Steg 1 : Innlogging som aktivitetsadministrator
- Logg inn på https://epay.uio.no/
- Bruk UiOs brukernavn og passord
Steg 2 : Visning av samleaktiviteter
Hovedside av Epay-systemet. Dette er for systemadministratorer.
Aktivitetsadministratorer ser ikke alle aktiviteter. De kan bare se egne aktiviteter (på egen stedkode) hvis det finnes registrert aktiviteter fra før.
Steg 3: Oppretting av ny aktivitet
- Trykk på ‘Samleaktiviteter’ og velg ‘Opprett ny samleaktivitet’-lenken.
- Fyll inn dataene for ny aktivitet. Obligatorisk feltene må fylles ut.
- Tittel: Kort tittel (for eksempel. Regskapskonferansen 2023) ønskelig at dette stemmer med informasjon/påmeldingssiden til aktiviteten
- Beskrivelse: Denne linjen kommer under tittelen i betalingssiden. Her kan man forklare tittelen mer utfyllende. For eksempel; Dato, sted, kurs, konferanse eller bare nevner at det er en betaling osv.
- Samleaktivetetens eier: Navnet til institutt
- Koststed: 8 siffer (Innbetalingen skal inn)
- Delprosjekt: 9 siffer eller basis (000000000)
- Språk på websider: Norsk/Engelsk
- Flere aktiviteter: Hvis man har aktiviteter som skal fortsette neste årene eller flere ganger da kan man krysse flere aktiviteter. Det betyr at delprosjektnummer og stedkode er den samme (må ikke endres) men artskode kan endre til den ny aktivitetene som kommer i fremtiden.
- E-postsupport: E-postadresse til hovedansvarlig person til betalingssiden
- Lenke til infoside: Offisiell web side til aktiviteten som skal arrangeres
- Kontaktperson 1: Hovedansvarlig til betalingssiden (Begge kontaktpersonene må være UiO ansatte)
- Telefon:
- E-post:
- Kontaktperson 2:
- Telefon:
- E-post:
- Trykk på ‘lagre’ knappen når du er ferdig.
Steg 4: Varighet til aktiviteten
- Trykk på navnet til aktiviteten som du har akkurat opprettet og bruk samme navn.
- Skriv en gang til samme navn og beskrivelse til aktiviteten.
Så gir du varighet ‘fra’ og ‘til’ datoer.
- Manuelt trekk av beløp: Nei (Det er ikke aktuelt å velge «ja»)
- Krever godkjenning av offentlig deltakerliste: Ja/Nei
(Samtykke fra kundene at de godkjenner at navnet deres kan publiseres/eller ikke.‘Jeg godkjenner at arrangøren kan publisere navnet mitt på en deltakerliste’. Dette er for beskyttelse av kundenes personvern jfr. GDPR) - E-postadresse for varsling av nye ordrer: Ja/Nei
Status til aktiviteten når dere lagrer blir ‘new’, før vi i SR (systemadministrator) endrer den til ‘accepting payments’, ‘closed’ eller ‘sold out’ etter beskjed fra aktivitet administratorer.
Betalingssiden aktiviseres ved å endre statusen til ‘accepting payments’ hos SR. Da er betalingssiden er klar for bruk. Statusen endres automatisk til ‘closed’ etter varigheten (til dato) er oppfylt. Hvis det er ett ‘begrenset antall’ som er registrert i varelinjene (vi forklarer dette senere) og antallet er oppfylt da vises betalingssiden til kundene som ‘sold out’.
Aktivitetsadministratorer har ikke tilgang til gjøre noen endringer i statusen.
Steg 5: Registrere brukere: Tilgang til å bruke systemet
- Trykk brukere.
Da kommer du til siden for å registrere brukere.
- Trykk på ‘opprett ny bruker’.
Du kommer til ny side for registrering av brukernavn.
- Fyll ut brukernavn
- Trykk på ‘opprett ny bruker’ knappen.
Steg 6: Registrering av varelinjer
- Trykk på 'varelinjer' fra menyen.
Da kommer en ny side.
- Trykk ‘opprett ny varelinje’
Varelinjene viser hva betalingene faktisk gjelder og beløp.
- Trykk på ‘Opprett ny varelinje’
- Velg et brukergrensesnitt fra menyen og
- Trykk på ‘gå videre’ knappen
Det finnes åtte forskjellige varelinjetyper basert på aktivitetseier og kundens behov.
Nedtrekksmeny med antall: Passer for tilfeller hvor kunden selv vil velge hvor mange tjenester/varer de vil velge - antall fra 1 til 9. (Aktivitetseier kan få kundeinformasjon om total antall men ikke hver enkelt antall). Da får man ikke alle persons opplysninger bortsett fra en som gis ved betaling.
Avkrysningsboks: Passer for tilfeller hvor en kun har ett valg eller flere valg. (på denne måten aktivitetseier har oversikt over hver eneste kunde sin valg – enten ett eller flere).
Inntastingsfelt for antall: Passer for tilfeller hvor kunden selv kan angi hvor mange enheter den vil velge (fe. selge varer som bøker osv. aktivitetseier trenger ikke å ha oversikt over hver eneste antall men får informasjon om hver eneste kunde).
Nedtrekksmeny med tekst og pris: Passer for tilfeller hvor en har forskjellige priser for enkelte grupper, f.eks. studenter og ansatte.
Radioknapper: Likt som med nedtrekksmeny med tekst og pris, men med annerledes brukergrensesnitt og kan man brukes til prisforskjeller/avhengigheter for samme vare og flere varer.
Overskrift: Brukes til å gi navn på en samling varelinjer.
Kommentar: Brukes til å gi tilleggsinformasjon til kunden (For eksempel om kunden ønsker vegetarmat til konferansemiddagen og liknende).
Tekstfelt med kommentarer o.l.: Passer for tilfeller hvor det kun skal innhentes informasjon fra kunden.
Når varelinjene er opprettet, har du muligheten til å forhåndsvise dem. Du vil da kunne se hvordan registreringssiden vil bli vist til kundene når de skal velge varer eller tjenester. For å kunne se dette trykker dere på knappen nederst til venstre, ‘Forhåndsvisning av varelinjer’.
Siden E-pay er en betalingsside, og ikke er en registrering og/eller informasjonsside, må alle varelinjene ha en pris. Men det er mulig å gi tilleggsinformasjon til kunden. Derfor kan man velge noen typer av varelinjer som for eksempel "kommentar", "overskrift" eller "tekstfelt med kommentarer".
Varelinjene må være forståelige og kort beskrevet for kundene - for å unngå misforståelser og feil valg.
- Fyll ut alle feltene og
- Trykk på `Lagre’ knappen.
Steg 7: Aktivisere betalingssiden
- Send e-post til Seksjon for Regnskap e-pay-adm@admin.uio.no om at betalingssiden er klar til å motta innbetalinger og at siden kan aktiviseres.
Seksjon for Regnskap aktiviserer betalingssiden ved å endre statusen til ‘accepting payments’.
Så kommer du til siden med aktiviteter.
- Trykk på aktivitetsnavnet.
Da ser du siden med all informasjon og aktivmerking for betalinger.
Epay-beskrivelse av alle faner og begreper
Begrepsavklaringer
- Aktivitet ble tidligere kalt prosjekt. Aktiviteten er det enheten skal motta betaling for. Et eksempel kan være et institutt ved UiO som skal arrangere et seminar, og ønsker å ta inn egenandel ved hjelp av Epay.
- Samleaktivitet angir flere aktiviteter som hører sammen. Et eksempel kan være der enheten ønsker å sette opp en trinnvis betalingsløsning.
- Info gir oversikt over kontakt- og registreringsinformasjon for enheten. Her finner du også nettadressen til aktivitetens bestillingsside.
- Varelinjer beskriver hva kunden/deltakeren betaler for. Viser hvilke varelinjer som er opprettet. Man kan forhåndsvise varelinjene for å se hvordan den ser ut for kundene.
- Ordreoversikt viser antall ordre fordelt på varetyper og sum brutto og netto transaksjonsavgift - samt mva beløp.
- Godkjente ordre gir oversikt over samtlige godkjente ordre. Angir at betalingene er vellykkede og ferdige.
- Ikke godkjente ordre viser samtlige mislykkede forsøk, uavhengig om kunden har lykkes i å gjennomføre bestillingen ved et senere tidspunkt. Hver gang en kunde begynner å registrere noe i Epay vil dette bli registrert som ett forsøk på å betale i systemet. Det kan feks. være at de har begynt på en betaling, har registret fiel kort, fått feilmelding fra banken sin, de kan ha avbrutt registreringen midt i prosessen o.l. Disse ordrene er ikke betalt.
- Excel-rapport. Her kan du skrive inn e-postadressen din og dermed få tilsendt en rapport over alle godkjente og ikke godkjente ordre.
- Merkelapper er et verktøy for å markere kundens ordrer - slik at det er lettere å holde oversikt over dem. Merkelappene brukes også ved bestillingsløsninger med flere aktiviteter, for å markere enkelte kunders ordrer. Disse kundene kan man deretter invitere til å delta i neste aktivitet. Tre forhåndslagde merkelapper er opprettet til bruk, og de kan settes under arkfanene "Godkjente ordrer" og "Ufullstendige ordrer".
Les mer om beskrivelse av alle faner og begreper