| Aktivitet/oppgave | Ansvarlig | Kommentar | |
|---|---|---|---|
| 1. | Rekrutteringsbehov meldes inn til personal | Seksjonsleder | E-post til: humanresources@khm.uio.no |
| 2. | Fylle ut anmodningsskjema | Seksjonsleder |
Personal bistår i utfylling av skjemaet |
| 3. | Finne kandiater til de ulike komiteene i ansettelsesprosessen | Seksjonsleder | Leder starter arbeidet med å finne kandidater til de ulike komiteen så tidlig som mulig I prosessen. Ved bruk av sorteringskomite må dette stå i kunngjøringsteksten. Forslag til navn på deltagere sendes til personal |
| 4. | Utarbeide kunngjøringstekst | Seksjonsleder i samarbeid med personal | |
| 5. | Utarbeide tidsplan for hele ansettelsesprosessen | Personal i samarbeid med seksjonsleder | Tidsplanen bør inneholde tentative datoer for intervjuer og frist for komiteens arbeid |
| 6. | Saksfremlegg til styret | Personal | Personal lager saksfremlegg til styret og sender dette sammen med forslaget til kunngjøringstekst til godkjenning hos museumsdirektøren i ePhorte |
| 7. | Ferdigstille sakspapirer | Personal | Personal samler saken og oversender til lederassistent som sender ut styrepapirene en uke før styremøtet |
| 8. | Vedtak om kunngjøring | Museumsstyret | |
| 9. | Kunngjøringstekst og skjema sendes fagforeningene | Personal | 3 dagers frist for merknader. Ved krav om drøfting håndteres dette av personal. |
| 10. | Kunngjøring i Jobbnorge | Personal | Sende lenke til seksjonsleder og webansvarlig når kunngjøringen ligger på UiOs nettsider |
| 11. | Opprette tilganger til seksjonsleder i Jobbnorge | Pesonal | Personal gir opplæring i bruk av rekrutteringsverktøyet ved behov. |
| 12. | Oppnevne sakkyndig komité | Personal | Personal lager oppnevningsbrev som godkjennes av museumsdirektøren og sendes komiteen. Komiteen får publikasjoner og tilgang til Jobbnorge |
| 13. | Oppstartsmøte med komiteens leder/administrator | Personal | Personal inviterer komiteens leder/administrator til møte. |
| 14. | Orientere søkerne om sakkyndig komité | Personal | Personal sender orienteringsbrev til søkerne |
| 15. | Sakkyndig vurdering mottas fra komité | Personal | Personal kvalitetssikrer vurderingen og sender videre til museumsdirektøren for godkjenning |
| 16. | Oversende vurdering til søkerne | Personal | 14 dagers merknadsfrist |
| 17. | Merknader fra søkerne til sakkyndig vurdering. | Personal | Personal oversender merknadene til museumsdirektøren som beslutter om merknadene skal oversendes komiteen (og evt. TU sentralt) |
| 18. | Intervjukomité | Museumsdirektøren | Museumsdirektøren oppnevner intervjukomité på bakgrunn av forslag fra seksjonsleder. |
| 19. | Gjennomføre intervjuer og referanseintervjuer | Seksjonsleder/leder av intervjukomiteen | Intervjuene bør gjennomføres i løpet av 1-2 uker |
| 20. | Utarbeide intervjunotat | Seksjonsleder/leder av intervjukomiteen | Intervjunotat bør ferdigstilles senest 1 uke etter siste intervju. Ferdig notat oversendes personal. |
| 21. | Saksfremlegg til styret | Personal | Personal lager saksfremlegg til styret. Oversendes museumsdirektøren |
| 22. | Innstilling | Museumsdirektøren | Museumsdirektøren skriver innstillingen. |
| 23. | Ferdigstille sakspapirer | Personal | Personal samler saken og oversender lederassistent som sender ut sakspapirene en uke før styremøtet |
| 24. | Vedtak om ansettelse | Museumsstyret | Personal kontakter leder og informerer om vedtak samt tilbyr veiledning i forhold til fastsetting av lønn.. |
| 25. | Kontakte nyansatt | Seksjonsleder | Avklare lønn og tiltredelsestidspunkt og gi beskjed til personal. |
| 26. | Kontakt med søkerne som har vært til intervju | Seksjonsleder | Leder kontakter de søkerne som har vært til intervju og informerer om vedtak. |
| 27. | Utarbeide tilbudsbrev og arbeidsavtaler | Personal | Arbeidsavtalene godkjennes av museumsdirektøren i ePhorte |
| 28. | Signert arbeidsavtale i retur | Personal |
Oppretter personalmappe og oversender arbeidsavtalen til lønningsseksjonen |
| 29. | Informasjon til søkerne | Personal | Personal informerer alle søkerne om vedtaket og avslutter saken i Jobbnorge og ePhorte |