Slik bygger du et godt påmeldingsskjema
For å sikre en god prosess er det viktig å ha et effektivt påmeldingsskjema. Helt overordnet:
- Ikke spør om mer informasjon enn du trenger.
- Skal data brukes til statistikk bør dette opplyses om.
- Ha et kontaktpunkt som flere kan følge opp.
Nødvendig informasjon:
- Navn
- E-post
- Behov for tilretting og tilpasning (eks. Hørselsutfordringer, matallergier) (NB! Husk at allergier er personsensitiv informasjon og bør behandles deretter)
- Dersom kurset skal faktureres: Koststed og delprosjektnummer
- Bekreftelsesmelding for påmelding, som inkluderer informasjon om kurset, samt når og hvor kurset holdes, gjerne med kalenderkobling og lenke til kursbeskrivelsen
Øvrig informasjon som kan være nyttig:
- Stilling/rolle/funksjon
- Seksjon/avdeling/enhet
- Spørsmål for å sette sammen grupper
- Forkunnskaper
- Åpent tekstfelt for tilleggsinformasjon deltakerne vil gi
Flere ulike verktøy å velge mellom
Nettskjema
Nettskjema er en selvbetjent skjemaløsning for påmelding og avmelding.
Fordeler med Nettskjema:
- Feide-innlogging
- Påmeldingsmuligheter kan begrenses til antall kursplasser.
- Mulig å ta ut rapporter over påmeldte og eventuelle ønsker om tilpasninger/matallergier.
- Deltakerne kan selv melde seg av kurs.
- Det har også funksjoner for automatisk påminnelse om kurs.
Ulemper med Nettskjema:
- Ventelistehåndtering må gjøres manuelt.
Pindena.no
Pindena tilbyr en mer helhetlig løsning med blant annet følgende fordeler:
- Kommunikasjon med deltakere/hotell
- Muligheter for QR-kode innsjekk av deltakere på kursdag
- Spørreundersøkelser og kursevaluering, samt en integrert betalingsløsning
- Automatisk ventelistehåndtering
Kontaktpunkt for brukertilgang
Canvas
Skal du lage e-læringsmateriale er det Canvas som er læringsplattformen på UiO.
Dersom du ønsker å få registrert gjennomført kurs i personalmappe i SAP anbefaler vi at du inkluderer en læringsmodul i Canvas, ettersom Canvas har en integrasjon mot SAP.
Dele påmeldingsskjemaet
Påmeldingsskjemaet lenker du opp i kursbeskrivelsen din, slik at deltakerne kan melde seg på.
Les også: Slik lager du en god kursbeskrivelse
Behandle personopplysninger og innsamlede data
Når et skjema ikke lenger mottar nye data, skal data som en hovedregel slettes.
Det er forbudt å oppbevare personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Det vil si at når formålet er nådd, skal opplysningene slettes, selv om de som er registrert ikke har bedt om det.
Dersom data skal brukes må du informere dine respondenter nøyaktig om hva du vil bruke dataene til, og du kan kun samle inn, lagre og behandle data som er nødvendige for å oppfylle det opplyste formålet. Respondentene har til enhver tid rett til innsyn i sine egne innsamlede data, rett til å korrigere dem og i de fleste tilfeller rett til å få dem slettet.
Bli en del av kurs-fellesskapet ved UiO
Hvis du utvikler, gjennomfører og administrerer kurs er fellesskapet “Lage og holde kurs” i VivaEngage en nyttig delingsarena å bli medlem av.
Fellesskapet er nyopprettet sommeren 2024, og vi ønsker at delingsarenaen vil bidra til utveksling av erfaringer, mer samarbeid på tvers, oversikt over andre som holder kurs, og kvalitetsheving av kurstilbudet på UiO.
Seksjon kompetanse og organisasjonsutvikling har ansvar for fellesskapet.