Virkeområde
Denne retningslinjen gjelder UiO-virksomhet som tilhører Klinmed og omfatter all bruk av midler som er blitt tildelt instituttet og instituttets forskere, herunder midler fra:
- Ekstern- og internfinansierte forskningsprosjekter, hvor UiO/Klinmed er prosjekteier
- Tildelinger fra Kunnskapsdepartement, via UiO-sentralt og Medfak
Med bruk av midler skal også forstås bruk av ansattes arbeidstid på UiO og UiO-midler til både egeninitiert forskning og ved deltagelse i forskningsprosjekter.
Bruk av midler ved Klinmed skal innebære kostnadsføring i UiO-regnskapet.
Klinmed har mange ansatte i kombinerte stillinger, typisk kombinasjon sykehus/UiO. Det er derfor inntatt i dette dokumentet retningslinjer for når og hvordan midler unntaksvis kan overføres til andre institusjonelle parter for bruk og kostnadsføring i deres regnskap.
Se avsnittet under om overføring av midler til samarbeidspart.
Bruk av midler hos samarbeidspart innebærer ingen kostnadsregistrering på UiO/Klinmed med hensyn på RBO-grunnlag.
Hovedregel for disponering
Den faktiske økonomiske rammen er overordnet styrende for all virksomhet ved instituttet. Alle behov som fremmes må underordnes den økonomiske realiteten.
Tildelte midler skal forvaltes forsvarlig og det skal utvises nøkternhet ved all behovsvurdering.
Det skal være en tydelig kobling mellom den økonomiske disponeringen og instituttets ansvar for å gjennomføre tilhørende aktivitet.
Ansvar og rollefordeling
I all forskningsvirksomhet er forskeren/prosjektlederen selv ansvarlig for en forsvarlig bruk av tildelte midler til formål som tjener instituttets forskning og forskningsresultater, i tråd med finansiørens intensjoner og retningslinjer, og innenfor UiOs regelverk.
Administrativt ansatt med BDM (budsjettdisponeringsmyndighet) skal gi økonomifaglig støtte til forskeren i valg av disposisjon, samt påse at kravene til forsvarlighet, hjemmelsgrunnlag og økonomisk dekning blir overholdt.
Forskning for ansatte i kombinert stilling
Ved eksternfinansiert forskningssamarbeid mellom UiO og sykehus med UiO som prosjekteier, skal midler overføres til samarbeidspart i samsvar med avsnitt under om overføring av midler til samarbeidspartner.
Ved eksternfinansiert forskningssamarbeid mellom UiO og sykehus med sykehus som prosjekteier, skal bruk av UiOs ansattes arbeidstid på UiO og UiO-midler være utledet fra søknadsprosess med godkjenning fra prosjektøkonom og forskningsleder.
Ansatte som har vitenskapelig stilling på sykehus og universitet kan bare benytte UiOs driftsmidler til forskningsaktivitet ved sykehus dersom denne forskningsaktiviteten også er del av instituttets forskning og således vil medføre forskningsresultater for instituttet.
Bruk av UiOs driftsmidler gjelder:
- Egeninitiert forskning som ikke er eksternfinansiert.
- Eksternfinansiert forskning hvor ansatte i kombinert stilling ønsker å bruke sine UiOs driftsmidler i sykehusforankret prosjekt og hvor UiO er definert som formell samarbeidspart. Det er en forutsetning for deltagelse i forskningsprosjekt med sykehus som prosjekteier, at bruk av UiO-tid skal finansieres 50% av ekstern finansiør.
Bruken av driftsmidler, som definert i punktene over, skal innebære kostnadsføring i UiO-regnskapet og ikke overføring av midler for kostnadsføring i sykehusregnskapet.
Klinmed ph.d.-kandidater som ikke er ansatt på Klinmed
Klinmed ph.d.-kandidater som ikke er ansatt på Klinmed må primært søke finansiell støtte for sine behov hos egen arbeidsgiver.
Dog kan en veileder som er ansatt ved Klinmed bruke sine driftsmidler til å dekke finansielle behov på vegne av den kandidaten som skal disputere ved Klinmed.
Også denne bruken av midler skal innebære kostnadsføring i UiO-regnskapet og ikke overføring av midler for kostnadsføring i et annet regnskap.
Overføring av midler til samarbeidspart
Enhver overføring av midler mellom to institusjonelle parter må være forankret i en samarbeidsavtale.
En samarbeidsavtale skal utarbeides dersom dette foreligger som en betingelse/forutsetning for tildelingen fra ekstern finansiør i et tildelingsbrev eller kontrakt.
En samarbeidsavtale skal som hovedregel være utledet fra søknadsprosess hvor eventuell bruk av UiO-tid og UiO-midler er budsjettert som egenandel.
Et samarbeid skal som hovedregel være balansert mellom partene med hensyn på økonomiske betingelser, herunder fordeling og disponering av eksterne midler og egenandeler.
Ved deltagelse i forskningsprosjekt hvor annen institusjonell part er prosjekteier skal bruk av UiO-tid finansieres 50% av ekstern finansiør.
Dersom det etter ordinær søknadsprosess oppstår et behov for samarbeid som innebærer endrede økonomiske forutsetninger, skal endringene forankres hos ekstern finansiør.