Administrasjon av stipendutbetaling

Begreper og regelverk

Begreper og regelverk, maler, skjema og hjemler for stipendutbetaling.

For: Saksbehandlere og ledere på enhetene

Innhold

Begreper, maler, skjema og hjemler 

Begrep Beskrivelse Mal/skjema Regelverk/hjemmel
Arkiveringsplikt Hva slags dokumentasjon som må kontrolleres og tas vare på i 10 år som en del av regnskapet  
Budsjett, kostnadsoverslag

Oppstilling og benevnelse over forventede utgifter og inntekter som viser hvor store merutgiftene forventes å bli

 Budsjett (excel) Forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven § 5-15 B (lovdata.no), se § 15-11 (2)
Finansieringskilde

Virksomhet, organ, råd, programmer som tildeler penger til forskning, internasjonale utvekslings­programmer m.v. Merk at skatteplikten er uavhengig av finansieringskilde.

 Se finansieringskildens nettside.

Se finansieringskildens nettside.

Frikort, fribeløpskort

For inntekter inntil kr 70.000 (2023) kan du søke om frikort med beløpsgrense og slippe å betale inntekts­skatt.

 Søk om frikort (skatteetaten.no) Skattebetalingsforskriften § 5-3 (lovdata.no)
Legitimasjonskrav

Krav i regelverket om å dokumentere, f.eks. betalte flybilletter, betalt husleie, betalte bøker, materiell m.v.

 Oppgjørliste (excel) Veiledningen til a-meldingen (skatteetaten.no)
Merutgift

En ekstraordinær utgift du må dekke for å gjennomføre stipendperioden slik det er forutsatt og innvilget.

Merutgifter kan enten være skattemessig fradragsberettigede eller ikke fradragsberettigede. UiO kan bare dekke dokumenterte fradragsberettigede merutgifter uten å trekke skatt.

   Veiledningen til a-meldingen (skatteetaten.no)

Naturalytelser

 Naturalytelser er en ytelse fra arbeidsgiver til arbeidstaker som består i annet enn penger. Eksempelvis der arbeidsgiver stiller fri bolig til disposisjon for en ansatt. Arbeidsgiver leier eller eier da boligen selv. En slik ytelse er som hovedregel skattepliktig, med mindre den dekker det som ville vært fradragsberettiget merkostnad for arbeidstaker.  

§ 5-12. Naturalytelse (lovdata.no)
Offentlig rapportering

Alle stipend skal rapporteres på a-meldingen, både trekkfrie og trekkpliktige stipend. Unntaket er legitimerte utgiftsrefusjoner ikke skal meldes til myndighetene.

  
Oppgjør, oppgjørsliste

Liste over innsendte originalkvitteringer for påløpte merutgifter. Sendes inn i flere omganger ved langvarige stipendperioder.

 Oppgjørliste (excel) Forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven § 5-15 B (lovdata.no), se § 15-11 (2)
Pendler En person som må overnatte utenfor hjemmet på grunn av arbeid.   Skatteetatens pendlerveiviser
Reise - Arbeidsreise Reise mellom hjem og fast arbeidssted. Arbeidsreiser kan som hovedregel ikke dekkes trekkfritt av arbeidsgiver.   Forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven av 26. mars 1999 nr. 14 - B. Klassifisering av reise som arbeidsreise eller yrkesreise (lovdata.no)
Reise - Pendlerreise Reise mellom hjem og pendlerbolig. Reisekostnader kan dekkes trekkfritt av arbeidsgiver   Forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven av 26. mars 1999 nr. 14 - B. Klassifisering av reise som arbeidsreise eller yrkesreise (lovdata.no)
Reise – Tjenestereise Reise mellom fast arbeidssted eller hjem og ikke fast arbeidssted. Reisekostnader kan dekkes trekkfritt av arbeidsgiver. Reisekostnader vil her også inkludere kostnader til reise mellom hotell og ikke fast arbeidssted.   Forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven av 26. mars 1999 nr. 14 - B. Klassifisering av reise som arbeidsreise eller yrkesreise (lovdata,no)
Skattekort

Det finnes 4 skattekorttyper:

  • Tabellkort
  • Prosentkort
  • Frikort
  • Fribeløpskort
  • Kildeskattekort
 Bestille, se eller endre skattekort (skatteetaten.no)

Skattebetalingsforskriften § 5.1.1 (lovdata.no)

 

 

Skatteetaten - Kildeskatt

Skattekort og oppholdstillatelse for utlending

 

 For å få skattekort må en utlending ha oppholds- og arbeidstillatelse. Personen må som hovedregel møte på ID-kontroll hos Skattetetaten for å få skattekort.  
Skattemessig bosted
  • Skatteetaten tar stilling til hvor en person er skattemessig  bosatt. En person som ikke er bosatt i Norge vil i noen tilfeller få trekkfritak. Trekkfritak kan for eksempel gis fordi personen ikke har skatteplikt til Norge som følge av en bestemmelse i en skatteavtale.
  • Skatteetaten tar stilling til hvor personen er skattemessig bosatt når de skal utstede skattekort eller gi trekkfritak.
  •  
  
Skatteplikt
  • Stipend er som regel en skattepliktig ytelse med unntak for godkjente og legitimerte merutgifter.
  • Skatteetaten avgjør skatteplikten.
  • Det er et vilkår for å kunne dekke merutgifter trekkfritt at det enten dreier seg om naturalytelser eller utgiftsrefusjon etter regning.
  • A-meldingen
  • Skattemeldingen
Sluttrapport

En bekreftelse på at stipendets formål er fullført og at stipendperioden er avsluttet samt en oppstilling over faktiske merkostnader i samsvar med budsjett.

 Sluttrapport (excel) Forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven § 5-15 B (lovdata.no), se § 15-11 (2)
Tildelingsbrev, bevilgningbrev, kontrakt

Begrepene brukes noe om hverandre og skal normalt gi svar på:

  • hvor pengene kommer fra
  • stipendtype
  • stipendets formål
  • stipendperiodens varighet
  • stipendbeløp
  • hvem som har fått innvilget stipendet
  • eventuelt andre betingelser knyttet til stipendet
    
Tilknytningsform

Om man er:

  • student ved UiO eller annet lærested
  • ansatt ved UiO eller annen virksomhet i inn- eller utland
  • Andre eksterne
   Stipendmottakerens tilknytningsform må være avklart før stipendutbetaling kan bestilles.
Trekkplikt, trekkfritt

Enhver virksomhet som utbetaler en trekkpliktig ytelse skal sørge for å trekke forskuddsskatt i henhold til regelverket. Hvis ytelsen/ godtgjørelsen ikke er trekkpliktig kan beløpet utbetales trekkfritt, dvs. uten forskuddstrekk/ skattetrekk.
  • A-meldingen
  • Skattemeldingen
Trygdemedlemskap Det skal trekkes trygdeavgift når en person er medlem av norsk folketrygd eller norsk trygdelovgivning etter en bilateral eller multilateral trygdeavtale.  
Utbetalende enhet

UiO får i mange tilfeller overført penger fra ulike finansieringskilder og står da ansvarlig for utbetalingen til den enkelte stipendmottaker. UiO må da påse at utbetaling skjer i henhold til regelverket.

 Noen enheter har egne nettsider om stipend, samt egne søknadsskjema.
Utgiftsgodtgjørelse Godtgjørelse etter fast sats for å dekke utgifter i forbindelse med reise. Sats kan eksempelvis være Statens reiseregulativ eller Skattedirektoratets trekkfrie forskuddssatser. Sjeldent aktuelt for stipendmottakere. Reiseregning må benyttes
Utgiftsrefusjon

Refusjon av trekkfrie kostnader.

Utgiftsrefusjon er arbeidsgivers refusjon av utgifter en ansatt har hatt i forbindelse med utførelse av arbeidet. Et eksempel på utgiftsrefusjon er der den ansatte selv leier en pendlerbolig, og får dekket kostnadene til denne av arbeidsgiver etter regning.		  

Skattebetalingsforskrift (lovdata.no):

  • se §§ 5-6-11,12 og 13 om utgiftsrefusjoner
  • se §§ 5-6-12 (7) og 13 (7) om krav om oppbevaring av dokumentasjon

Rettskilder

Trygdemedlemskap

Skatte-ABC

Skatteloven

Forskrift om utfylling og gjennomføring m.v. av skatteloven

Rapportering i a-meldingen

Økonomiregelverk i Staten

  • Økonomiregelverket i Staten (dfo.no)
    Regelverket for økonomistyring i staten, også omtalt som økonomiregelverket, er en felles instruks for departementene og de underliggende virksomhetene i statsforvaltningen. Økonomiregelverket setter blant annet krav til oppbevaringstid for regnskapsdokumentasjon.

Spørsmål?

Kontakt stipendutbetaling@admin.uio.no
 

Publisert 18. okt. 2019 11:28 - Sist endret 23. mars 2023 10:13
Del på e-post