedover på enhetene og motsatt)

Plangruppen skal:

1. Vurdere behovet for å gjøre en detaljert analyse innenfor området, og gjennomføre en detaljanalyse dersom en slik er nødvendig
2. Foreslå endringer i systemlandskapet med sikte på å oppnå bedre brukervennlighet og/eller en mer tilpasset prosess-­‐støtte
3. Foreslå målekriterier for å kunne kvantifisere effekten av de foreslåtte endringene
4. Foreslå en tidsplan for implementering av endringene
5. Sørge for at det utvikles en opplæringsplan knyttet til endringer av systemer og funksjonalitet.
6. Plangruppen skal sørge for at det informeres om plangruppens arbeid på alle nivåer i organisasjonen

Plangruppen organiserer selv arbeidet innenfor et hensiktsmessig antall arbeidsgrupper. Plangruppen rapporterer til universitetsdirektøren.