Generelt
For å bruke appen må du ha tilgang til Nettskjema. Alle som har tilgang til Nettskjema kan bruke Nettskjema diktafon.
Nettskjema-diktafon regnes som sikrere enn vanlige diktafoner, ettersom vi garanterer for at lydopptak ikke kan havne på avveie ukryptert. Se ROS-analyse av mobilappen Nettskjema-diktafon.
Ta i bruk
Det er to måter å bruke diktafonappen på:
1. Du som redaktør av Nettskjemaet tar selv opp opptak med egen telefon og leverer de til skjemaet. Da er steg 1-6 aktuelt for deg.
2. Respondentene av skjemaet har installert appen på egen telefon og tar opp lyd selv som de leverer til ditt skjema. Respondentene må gjøre steg 1, 3 og 4. Redaktør må gjøre steg 2, 5 og 6.
Steg 1: Last ned appen
iOS (iPhone og iPad): App store
Android (telefoner, tablets): Google play
Dersom du allerede har appen nedlastet, sørg for at appen er oppdatert til nyeste versjon på telefonen.
Steg 2: Opprett et Nettskjema for Nettskjema-diktafon
OBS: Sørg for at skjemaet er satt opp riktig før det tas i bruk. Skjemaet bør ikke endres etter at det ble tatt i bruk da dette kan gi følgefeil for kommende opptak.
- Logg på nettskjema.no og velg Opprett skjema
Velg Skjematype - Hent skjema fra mal (Samtykkeskjema, diktafon etc.).
Velg Nettskjema-diktafon - lagring i Nettskjema dersom opptakene skal lagres direkte i Nettskjema.
Velg Nettskjema-diktafon - lagring i TSD og Educloud om du skal ta opptak av sensitive opplysninger og lagre i ett TSD- eller Educould-prosjekt.
Åpne skjemaet for svar.
Steg 3: Koble diktafon-appen til nettskjemaet
- Åpne diktafon-appen på mobilen.
Velg Koble til skjema og skann QR-koden som finnes på det opprettede skjemaet med kameraet på mobilen din.
Fungerer ikke kameraet på mobilen, kan du skrive inn kode for tilkobling i stedet. Koden finner du lenger ned på skjemaet.
Dersom du ikke får valget Koble til skjema i diktafon-appen kan du gå til Innstillinger i appen, og deretter Endre skjema for lagring for å få scanne QR-koden derfra.
Steg 4: Ta opptaket
OBS: Sjekk at du har tilstrekkelig med lagringskapasitet på telefonen.
- Åpne diktafon-appen.
Gå til Nytt opptak. Trykk på Start lydopptaket for å sette i gang med opptak.
OBS: Ikke lukk skjermen under opptaket, og vi anbefaler at du slår på flymodus da innkommende anrop vil forstyrre opptaket.
Når du er ferdig, stopp opptaket. Legg til en eventuell kommentar i feltet og trykk deretter på Lagre opptaket. Opptaket blir kryptert med én gang på telefonen.
- Sjekk at opptaket blir levert til Nettskjema umiddelbart etter at opptaket er fullført.
Alle tidligere leverte lydopptak blir liggende kryptert på telefonen i 90 dager. Dersom du ved en feiltagelse sletter data i Nettskjema eller får problemer under opplastingen, kan du laste opp filene på nytt.
OBS: Av sikkerhetsmessige og tekniske årsaker er det ikke anledning til å gjenopprette opptak når noe går galt på telefonen og lydfilen ikke er levert til Nettskjema.
Steg 5: Behandle opptaket
OBS: Av sikkerhetsmessige årsaker kan du ikke spille av opptakene i appen.
Lagring i Nettskjema
Opptaket skal være tilgjengelig under fanen Opptak i Nettskjema dersom skjemaet er satt opp med lagring direkte i Nettskjema.
For avspilling direkte i nettleseren via Nettskjema anbefaler at vi Chrome eller Firefox. Ikke alle nettlesere er like gode til å spille av lydfiler. Safari kan blant annet gi utfordringer ved avspilling av lydfilene.
Lagring i TSD/Educloud
Hvis du har aktivert lagring i TSD eller Educloud kan opptak kun høres i tjenesten. Disse opptakene blir ikke lagret i Nettskjema.
Forskningsprosjekter som er registrert i TSD kan kobles til Nettskjema-diktafon slik at lydfilene leveres direkte til prosjektets lagringsområde i TSD som Nettskjema-vedlegg. For å spille av lydfilen (.mp4) må man først finne mappen som appen leverer lydfiler til, eller laste ned lydfilene fra den interne nettskjema-portalen. Se hvordan du behandler data fra Nettskjema i TSD.
Steg 6: Transkribér opptaket
Lagring i Nettskjema
Lydopptak levert til Nettskjema blir automatisk transkribert ved hjelp av den UiO-interne tjenesten Autotekst. Transkripsjoner er tilgjengelig under Opptak som tekst og VTT-fil kort tid etter at opptaket er levert til Nettskjema.
Innstillingene for talespråk er satt til å gjenkjennes fra lydopptaket. Du kan transkribere opptaket på nytt og oppgi språk for best resultat.
Ingen data forlater UiOs infrastruktur under transkripsjon.
Lagring i TSD/Educloud
Det er mulig å transkribere opptak fra Nettskjema-besvarelser i TSD-Autotekst. TSD-Autotekst er et verktøy for sikker transkribering av lyd- og videofiler, og er godkjent for opptil svart data.
Slik transkriberer du diktafonopptak fra Nettskjema i TSD.
Begrensninger ved automatisk transkripsjon
Transkripsjon er maskinell og blir aldri helt feilfri. Kvaliteten påvirkes av språk, dialekt og uttale, bakgrunnsstøy og lydkvalitet, flere personer som snakker samtidig, samt fagterminologi, egennavn og sjeldne ord.
Vanlige typer feil
- Ord blir misforstått eller byttet ut med liknende ord.
- Mangel på punktsetting eller feil plassering av punktum/komma.
- Feil inndeling av setninger.
- Feil skrivemåter av navn, tekniske begreper og forkortelser.
Hva du bør gjøre
- Ta opp lyd i et stille miljø.
- Bruk god mikrofon og plasser den nær personen som snakker.
- Unngå at flere snakker samtidig.
- Snakk tydelig og med jevn styrke.
- Unngå lange pauser.
- Del lange opptak i kortere sekvenser hvis mulig.
- Snakk på ønsket språk de første 30 sekundene av lydopptaket. Dette kan bidra til at riktig talespråk blir valgt.
Husk at automatisk transkripsjon er et hjelpemiddel, ikke sluttdokument. Du har ansvar for å kontrollere og kvalitetssikre transkripsjonen, samt sørge for at tekst som brukes videre er korrekt. Gå gjennom transkripsjonen manuelt og korriger. Sørg for at ingen personopplysninger er feiltolket på en problematisk måte.
Verdt å vite
- Makslengde på opptak er 90 minutter. For lengre opptak må du levere første opptak og så starte et nytt opptak.
- Skjermen må være på hele tiden under opptaket. Det vil si at du ikke kan lukke appen, la den kjøre i bakgrunnen eller slå av skjermen mens du tar opp lyd.
- Skru på flymodus for å unngå støy som telefonsamtaler eller meldinger under opptaket. All øvrig bruk av mikrofon og høyttaler på enheten under opptak vil avslutte opptaket.
- Diktafon-appen kan ikke brukes til å ta opp telefonsamtaler, Zoom-samtaler eller liknende som skjer på samme enhet. Nettskjema-diktafon også derimot brukes sammen med Zoom når du gjennomfører intervjuer. Du kan ha Nettskjema-diktafon på en egen telefon som ligger ved siden av datamaskinen mens intervjuet foregår i Zoom.
- Hvis du sletter appen blir alle lagrede opptak fjernet fra enheten, men opptak som er levert vil fremdeles være tilgjengelig i Nettskjema eller TSD/Educloud.
Lydopptak er røde data
Basert på UiOs klassifisering av data defineres lydopptak i Nettskjema-diktafon som fortrolige data, altså røde data. Bakgrunnen for dette er er blant annet at man aldri vet hva som vil bli sagt under et lydopptak.
Når du samler inn lydopptak med Nettskjema-diktafon, er du selv ansvarlig for at du gjør dette på en lovlig måte med riktige samtykker og at du sletter data når du ikke lengre har hjemmel til å oppbevare dem.
Opptak og levering
Når du tar opp lyd, må du ha et system for å gjenkjenne hva de forskjellige opptakene inneholder. Dette kan du legge inn som kommentar rett før opptaket leveres, og da vil kommentaren ligge sammen med lydopptaket i Nettskjema.
Lytting til opptak
Røde data skal ikke lastes ned på privat PC eller telefon. Det er derfor viktig at du hører på lydfilene dine uten å laste dem ned.
Etter analyse
Når du er ferdig med din analyse av dataene, skal du slette opptakene. Om du ikke sletter dataene, kommer Nettskjema til å slette disse automatisk i forbindelse med neste rydding av persondata.
Om du har hjemmel til å laste dataene og lagre dem, kan du gå inn på enkeltbesvarelser og laste ned enkeltfiler.
Særlige hensyn ved innsamling av forskningsdata gjennom lydopptak
Taleopptak kan fange opp opplysninger ikke bare om hoveddeltakeren, men også om andre personer som omtales i samtalen, uten at de selv deltar i studien. Du bør derfor så langt som mulig begrense innsamling av opplysninger om personer du ikke planlegger å inkludere som deltakere.
Samtaler kan raskt bli mer sensitive enn forutsatt, for eksempel dersom deltakerne begynner å dele detaljerte, identifiserbare opplysninger om tredjeparter. Det er derfor viktig å forberede og strukturere intervjuer og andre lydopptak så godt som mulig, og å være bevisst på hvilke typer spørsmål og temaer som kan utløse slik informasjon.
Deltakerne bør instrueres på forhånd om å unngå å omtale identifiserbare tredjeparter, med mindre slik behandling er særskilt vurdert, beskrevet i prosjektet og godkjent i nødvendige personvernvurderinger.
Opplever du problemer?
Opptaket spilles ikke av
Hvis opptak levert fra Diktafonen ikke kan spilles av, så kan dette skyldes at opptaket har blitt korrupt. Dette skjer typisk dersom appen lukkes eller telefonen skrur seg av mens opptak pågår på iOS. I slike tilfeller kan det hende det går an å reparere filene.
Lagring i Nettskjema
Dersom et korrupt opptak er levert til Nettskjema, og kan finnes på Nettskjema.no, så kan du be om hjelp til å reparere filen på RT. Reparert fil kan leveres til samme skjema, for å også få transkribert opptaket.
Lagring i TSD
Dersom et korrupt opptak er levert til TSD eller Educloud kan filen repareres med programvare tilgjengelig på henholdsvis view.tsd.usit.no eller view.educloud.no, i Windows VM. I TSD kan Untrunc hentes fra Software Center, på Educloud er Untrunc tilgjengelig direkte i den virtuelle maskinen
Gi tilbakemelding på Nettskjema-diktafon
Vi videreutvikler Nettskjema-diktafon og ønsker å høre hva du synes. Gi tilbakemelding på Nettskjema-diktafon
Ring oss
Vi har åpent mellom 08:30 og 17:00 på hverdager,
og mellom 10:00 og 15:00 på lørdager.
Telefonnummer: 22 84 00 04
Send inn sak til oss
Du kan sende inn din forespørsel via e-post til: it-hjelp@uio.no.
Gå til e-postBook et videomøte over Zoom
Er du student eller ansatt kan du avtale veiledningstime hos UiO Helpdesk over Zoom. Tilgjengelige tider er tirsdag til torsdag mellom 11:00 og 13:00.
Book et videomøte