Nettskjema-diktafon

Ved UiO er det utviklet en diktafon-app for opptak av lyd fra smart-telefon. Lydfilene sendes til Nettskjema. Appen heter Nettskjema-diktafon og lastes ned fra Google Play og AppStore.

Viktig informasjon før du starter

*Nettskjema-diktafon lanseres i oppgradert og mer stabil versjon februar 2019 som er mer fleksibel og med tiltak for å unngå datatap*

Diktafon-appen sender lyd-filene videre til Nettskjema. Av sikkerhetsgrunner er det ikke mulig å avspille lydopptaket dirkete fra telefonen. Opptaket krypteres på telefonen og mellomlagres der inntil nett er tilgjengelig (Wifi eller 3-4g). 


Appen brukes på eget ansvar. Det kan ikke garanteres at lydopptak vil fungere under alle omstendigheter. I intervju-sammenheng og andre viktige opptak anbefales det derfor sterkt å ha med en ekstra enhet for lydopptak. Du kan da f.eks. bruke en iPad eller ekstra telefon som samtidig tar opp med nettskjema-diktafon, eller en analog diktafon.


Lengde på opptak

Det er en grense på ca 1 time lyd pr. opptak. Hvis denne grensen overstiges, stoppes opptaket og du får opp en melding om at maks fil-størrelse er nådd. Denne begrensningen er satt for å være kompatibel med flere typer mobiler. 

Har du behov for lengre opptak er det mulig å starte et nytt. Alternativt hvis du har en nyere telefon kan du gå inn på innstillinger og velge "Lange opptak" for å fjerne begrensning. 

Hvordan ta i bruk

  • Opprett et vanlig spørreskjema på nettskjema.uio.no med disse spørsmålene (se også eksempelskjema):
    • lydfil (Spesialfelter: Vedlegg)
    • kommentar (Spørsmål med tekstsvar)
    • app-id (Spørsmål med tekstsvar)
    • (og eventuelt 'respondent-id'. Se under her)
  • Aktiver kodebok for skjema'et ved å åpne instillinger for skjema'et og sette 'Kodebok aktivert' til 'Ja'
  • Fyll ut disse kodebokverdiene under fanen 'Kodebok' for feltene 'lydfil', 'kommentar', 'app-id' (og eventuelt 'respondent-id'):
    • recording
    • comment
    • app-id
      (NB: Kun små bokstaver i kodene!)
  • Åpne opp skjemaet slik at det kan motta svar fra alle (åpent for alle). Pass på at spørsmålene i skjemaet ikke er merket som obligatoriske. 

  • Noter ned skjema ID (5-6 siste sifre i adressen til skjemaet.
    (Feks: https://skjema.no/54321.html => SkjemaId = 54321)

  • Last ned Nettskjema-diktafon til din mobiltelefon
  • Start appen og oppgi skjema ID
  • Det er nå klart for opptak! 
  • Når opptak er gjennomført se til at telefonen har nett og at opptaket er levert.
  • Gå deretter til Nettskjemaet du opprettet. Lyd-filen skal nå være tilgjengelig under fanen "Se resultater > Enkeltsvar > Alle svar på en side". Prøv gjerne å laste ned og spille av lyd-filen.

Avspilling og transkripsjon av lydfiler

Filene er i formatet MPEG 4 Audio (.m4a) som er optimalisert for tale. Disse kan avspilles med gratis programvare som VLC media player. Har du behov for et mer dedikert program for transkripsjon kan f4 & f5transcript anbefales

Personvern og sikkerhet

Hvis det skal gjøres opptak av intervjuer til forskningsformål forutsetter dette at man har NSD/REK godkjenning eller tilsvarende. Se retningslinjer for ansvarlig datainnsamling og skjemabruk på nett). 

For prosjekter som skal samle inn og lagre / behandle person-sensitive lydopptak i forbindelse med forskning gjelder egne retningslinjer for sikker lagring i Tjenester for Sensitive data (Les mer om dette her)

Aktivering for lagring i Tjenester for Sensitive data (TSD)

Forskningsprosjekter som har registrert prosjekt i TSD kan få koblet opp appen for levering av lydfilene direkte til prosjektets sikre lagringsområde i TSD. Nettskjema er da "mediator". I praksis betyr det at teknisk personell ved USIT aktiverer diktafon-skjemaet for sikker lagring i TSD. Se rutine for aktivering av Nettskjemaer mot TSD.

Hvordan lokalisere og spille av lydfiler i TSD: 

  • Lydfilene lagres som Nettskjema-vedlegg i et TSD-prosjekt. For å spille av lydfilen (.mp4) må man først lokalisere Nettskjema- mappen som diktafonen leverer lydfiler til. Se "Step 7: Locate and verify test-submission" i brukerveiledningen for TSD
  • Naviger deg frem til mappen data/durable/nettskjema-submissions/langt nummer/skjemaID. Der skal du finne lydfilene kryptert med endelsen ".mp4.asc". De dekrypteres som beskrevet i punkt "c) Decrypt the test-answer"
  • Deretter kan filen spilles av i f.eks. VLC Media Player (høyre klikke og velge "Open With"). 

Respondent-id

Dette er et tilvalg som er beregnet på forskningsprosjekter som bruker av-identifiserte ID-er eller løpenummer for selvrapportering fra respondenter. Sett da inn et vanlig tekst-spørsmål i Nettskjemaet som heter  (og har kode) "respondent-id". Når dette feltet finnes, vil appen ved første gangs bruk be brukeren om å skrive inn id-en som vedkommende har fått oppgitt av forskningsprosjektet. Dette gjøres altså kun ved første gangs oppstart av appen. ID-en vil så registreres med hvert nytt opptak som gjøres fra denne enheten. 
NB: Bruk av denne framgangsmåten låser den aktuelle diktafon-appen til det angitte skjemaet og respondenten kan ikke selv byttet til en annen skjema-id for levering av svar.
Om det er aktuelt å bytte slik at appen leverer til et annet skjema, må appen på mobilen av-innstalleres, og hentes fra play/appstore igjen og innstilles for nytt skjema.
Om ikke feltet respondent-id finnes som felt/kode i skjemaet kan brukeren selv bytte fritt til nytt skjema-id i innstillingen i appen.

For forskere som bruker appen til flere intervjuer (ulike respondenter) kan også et kommentarfelt benyttes for å registrere ID etter hvert opptak hvis ønskelig. 

Brukerstøtte

Hvis behov for teknisk bistand eller har andre spørsmål om bruk av Nettskjema-diktafonen ta kontakt på nettskjema@usit.uio.no 

 
 
 
Publisert 26. sep. 2017 15:29 - Sist endret 12. mars 2019 09:52