Opprette et Zoom-møte

Hvem oppretter?

Studieadministrasjonen kan hjelpe eksaminator/sensor med å opprette Zoom-møtet, men det anbefales at en som skal delta i møtet også være de som setter det opp. Dette er fordi det fungerer veldig dårlig i Zoom å ha flere parallelle møter satt opp.

Dersom noen fra studieadministrasjonen oppretter møtet i Zoom:

1. Eksaminator og intern sensor legges til som co-host på forhånd.
2. Den som oppretter møtet må starte møtet i Zoom og gjøre en av co-hostene til host på starten av møtet. Den som opprettet møtet kan da forlate møtet.

Hvordan opprette et møte og møtepassord i Zoom

Eksaminator, intern sensor, hovedansvarlig eller fagansvarlig oppretter ett Zoom-møte med passord og venterom. Venterommet er for å kunne slippe inn kun kandidaten(e) som skal ha muntlig eksamen, og kandidater i neste pulje ikke blir med under en kandidats muntlig eksamen.

• Åpne Zoom på maskinen og velg Sign in with SSO (1)
• Skriv inn uio (2) og velg Continue (3) 
  
• Logg inn med ditt UiO Feide-brukernavn
  
• Klikk på Home (1) øverst i menyen
• Klikk så på Schedule (2)
  
• Gi møtet en egnet møtetittel og velg dato, tidspunkt og varighet. Du selv starter og avslutter møtet når som helst - møtet vil ikke bli startet/avsluttet av seg selv.
  
• Velg Generate Automatically under Meeting ID, huk deretter av for Passcode og Waiting room. Under Video, sett på On for Host og Off for Participants. Velg begge alternativene for Audio. Husk at du ved behov kan skru av eller på mikrofon/video til enkelte eller alle deltakere under eksamen.
  
• Under Advanced Options huk av for:
  • Mute participants upon entry
• NB! Det er ikke lov å ta opptak av muntlig eksamen.
• Alternative Hosts: Legg inn epostadressen (eller brukernavn@uio.no) til eksaminatorer og interne sensorer som skal delta på eksamen.
  • Det er viktig å ha co-hosts som kan hjelpe deg i bakgrunnen under eksamen (slippe inn deltakere fra venterommet, skru av/på mikrofon og video til deltakere, følge med på chatten, fjerne publikum, osv.). Og, i tilfellet noe går galt underveis, for eksempel om du mister internetttilgang eller forlater møtet ved feil, dine co-hosts vil holde møtet i gang til du kommer tilbake. Uten co-hosts vil hele Zoom-møtet bli avsluttet når du forlater møtet.
• Klikk Save for å lagre. Husk å dele møtelenken og -passordet med eksaminator, sensorer og kandidaten.
  

Legg møtet i din kalender og send til mottaker

Hvilken kalender du velger er helt opp til deg.

• Hvis du har valgt Oulook som kalender åpner møteinnkallingen seg i Outlook når du velger Save. Velg mottaker av invitasjonen og trykk send. 
• Hvis du har valgt en annen kalender vil detaljene til møte, inkludert møtelenken, bli tilgjengelig slik at du kan kopiere det inn i en annen kalender. 
• Hvis du opprettet Zoom-møtet på uio.zoom.us:
  • Logg inn i Zoom og velg Meetings. Åpne riktig møtet og klikk på Outlook-knappen.
    
  • En .ics-fil vil da bli lastet ned til din maskin. Åpne .ics-filen, for eksempel fra nettleseren din:
    
  • En Outlook-kalenderhendelse åpner automatisk. Velg Save & Close for å legg møtet til i din Outlook-kalender.