Integrasjonen mellom FS og Canvas tar utgangspunkt i datagrunnlaget som er registrert i FS, og utfører noen gitte operasjoner i Canvas på bakgrunn av dette.
Under finner du en oversikt over hva integrasjonen oppretter i Canvas, og hva som må til for at dette skal skje.
Dette gjør integrasjonen:
Oppretter seksjoner og rom for emner i Canvas
Integrasjonen oppretter seksjoner i Canvas. Seksjonene inneholder alle studenter og fagpersoner som er registrert på undervisningsenheten eller undervisningsaktiviten som eksporteres til Canvas. Seksjonen plasseres i Canvasrom ut i fra rommalen som er satt i FS.
Rom som opprettes fra undervisningsenhet får følgende fra FS:
- Navn som tilsvarer emnekode + kortformen av semester + feltet "Bokmål" i Emne Samlebilde, som gir navn til und.enheten
- For eksempel: UTLED4111 20V Styring og ledelse av utdanning
- Semester i Canvas som tilsvarer det som er registrert i FS
- Flerterminsemner krever at det finnes undervisningsenhet for alle terminene (1, 2, 3 osv) før emnet overføres til Canvas første gang, ellers knyttes emnet til semesteret fra und.enheten for termin 1
- En seksjon som inneholder alle studenter med innvilget og publisert opptak, og alle fagpersoner med personrolle på und.enheten
- Seksjoner fra und.aktivitene dersom disse har Eksport LMS = J og rommal ikke-rom ved første overføring til Canvas
- Seksjon fra und.enheten til følgeremnet ved felles undervisning, men bare dersom felles undervisning er registrert på følgeremnet i FS før emnet overføres første gang
- Seksjon fra vurderingsenheten, dersom vurderingskombinasjonen har Eksport LMS = J og rommal ikke-rom ved første overføring.
Rom som opprettes fra und.aktiviteter får:
- Navn som tilsvarer emnekode + kortformen av semester + tittel på undervisningsaktiviteten
- For eksempel ECON3010 20V Seminar 1
- Semester i Canvas som tilsvarer det som er registrert i FS
- En seksjon som inneholder alle studenter med partiplassering og alle fagpersoner med personrolle på und.aktiviteten
Oppretter seksjoner og rom for studieprogram, kull og klasse i FS
Integrasjonen oppretter seksjoner i Canvas. Seksjonene inneholder alle studenter og fagpersoner som er registrert på kullet eller klassen som eksporteres til Canvas. Studieprogrammet får ikke seksjon, men kan få eget rom som kan benytte kullene som seksjoner. Seksjonene plasseres i Canvasrom ut i fra rommalen som er satt i FS.
Rom som opprettes fra studieprogrammet får følgende fra FS:
- Navn som tilsvarer studieprogramkoden og studieprogramnavnet i FS
- For eksempel HFB-EURAM Europeiske språk
- Standardsemester i Canvas (ingen start- eller sluttdato)
Oppretter seksjon for studenter som kun er eksamensmeldt
For en del emner vil man kunne ta opp eksamen i en begrenset periode, dersom man har fått godkjent obligatorisk aktivitet i et tidligere semester. Dersom den aktive vurderingskombinasjonen for emnet har Eksport LMS = J, kan det opprettes seksjon og eventuelt eget rom i Canvas for disse studentene. Seksjonen inneholder studenter som kun har vurderingsmelding i emnet, og ikke er meldt til undervisningen.
Seksjonen plasseres i Canvasrom ut i fra rommalen som er satt i FS.
Oppretter Canvasbrukerkontoer for personer
Når en person overføres til Canvas for første gang, vil integrasjonen også opprette en brukerkonto for denne personen. For å få konto i Canvas automatisk må man derfor være knyttet til et emne, enten som student eller fagperson.
Brukerkontoen opprettes med:
- Personnavn fra FS (for studenter) eller SAP (for ansatte)
- Intern e-postadresse og brukernavn fra FS
- I tillegg må brukernavnet være aktivt på UiO. Dette krever at personen enten er aktiv student eller har et aktivt ansettelsesforhold hos UiO når de overføres til Canvas. Om personen hverken er ansatt eller student, må de ha en aktiv gjesteregistrering i SAP.
Dette betyr at alle de nødvendige opplysningene må finnes i FS i det personen overføres til Canvas for første gang, ellers vil det ikke bli opprettet brukerkonto.
Oppdaterer navn og andre persondetaljer i brukerkontoer
Dersom persondetaljer (brukernavn, e-postadresse, eller selve navnet) endres i FS eller SAP, vil det også oppdateres i Cerebrum. Ved en slik oppdatering vil integrasjonen oppdatere detaljene i brukerkontoen i Canvas når det kommer en endringsmelding fra Cerebrum. Dersom personen er registrert i både SAP og FS, vil dataene fra SAP benyttes. Dersom man benytter Brukerinfo for å endre visningsnavn, vil visningsnavnet også endres i Canvas.
I noen tilfeller vil oppdateringen ikke kunne gjennomføres i Canvas, for eksempel hvis personen har dobbeltbruker i Canvas, eller hvis det mangler kobling mellom personen i Canvas og FS/SAP (for eksempel hvis en fagperson er registrert med passnummer i SAP).
Om du oppdager at en person ikke har fått oppdatert navn/brukernavn/e-postadresse i Canvas, må det meldes inn til fakultetskoordinator for Canvas, som gir beskjed om retting til Seksjon for digitale tjenester.
Legger til og oppdaterer medlemskap i seksjoner/rom
Integrasjonen sørger for at det er samsvar mellom personene på emnet i FS og medlemmene i tilhørende seksjon i Canvas. Hvis det er ulikhet mellom FS og Canvas, vil seksjonen i Canvas alltid bli oppdatert til å samsvare med FS ved at personer enten legges til eller settes inaktive.
Følgende endringer i FS fører til endringer i Canvas:
- Student/faglærer legges til på en und.enhet eller und.aktivitet: Vedkommende blir lagt til på tilhørende seksjon i Canvas
- Student endrer undervisningsparti/und.aktivitet: Studenten blir satt til inaktiv i seksjonen fra den gamle und.aktiviteten, og blir lagt til i seksjonen fra den nye und.aktiviteten.
- Student trekker sin undervisningsmelding: Vedkommende blir satt inaktiv på alle seksjoner tilhørende emnet i Canvas.
- Personrolle (faglærer/studiekonsulent) slettes fra und.enhet eller und.aktivitet: Personen settes som inaktiv i tilhørende seksjon i Canvas.
Dette gjør integrasjonen ikke:
Oppdaterer romstruktur i Canvas for eksisterende rom
Når en seksjon blir opprettet i Canvas, blir den lagt i rom tilsvarende det som var registrert i FS i det øyeblikket overføringen ble gjort (eget rom, fellesrom, heisemnerom og så videre). Dersom man endrer rommal i FS i etterkant, vil integrasjonen ikke flytte på seksjonen. Ved behov må man derfor manuelt kryssliste seksjonen for å oppnå ønsket struktur.
Sletter brukere
Integrasjonen sletter ikke brukere i Canvas. Dersom noen ønsker å få sin bruker slettet, må man derfor melde dette inn til fakultetskoordinator for Canvas, som gir beskjed om sletting til Seksjon for digitale tjenester.
Merk at brukere mister tilgangen til sin Canvasbruker når de ikke lenger har en aktiv tilknytning til UiO:
- Ansatte regnes som inaktive i det arbeidskontrakten i SAP utløper
- Studenter regnes som inaktive 180 dager etter at de har avsluttet studiene