BtB: Feil og "Work arounds" i Unit4 ERP for ny versjon 1.5 (etter 31.10.2022)
| Kjente feil | Trinn | Status | Handling/Hvordan komme rundt | Utføres av rolle |
|---|---|---|---|---|
| Melding om MVA avvik i «Godkjenning innkjøpsfaktura» om leverandør ligger i leverandørgruppe 1 (Norske) og faktura er i valuta ulik NOK. | Priskontroll | Under utvikling | Faktura avvises til Regnskap. Regnskap åpner bilaget i «Registrering av inngående fakturaer» og endrer bilagsart fra EHF til Skannet faktura (I3) |
Fakturaflytoppfølger |
| Det kan virke (under analyse) som at MVA kontrollen har en svakhet om deler av bilaget er behandlet videre. | Priskontroll | Under analyse | Kan løses ved å samle bilaget i godkjenningsvinduet eller avvise til Regnskap. | Innkjøper eller Fakturaflytoppfølger |
|
Ikke mulig å gjøre et enkelt varemottak, på antall artikkel med antall 1, med delfakturering. Systemer tillater ikke å skrive en % med mer enn 2 desimaler. Avrundinger tillates ikke pga strengere kontroller på varemottak mens bilaget er i ventetabellen |
Varemottak | Under utvikling (undersøke muligheten for å utvide antall desimaler) |
1. I varemottaket kan sluttbruker avvise til Regnskap som må manuelt koble faktura mot ordrelinje 2. Endre ordre slik at artikkel endres fra antall til beløpsartikkel 3. I varemottaket kan sluttbruker endre antall og pris, slik at det går opp matematisk. F.eks. 0,3 * 4764 = 1429,20,- 4. Endre ordre slik at antallet øker, men at beløpet (antall x pris) totalt er det samme. Endre artikkel til beløpsartikkel |
Avhengig av hvilken løsning (1-4) som velges |
|
Får ikke åpnet arbeidsflytoppgave (gjelder 3 bilag i klient UL). Felles for disse er at det er skannet faktura fra utenlandsk leverandør |
Manglende varemottak og Priskontroll | Under analyse |
Før faktura forfaller må arbeidsflytmottaker kontakte Fakturaflytoppfølger og be de slette kostnadsrad(er) og opprette ny(e) (koble seg på nytt mot ordre/varemottak) og sende faktura ut på ny arbeidsflyt. |
Innkjøper og Fakturaflytoppfølger |
BtB: Feil og "Work arounds" i Unit4 ERP for gammel og ny versjon
| Kjente feil | Status | Hvordan komme rundt |
|---|---|---|
| Feilmelding ved godkjenning av innkjøpsforespørsler | Oppskrift | |
| Bruttobeløp: Bruttobeløp på innkjøpsforespørsel oppdaterer seg ikke riktig ved kontering av flere linjer samtidig. Gjelder alle typer bestillinger (katalog, ekstern katalog og fritekst) |
DFØ jobber med saken | Du kan velge å kontere en og en linje, men beløpet justerer seg når du sender innkjøpsforespørselen videre i arbeidsflyt. |
| Leveringsadresse: Land mangler som en del av leveringsadresse på bestillingsskjema |
DFØ jobber med saken | |
|
Oppgaver i oppgavelisten: |
Dersom det er øreavrundinger på faktura, hender det at systemet genererer to linjer om manglende varemottak for å balansere øredifferansen, selv om det kun er opprinnelig en linje. Åpne oppgavehandlingen og oppgaven derfra, og ikke fra oppgavelisten, så slipper du å behandle to oppgaver. | |
|
Transaksjonstekst: I forbindelse med problemer med godkjenning av en oppgave ble det avdekket at tegnene <, > og '' i feltet Transkasjonstekst skapte problemene. |
Tegnene <, > og " bør ikke brukes i feltet Transaksjonstekst | |
|
Varemottak: |
DFØ jobber med saken | Navn på bruker hentes fra feil tabell i systemet, slik at er bruker knyttet til posteringsjobb som vises, og ikke den som faktisk gjorde varemottaket |
| Vedlegg:
Det er ikke mulig å sende med flere vedlegg pr ordre. Dersom ordretypen er EHF3.0 er det kun mulig å sende med PDF-dokument. Er ordretypen PDF, kan andre format brukes. Disse leverandørene mottar p.t. EHF3.0 (dette endres stadig): Lyreco Norge AS Elvebredden Catering AS Eplehuset Norge AS VWR International AS Rett Hjem Øst AS Universal presentkort AS Dustin Norway AS Akademika AS Revvity Norge AS Merck Life Science AS Atea AS Roche Diagnostic Norge AS |
Begrensninger i system | Hvis du har behov for å sende ved flere vedlegg, bør du kopiere alle vedleggene inn i ett dokument, eventuelt sende dokumentene pr e-post til leverandør. |
|
Feil visning av koststed |
Ved kjøp fra ekstern katalog vises standard koststed knyttet til bruker når forespørsel opprettes på varelinjene, selv om et annet koststed er valgt på startsiden. Det ser altså ut til å ligge feil koststed på konteringslinjene. |
Dersom du åpner konteringsbildet for å se på konteringslinjene, vil du se at det er riktig koststed som ligger der. |
| Tekst som legges inn i feltene "Transaksjonstekst" og "Tekst til hovedbok" forsvinner av og til underveis i prosessen | Sjekk om teksten du har lagt inn er borte og eventuelt legg inn på nytt | |
| Ordrer oppdateres noen ganger ikke til status "Ferdig" når de er ferdigbehandlet, men blir stående som "Bestilt" | Manuelt avslutt ordre som er avsluttet, men som ikke har fått status "Ferdig". Dette gjøres fra bildet "Endring av innkjøpsordre, ved å velge status "Avsluttet" på hodenivå | |
| Problemer med å endre status på hodenivå til "Avsluttet" | Ved feilmelding; sjekk om det finnes noen ubehandlede fakturaer knyttet til ordren. Hvis nei, meld inn sak til innkjop@admin.uio.no for å få tilgang til endre status. Hvis ja, fakturaen må behandles før ordren kan avsluttes | |
| Problemer med godkjenning av innkjøpsforespørsel | Ved feilmelding om felter som mangler verdi - lage veiledning med bilder. 1. Åpne forespørselen fra Startsiden 2. Gå inn i konteringsbildet for linje 1 og sjekk om det ligger noen felt i arkfanen "Tillegsgsinformasjon" som ikke har verdi 3. Fyll ut tomme felt med riktig informasjon. 4. Gjenta samme prosedyre pr linje på forespørselen. 5.Send til godkjenning på nytt | |
| Dersom du velger å slette en forespørsel som er sendt til godkjenning/er på flyt, vil ikke oppgavene tilhørende forespørselen bli borte fra oppgavelisten til mottaker av forespørselen. I slike tilfeller må det sendes mail til innkjop@admin.uio.no for å få den fjernet | Forespørsel på flyt må slettes ved å åpne den fra oppgavelisten og avvise den, slik at den kommer tilbake til den som opprettet forespørselen. Når du mottar en avvist forespørse som skal slettes, avvis den enda en gang for å kunne gjøre sletting på riktig måte. Først da kan du benytte "Slette"-knappen. Da vil forespørselen forsvinne fra oppgavelisten. Hvis oppgaven er "Komplettering av anleggsinfo" må du legge inn nødvendig informasjon for å kunne godkjenne den. Legg inn kommentar i arbeidsflytloggen om at forespørsel skal slettes slik at den ikke blir godkjent ved en feiltakelse, og at kostnadsgodkjenner må avvise forespørselen | |
| Ikke mulig å slette vedlegg som er feilaktig lagt ved forespørselen | Send e-post til innkjop@admin.uio.no for å få det slettet. Eventuelt slett forespørselen og lag ny, da det må påventes noe behandlingstid før vedlegg slettes ettersom dette er en jobb DFØ må gjøre for oss |