Fristen for utgående faktura som skal sendes til kunder er endret til 19. april 2021 (endret fra 26. april).
Frist for fakturaer som opprettes som grunnlag for innbetalinger er 26/4.
Kvotene for ferie og fleksitid vil ikke være oppdatert i Selvbetjeningsportalen helt fra start. Det vil gå noen dager før alle kvoter er blitt konvertert over.
Etter 1. mai er det en del informasjon ansatte selv må legge inn. Det gjelder informasjon om nærmeste pårørende og kreditkortnummer som brukes ved refusjon av reiser og utlegg.
Overtid må være registrert og godkjent av leder senest 8. april
Vi har nå fått ny informasjon om hva som skjer med bestillingssystemet i tiden etter 30. april. Beklageligvis vil systemet ikke være tilgjengelig for oppslag så lenge som vi tidligere har informert om. Siste dag for oppslagsmulighet i bestillingssystemet er 31. mai 2021.
Personer som er ansatt på timeskontrakter må kontaktes av enhetene med informasjon om følgende:
Bestillingssystemet Basware PM vil stenges helt 28. april kl. 16.00. Det betyr at det ikke vil være mulig å sende bestillinger gjennom bestillingssystemet etter 28. april kl. 16.00.
Det vil være mulig å hente ut historiske data fra dagens bestillingssystem etter overgang til DFØ.
Da alle prosjekter og tiltak nå er konvertert inn i ny struktur til DFØ vil det fra 1. mars 2021 ikke være mulig å opprette nye tiltak.
Med ny økonomimodell vil det også bli nye konteringsdimensjoner ved bestilling, fakturering, reiser og utleggsrefusjoner.
Som kjent må det ryddes i gammel moro før overgang til DFØs løsninger. I tillegg er det en del viktige frister for ulike aktiviteter som alle må kjenne til.
Det gjelder utestående fakturaer, åpne bestillinger, åpne ikke aktive kostnadssteder, tiltak og prosjekter, reiseregninger, registrering av ferie, arbeidskontrakter som ikke er i bruk m.m.
Generelt gjelder at man kontinuerlig jobber for å være ajour. Dette er en del av aktivitetene i forbindelse med overgang til ny økonomimodell.
Under finner du oppsummerende informasjon og de fleste av de viktigste fristene for de ulike rydde-aktivitetene.
For fullstendig og detaljert oversikt over samtlige frister, henviser vi til egen presentasjon med samlet informasjon om fristene.
Viktig informasjon dersom det planlegges organisasjonsendringer på enhetene:
Dersom det planlegges organisasjonsendringer kan ikke endringene forventes implementert i systemene før de nye systemene er i stabil drift. I praksis vil det si at nye organisasjonsendringer ikke kan forventes vist i nye systemer før tidligst høsten 2021, mest sannsynlig 1. februar 2022.
Vi er nå i forberedelsesfasen for å gjøre oss klare til å ta imot leveransene fra BOTT nasjonalt prosjekt. Leveransene består av ny økonomimodell og prosess-, rolle- og rutinebeskrivelser innenfor økonomi- og lønnsområdet.
Etter utsettelsen av oppstart til 1. mai 2021 har vi fått bedre tid til å arbeide med alt vi skal få på plass.
UiO har nå vedtatt å utsette oppstart av overgang til DFØs løsninger på økonomi- og lønnsområdet. Ny dato er satt til 1.5.2021. Bakgrunnen for dette er forsinkelser i prosjektet, blant annet grunnet Covid 19-situasjonen.
Før overgang til DFØs løsninger må det ryddes i gammel moro.
Med gammel moro i denne sammenheng mener vi utestående fakturaer, åpne bestillinger, åpne ikke aktive kostnadssteder, arbeidskontrakter som ikke er i bruk m.m.
Jo før man aktivt begynner med ryddearbeidet jo bedre er det.
Som alle andre prosjekter har UiO økonomi og lønn fått ekstra utfordringer som følge av Corona-viruset. Imidlertid opprettholder vi aktiviteten og jobber videre i henhold til framdriftsplanen.
Prosjektet er i gang med fakultetsvise møter med ledelse og lokalt innføringsansvarlige. Hensikten med møtene er å starte opp innføringsløpet for nye prosesser, rutiner og systemer på fakultetsnivå.
I forbindelse med innføringsarbeidet fram mot 1.1.2021 ønsker prosjektet å knytte til seg personer fra enhetene, såkalte Lokalt innføringsansvarlige. Hensikten med dette er å sikre optimal informasjonsflyt mellom mottaksprosjektet og alle involverte på den enkelte enhet, og å sørge for at opplæring og innføring av nye rutiner og prosesser planlegges og gjennomføres på en best mulig måte.
Etter at de fleste informasjonsmøtene med fakulter, museer, sentre og LOS er gjennomført inviterer vi til åpen informasjonskafè hvor man kan komme og stille de spørsmålene man ikke fikk stilt på informasjonsmøtet.
Prosjektet har startet runden med informasjonsmøter med enhetene. Interessante møter med SV, HF, KHM, NHM, UV, TF, LOS og MN er gjennomført, resten står for tur i løpet av november.
Presentasjonen fra informasjonsmøtene kan du lese her
Når vi går over til DFØ som tjenesteleverandør på lønnsområdet, vil vi alle få tilgang til den såkalte DFØ-appen. Med denne appen kan du sende inn reiseregninger, registrere honorarer og tid, se lønnsslipper og mye mer. Se demonstrasjonsvideo nederst i saken.
I løpet av høsten 2019 er prosjektet på en runde til fakulteter, museer, UB og sentre for å informere om prosjektet. Hensikten er å nå ut med informasjon til alle ansatte som vil bli berørt av endringene ved overgang til de nye administrative systemene i 2021.
UiO er nå, sammen med de andre universitetene, inne i en fase med standardisering og utvikling av de digitale løsningene innenfor økonomi- og lønnsområdet som skal tas i bruk fra 2021/22.
Avtalen mellom BOTT økonomi og lønn og Direktoratet for økonomistyring (DFØ) ble tirsdag signert på Solstrand utenfor Bergen. Universitetsdirektør Arne Benjaminsen signerte på vegne av UiO.
Det skal etableres en felles løsning for økonomi og lønn ved de fire universitetene i BOTT-samarbeidet. Målet er å få standardiserte rutiner og felles praksis, som støttes av digitale løsninger og tjenester fra DFØ.
