Rutiner oppfølging

Rutine for fratredelse og sluttoppgjør toa-kontrakt

Det er ulike rutiner for fratredelse og sluttoppgjør for personer på time- og månedskontrakt. 

Fratredelse

Timekontrakt

Det er ikke nødvendig å sende inn fratredelsesskjema for timekontrakter, da det kun utbetales lønn etter timelister.
Hvis personen som skal slutte har en timekontrakt langt frem i tid, kan du sende e-post til toa-hjelp@admin.uio.no slik at seksjon for lønn kan avgrense kontrakten.
I e-posten må du skrive inn ansattnummer, seksvensnummer, siste dato for kontrakt og om det skal utbetales flere timer.

Månedskontrakt

Når en person sier opp sin stilling må du sende inn skjema for fratredelse til seksjon for lønn for å stoppe lønnen.

Sluttoppgjør

Timekontrakt

Feriepenger blir utbetalt i juni året etter opptjeningsåret automatisk. Det er kun nødvendig å sende e-post om sluttoppgjør, dersom personen ønsker å få dette utbetalt etter fratredelse. Sluttoppgjør utbetales kun hvis personen har avsluttet arbeidsforholdet ved UiO.

Send e-post til toa-hjelp@admin.uio.no hvor du bekrefter at personen har avslutt sitt arbeidsforhold ved UiO samt ansattnummer og navn.

Månedskontrakter

Når den ansatte har bedt om sluttoppgjør sender du skjema for sluttoppgjør til den ansatte. Den ansatte fyller ut, signerer og leverer det tilbake til deg. Ansvarlig leder/kontorsjef (BDM) må signere på skjemaet. Deretter sender du skjemaet på flyt til seksjon for lønn. Utbetalingen vil skje ved første hovedkjøring.

Fyll ut skjema

Skjema for personer ansatt på månedskontrakt

Send til lønnsbehandling i Websak+

Finn saksmappen til den ansatte, søkemuligheter i Websak. Hvis personen ikke har saksmappe, opprett ny saksmappe.

TOA-kontraktene har fått to saksmaler i Websak:

  1. TOA - Timekontrakter og månedskontrakter (her kan samme mal brukes siden det er samme arkivfaglige metadata. Dette er dokumenter som skal bevares for ettertiden).
  2. TOA – Oppdragskontrakter (har fått egen mal på grunn av at det ikke er samme arkivfaglige metadata som time- og månedskontrakter, disse dokumentene skal ikke bevares for ettertiden).

Timekontrakter og månedskontrakter i Websak:  

Saksmappe: Velg saksmal: «TOA – Timekontrakt og Månedskontrakt – A.d.02»

  • Tittel 1: Timekontrakt eller Månedskontrakt (Tittel 1 er Offentlig)
  • Tittel 2: Fornavn og Etternavn (Tittel 2 er skjermet av Websak)
  • Administrativ enhet: Enhet hvor kontrakt i DFØ-SAP er opprettet 
  • Sakseier: Enhet (som eier kontrakten)  
  • Tilgangskode: PB (personalsaker bilagslønn) 
  • Avskjermingskode: 3 (skjerming av tittel 2 samt avsender- og mottakerfelt)​
  • Hjemmel: Offl §13 jfr. fvl §13 – opplysninger med teieplikt  
  • Arkivdel: PERS - Personalarkiv
  • Journalenhet: PM – Universitetet i Oslo
  • Primær Ordningsverdi: A.d.02 (Ansette)
  • Sekundær ordningsverdi: nummer på ansatt (blir skjermet av Websak)

Dokument: 

  • Dokumenttype: Internt notat uten oppfølging (X-notat)  
  • Administrativ enhet: samme som på saksmappe 
  • Saksbehandler: Den som saksbehandler  
  • Dokument-tittel: «Korrigering av timekontakt toa - dd.mm.åå» eller
  • «Korrigering av månedskontakt toa - dd.mm.åå»
  • Tilgangskode: PB (personalsaker bilagslønn)  
  • Tilgangsgruppe: LØNN 
  • Hjemmel: Offl §13 jfr. fvl §13 - opplysninger med teieplikt  
  • Avsender:  
  • Dokumentdato:   
  • Godkjennes av: legg inn navn på BDM 
  • Last opp dokumentet i Websak+ ved å velge «hente fil fra disk» eller «Importer fil»
  • Send dokument på lønnsbehandling til lønnsgruppe 8 (8GR)

Oppdragskontrakt i Websak:  

Saksmappe: Velg saksmal: «TOA – Oppdragskontrakt – A.b.07»

  • Tittel 1: Oppdragskontrakt (Tittel 1 er offentlig)
  • Tittel 2: Fornavn og Etternavn (Tittel 2 er skjermet av Websak)
  • Administrativ enhet: Enhet hvor kontrakt i DFØ-SAP er opprettet 
  • Sakseier: Enhet (som eier kontrakten)  
  • Tilgangskode: PB (personalsaker bilagslønn) 
  • Avskjermingskode: 3 (skjerming av tittel 2 samt avsender- og mottakerfelt)​
  • Hjemmel: Offl §13 jfr. fvl §13 – opplysninger med teieplikt  
  • Arkivdel: SAK - Saksarkiv
  • Journalenhet: PM – Universitetet i Oslo
  • Primær Ordningsverdi: A.b.07 (betale ut lønn)
  • Sekundær ordningsverdi: Ansattnummer (blir skjermet av Websak) 

Dokument: 

  • Dokumenttype: Internt notat uten oppfølging (X-notat)
  • Administrativ enhet: samme som på saksmappe 
  • Saksbehandler: Den som er saksbehandler  
  • Dokument-tittel: «Korrigering av oppdragskontrakt toa - dd.mm.åå»  
  • Tilgangskode: PB (personalsaker bilagslønn)  
  • Tilgangsgruppe: LØNN 
  • Hjemmel: Offl §13 jfr. fvl §13 - opplysninger med teieplikt  
  • Avsender:  
  • Dokumentdato:   
  • Godkjennes av: legg inn navn på BDM 
  • Last opp dokumentet i Websak+ ved å velge «hente fil fra disk» eller «Importer fil»
  • Send dokument på lønnsbehandling til lønnsgruppe 8 (8GR)

Kontrolloppgave etter fullført lønnsbehandling​

Etter fullført lønnsbehandling finner koordinator kontrakt igjen oppgaven via egne kurver for:​

  • godkjente lønnsbehandlinger
  • avviste lønnsbehandlinger​
  • Les merknad fra Seksjon for lønn​
  • Klikk på Kontrolloppgave – lønnsbehandling​ og send den til deg selv
  • Skriv ev inn merknad om egen oppfølging avslutningsvis​
  • Klikk Send

Mer hjelp finner du her

Publisert 15. mars 2022 10:41 - Sist endret 4. mai 2026 14:01
Del på e-post