Ny IT-tjeneste?
Er du tjenesteeier eller ansvarlig for nettsidene til en ny IT-tjeneste som skal inn i tjenestekatalogen, kontakter du IT-avdelingens nettredaktør for å få opprettet en IT-tjenestemappe for tjenesten. IT-avdelingens nettredaktør gir skriverettigheter til tjenesteeier og evt. den som skal ha ansvar for informasjonen om IT-tjenesten, inkludert brukerveiledningene. I en innledende periode kan flere ha skriverettigheter, men til daglig er det kun tjenesteeier og den som er ansvarlig for tjenestens nettsider som skal ha skriverettigeheter. IT-tjenestens forside og mappestruktur klargjøres av IT-avdelingens nettredaktør i samarbeid med tjenesteeier og evt ansvarlig for tjenestens nettsider.
Innholdet i en IT-tjeneste
En IT-tjeneste inneholder en forside og én eller flere undermapper, minimum forside og Hjelp-mappe. IT-avdelingens webredaksjon er ansvarlige for forsiden som settes opp i samarbeid med tjenesteeier, mens tjenesteeier, eller publisist med delegert ansvar fra tjenesteeier, har ansvar for innholdet i undermappene. Alle IT-tjenester skal vises i tjenestekatalogen, og egne innstillinger for dette må gjøres på IT-tjenestens forside av IT-avdelingens nettredaktør.
Forsiden på en IT-tjeneste
Hver IT-tjeneste har en egen mappe. Mappen har samme navn som tjenesten, og index i mappen er tjenestens forside. Forsiden er et dokument av typen forside, uten ny forsideredigering (januar 2021). Merk: Forsiden har egne innstillinger for visning i tjenestekatalogen og for hvilke kategorier tjenesten skal vises under. Disse innstillingene gjøres på IT-tjenestens forside av IT-avdelingens nettredaktør.
Forsiden har "horisontal design" med opptil tre bokser ved siden av hverandre. Siden er stripete, med annenhver hvit og grå/blå linje. Øverste linje er alltid hvit.
1. linje
Farge: Hvit
To bokser:
1. Om tjenesten: Boks 2/3-dels bredde venstre
Kort liste om hva tjenesten er, og hva den brukes til / hva sluttbruker kan gjøre med denne tjenesten, med eventuell lenke til mer detaljert beskrivelse.
2. Ta i bruk: Boks 1/3-dels bredde høyre
Først hvem tjenesten er for; studenter, ansatte, kan bestilles
Deretter påloggingsknapp hvis det finnes. Hvis ikke, hvem du kontakter for å ta i bruk eller lignende. Faktisk veiledning for bruk er en veiledning som skal ligge i Hjelp-mappen.
Deretter, hvis tjenesten lagrer data; Hva er lov til å lagre i tjenesten? Her brukes komponenten Error: Execution of script File(/vrtx/dist/components/itservice/show-storage-category.js, 2023-06-09T11:13:04.946Z) timed out for å få fram fargene. Innstilling for hvilke farger som skal vises, gjøres av IT-avdelingens nettredaktør i samråd med tjenesteeier. Hvis tjenesten ikke lagrer data, brukes ikke komponenten.
2. linje
Farge: Grå
Kan være en fullbredde fronteboks med bilde (nyhetssak, viktig informasjon eller lignende).
Hvis ikke er andre linje en fullbreddeboks med lenker til Hjelp-filer:
Hjelp og veiledning: Lenke til sider for noen av de antatt viktigste oppgaver eller problemer som brukeren ønsker å få svar på eller utført på denne tjenesten. Det bør ikke være flere enn seks slike fremhevede oppgaver. Feltet skal også inneholde en lenke videre til alle brukerveiledninger.
3. linje
Hvis andre linje er fronteboks, er 3. linje Hjelp og veiledning (se over)
Hvis 2. linje er Hjelp og veiledning, er 3. linje Hvem kontakter jeg
Kontaktinfo (hvis kort). Ellers er det lenke som går til en kontaktveileder med kontaktinformasjon til support.
Om tjenesten har en egen Aktuelt-mappe, kan denne feedes i Boks 1/3-del høyre for Hvem kontakter jeg – som da reduseres til to tredjedeler.
Andre bokser på forsiden
Om tjenesteeier ønsker andre bokser på forsiden, kan det diskuteres med IT-avdelingens nettredaktør.
Endringer på forsiden
Tjenesteeier kan utføre tekstlige endringer på forsiden til egen tjeneste, men større endringer og nye elementer skal diskuteres med IT-avdelingens nettredaktør.
Mappene i en IT-tjeneste
Undermappene i en IT-tjeneste opprettes når IT-tjenesten opprettes. Alle tjenester trenger ikke alle mapper, så enkelte mapper kan utelates. Hvis det skulle være behov for andre mapper, kan det drøftes med IT-avdelingens nettredaktør, men antall mapper på toppnivå i en tjeneste bør holdes til et minimum.
VIKTIG: Før innhold flyttes til eller opprettes i en mappe, er det viktig at innholdets nytte og form vurderes. Innholdet skal:
- være skrevet for en målgruppe
- gi svar på oppgavene målgruppen skal løse på uio.no/tjenester/it
- være skrevet på en måte som gjør det lett å forstå, og følge UiOs retningslinjer for skriving på nett.
- Bruk direkte språk, trinnvise, nummererte punktlister og bilder.
mer-om
Dette er ikke en obligatorisk mappe. Brukes mappen, har den filnavnet «mer-om-<tjenestenavn>», og tittelen Mer om <tjenestenavn>. Den kan inneholde:
- en fortsettelse av "Kort om tjenesten" fra forsiden.
- mer utfyllende informasjon om hva tjenesten tilbyr
- Informasjon om hvordan eksterne kan bestille tjenesten (hvis den tilbys til eksterne)
- skal ikke inneholde brukerveiledninger i noen form (de skal i Hjelp-mappa)
kontakt
Du skal kun ha denne mappen hvis tjenesten har eget kontaktpunkt. Hvis standard-kontaktflyt, kan denne mappen slettes og du kan lenke til Kontakt-mappen på toppnivå for IT-tjenester på UiO. Hvis behov for eget kontaktpunkt, skal relevante kontaktpunkter fylles ut i kontaktveileder og plasseres i denne mappen.
hjelp
Denne mappen er obligatorisk. Søket som brukes i tjenestekatalogen, går kun i mapper som heter "hjelp" og deres undermapper. Alle brukerveiledninger for tjenesten skal plasseres her. Ved 5 eller færre veiledninger kan de legges rett i mappen. Er det flere enn 5 veiledninger, kan det opprettes en forside. Veiledningene bør da kategoriseres tematisk med hensyn til hva brukeren trenger hjelp til. En Hjelpforside med flere kategorier, bør settes opp med tiles- / navigation links-kode slik du finner den blant annet på forsiden til tjenestekatalogen.
Blir det mange veiledninger, kan det lønne seg å organisere dem i undermapper etter kategori. Da må også hver undermappe ha en forside. Et alternativ til undermapper er flat struktur med én samleside pr kategori, som lenker til enkeltveiledningene.
Kontakt IT-avdelingens nettredaktør for hjelp med å kategorisere og sette opp en Hjelp-forside.
aktuelt
Ikke obligatorisk. Brukes mappen, skal den inneholde artikler med nyheter og annen aktuell informasjon om tjenesten, for eksempel driftsmeldinger, meldinger om ny funksjonalitet og meldinger om kurs som settes opp. Merk at driftsmeldinger SKAL publiseres i Driftsmeldinger-mappen eller Planlagt nedetid-mappen på https://www.uio.no/tjenester/it/aktuelt/, kurs skal ligge på kurssidene under For ansatte og nyheter kan feedes til for eksempel Aktuelt om IT. Er du i tvil om hvor det er best å publisere nytt om tjenesten, eller hvor nyheter kan feedes til, kontakter du IT-avdelingens nettredaktør.
Artikler i <aktuelt>-mappen feedes til tjenestens forside i aktuelt-boksen der. Har ikke forsiden en Aktuelt-boks, kontakter du IT-avdelingens nettredaktør.
Skal tjenesten ha en slik Aktuelt-mappe, skal tjenesten også ha behov for å publisere artikler jevnlig.
drift-utvikling
For tjenester som har informasjon knyttet til drift og utvikling, kan dette legges i denne mappen. Mye av det som IT-avdelingen har kalt intern informasjon om en tjeneste skal ligge i denne mappen. F.eks. beskrivelse av interne driftsrutiner (for tjenesten), utviklerdokumentasjon, planer for administrativ utvikling, m.m. Innholdet bør tilgangsbegrenses eller heller ligge på gruppen/tjenestens område på USITs nettsted.
Flere mapper
Hvis det skulle være behov for andre mapper, kan det drøftes med IT-avdelingens nettredaktør, men antall mapper på toppnivå i en tjeneste bør holdes til et minimum.