Kalle inn til et møte og reservere møterom

Denne veiledningen viser hvordan du inviterer til et møte i Outlook. 

Vær oppmerksom på at om du kansellerer et møte, kanselleres også eventuelle rombestillinger du har gjort fra kalenderen.

1. Nederst til venstre i Outlook finner du navigeringen. Som standard åpnes Outlook på e-postvisning. Når du skal kalle inn til et møte, klikker du på Calendar

2. Klikk på New Meeting i verktøylinjen for å opprette et nytt møte og sende invitasjoner. Du kan også begynne innkallingen ved å dobbeltklikke på dato og tid for møtet i kalenderen. Bruker du denne siste metoden, oppretter du en Appointment som endrer seg til et møte når du klikker på Invite Attendees-ikonet og legger inn møtedeltakere.

Møteinnkallingen

Når du velger å opprette et møte, får du opp et nytt vindu der du velger hvem som skal delta på møtet, og når og hvor møtet skal finne sted. Om du kun skal booke møterom, uten å invitere deltakere, kan du hoppe til punkt 3 i denne veiledningen.

1. Klikk på To for å legge inn møtedeltakere. Velg fra listen som vises, eller begynn å skrive navnet på den du vil invitere. Legg inn i invitasjonen ved å merke den du vil invitere og klikke på Required eller Optional.  

2. Angi tidspunkt for møtet i feltene for Start time og End time.

3. Velg rom til å ha møtet i.
Klikk på nedtrekksmenyen under Show a room list. Her kan du velge romlisten som viser rommene i området der du vil booke rom. (Merk: Fra 16. juni reserverer du møterom kun fra kalenderen.) 

4. Velg romlisten for området du vil booke rom i. Rommene som kan bookes, vises. I feltet under rommene, feltet Suggested times, vises tidsrom i løpet av dagen. Klikk på tidsrommet du trenger å booke rom for, og rommene som er ledige da, vises i listen Choose an available room. Velg rommet du vil bruke ved å dobbeltklikke på det.
Vil du se når et bestemt rom er ledig? Bruk Scheduling Assistant eller vis rommets kalender (timeplan).

Finn et tidspunkt alle kan

En av utfordringene når man kaller inn til et møte er å finne et tidspunkt alle er ledige. Bruk Scheduling Assistant for å se når deltakerne er opptatt/ledig.

NavigationPane

Her kan du se når de du vil kalle inn har ledig tid:

Scheduling Assistant

OBS: Standardinnstilling for heldagshendelser er at de ikke vises som opptatt når andre bruker Sheduling assistant for å se når du er ledig. Hvis du vil at heldagshendelsene skal vises som opptatt tid i kalenderen din, velger du Busy fra Show as-menyen når du oppretter heldagshendelsen. Se veiledning for heldagshendelser.

Kategorisering av møter

Det er mulig å kategorisere møter ved å velge en fargekode, ved å angi prioritet og ved å angi om møtet er privat. Dette gjør du i verktøylinjedelen Tags.

NavigationPane

Svaralternativer

UInder Response options er det viktigste å fjerne merkingen av Request response når du kaller inn til et allmøte eller et annet møte med mange deltakere der oppmøtet er frivillig. Se også Invitere til møte uten å få svar tilbake.

Når en som er invitert godtar eller avslår

Når en deltaker svarer på en møteinnkalling kan vedkommende velge å sende et svar. Dette vil i Outlook dukke opp som en kalender-melding i innboksen.

NavigationPane

Status på deltagelse

Hvis du åpner et møte du har kalt inn til, ser du hvor mange som har svart og hva de har svart. Hvis du vil se flere detaljer om hvem som har svart hva, klikker du på info-ikonet nederst i vinduet. 

NavigationPane

Publisert 25. okt. 2016 09:36 - Sist endret 8. nov. 2016 14:17