Om kontoroller
Kontoroller (superbrukerroller/adminroller) gir rettigheter på en hel underkonto, samt alle rom som hører til under denne kontoen. De fleste kontorollene legges til på underkontoen på et fakultet eller institutt. Kun ansatte i sentraladministrasjonen, LINK og IT-avdelingen har mulighet til å få kontorolle på rotnivå.
Kontoroller på underkontonivå kan aldri:
- opptre som, eller redigere detaljer for brukere på sin underkonto
- importere eller redigere SIS-data (altså data fra Cerebrum og FS)
- administrere utviklernøkler (developer keys)
- opprette eller endre semestre i Canvas
Hvordan legge til og fjerne kontoroller
Personer som skal ha kontoroller må meldes inn av fakultetskoordinatoren i et nettskjema (nettskjema.no, krever innlogging).
Fakultetskoordinatoren må gi beskjed til canvas-hjelp@admin.uio.no om personer som ikke lenger skal ha kontoroller, for eksempel etter endt arbeidsforhold, eller etter at man endrer arbeidssted eller -oppgaver.
UiO tar en årlig gjennomgang av alle kontoroller. Fakultetskoordinator får en liste over alle kontoroller på fakultetet og instituttene og gir beskjed til Canvas-kjerneteamet hvis noen skal fjernes eller får endret tilgangsnivå.
Tilganger basert på behov
Generelt skal tilgangsstyring gi ansatte tilgang til nødvendige funksjoner, innhold og personopplysninger ut fra tjenstlig behov og samtidig hindre uautorisert bruk og uberettiget innsyn i opplysninger.
Valget av kontorollen en person får i Canvas må derfor være basert på behov. I UiOs Canvas er det definerte nivåer av tilgang for kontorollebrukere.
Nivå 1 - kun innsyn
1.1 Innsyn i innholdet
Behovet er ansatte som kun trenger å se på innholdet i Canvasrom, men ikke personopplysninger om studenter og ansatte på rommet og kan ikke gjøre noen endringer til rommene. Dette nivået passer til for eksempel faglige ledere på fakultet eller institutt.
Denne rollen heter Innsyn 1 (tidligere navn var Innsyn-enhet).
Innsyn 1-rollen kan:
- Se:
- listen over Canvasrom på egen og underliggende konto
- det faglige innholdet i rommene (sider, moduler, filer, og oppgavetekster for innleveringer og tester)
- rominnstillinger
- Allys rapport på underkontoen (uio.instructure.com)
1.2 Innsyn i innholdet inkl. personopplysninger
Behovet er tilgang til både innhold og personopplysninger i Canvasrom, men kan ikke gjøre noen endringer til rommene. Nivået passer til ansatte på fakultet eller institutt som har kontakt med studenter og trenger innsyn i studentenes Canvasrom, men skal ikke administrere rommene selv. For eksempel ansatte som jobber hos infosenteret, administrativ ledelse, eller som veiledere, rådgivere, osv.
Denne rollen heter Innsyn 2 (tidligere navn var Studieinfo).
Innsyn 2-rollen kan:
- Se:
- listen over Canvasrom på egen og underliggende konto
- det faglige innholdet i rommene (sider, moduler, filer, og oppgavetekster for innleveringer og tester)
- rominnstillinger
- personlisten i rommene
- Allys rapport på underkontoen (uio.instructure.com)
1.3 Innsyn i innhold og statistikk
Behovet er ansatte som trenger å se det faglige innholdet og statistikk/analyser i Canvasrom, men ikke personlisten i rommet. Rollen gir heller ikke tilgang til å gjøre noen endringer i rommene. Dette nivået passer til for eksempel faglige ledere på fakultet eller institutt.
Dersom noen av Canvasrommene benytter funksjonen Nye Analyser/New Analytics, vil denne rollen også gi tilgang til statistikk over studentenes bruk av Canvasrommet, bl.a. antall innlogginger. Derfor må faglig ansatte signere en taushetserklæring før de tildeles rollen (nettskjema.no, krever innlogging).
Denne rollen heter Innsyn 3.
Innsyn 3-rollen kan:
- Se:
- listen over Canvasrom på egen og underliggende konto
- det faglige innholdet i rommene (sider, moduler, filer, og oppgavetekster for innleveringer og tester)
- rominnstillinger
- statistikk i Canvasrom på egen og underliggende konto
- Allys rapport på underkontoen (uio.instructure.com)
Nivå 2 - administrering av Canvasrom
2.1 Studentmedarbeider
Behovet passer for studentmedarbeidere på fakultet eller institutt som aktivt modererer Canvasrom (lager og redigerer innhold), men skal ikke administrere rom eller romdeltakere eller ha tilgang til studentinnleveringer og resultater. Denne rollen gir rettigheter for å lage og endre innhold og moderere diskusjoner i Canvasrom, for eksempel studentmedarbeidere med ansvar for retting av uu-feil.
Det er ikke mening at studentmedarbeidere på infosentre, faglig eller andre administrativt ansatte får denne rollen. NB! De studentmedarbeiderne som trenger denne rollen må signere en taushetserklæring før de tildeles rollen (nettskjema.no, krever innlogging).
Denne rollen heter Studentmedarbeider.
Studentmedarbeider-rollen kan:
- Legge til, endre og slette:
- rominnhold (sider, moduler, diskusjoner, osv.)
- Se: romdeltakere og innhold for alle Canvasrom på egen og underliggende kontoer, og Allys rapport på underkontoen (uio.instructure.com)
2.2 Administrasjon av Canvasrom
Behovet passer for de fleste administrativt ansatte på fakultet eller institutt som aktivt administrerer flere Canvasrom (oppretting, flytting, krysslisting, rominnstillinger, blueprintrom, rommaler, lager innhold, administrerer oppgaver, osv.), men som ikke skal/vil/kan være synlig i personlisten på rommene. Denne rollen gir rettigheter for å utføre vanlige studieadministrative oppgaver i Canvasrom, og den brukes ofte som alternativ til personroller i FS for studiekonsulenter.
Det er sjeldent at faglig ansatte får denne rollen, men hvis det er et behov for flere rettigheter vil det vurderes og vedkommende må signere en taushetserklæring før de tildeles rollen (nettskjema.no, krever innlogging).
Denne rollen heter Administrator (tidligere navn var Studiekonsulent-enhet).
Administrator-rollen kan:
- Legge til, endre og slette:
- blueprintrom
- kalenderhendelser
- alle Canvasrom på egen og underliggende kontoer
- rominnhold (sider, moduler, diskusjoner, osv.)
- rubrikker
- Administrere:
- publisere/avpublisere rom
- rom og seksjoner
- standardmaler
- manuelt legge til og fjerne brukere i rom
- levere oppgaver på vegne av studenter i rommene
- Se: romdeltakere og innhold for alle Canvasrom på egen og underliggende kontoer, og Allys rapport på underkontoen (uio.instructure.com)
2.3 Administrasjon av Canvasrom med koordinerende ansvar
Denne rollen heter Superbruker (tidligere navn var Superbruker-institutt) og er ment å brukes for de lokale superbrukerene og deres varaer på hver enhet, og har samme rettigheter som Administrator.
Nivå 3 - utvidede rettigheter på underkonto
Rollen Fakultetskoordinator (tidligere navn var FK) er forbeholdt fakultetskoordinator (maks 2-3 personer) på fakultetet, som har det overordnede ansvaret for Canvas ved sitt fakultet. Rollen har utvidete rettigheter på den underkontoen den tilhører, samt alle underkontoer under denne.
Fakultetskoordinator-rollen kan:
- Legge til, endre og slette:
- blueprintrom
- kalenderhendelser
- alle Canvasrom på egen og underliggende kontoer
- rominnhold (sider, moduler, diskusjoner, osv.)
- rubrikker
- globale kunngjøringer
- læringsutbytte (learning outcomes)
- Administrere:
- publisere/avpublisere rom
- rom og seksjoner
- standardmaler
- manuelt legge til og fjerne brukere i rom
- levere oppgaver på vegne av studenter i rommene
- feature options for egen underkonto
- Se: Analyser (Analytics) og SIS-data (SIS-ID for rom og seksjoner), og Allys rapport på underkontoen (uio.instructure.com)
Nivå 4 - tekniske roller
Noen kontoroller i Canvas er utviklet for å gi avgrenset tilgang for tekniske formål. Ansatte i SADM, LINK og USIT har behov for ulike tekniske roller som er nødvendig for drift, vedlikehold og utvikling av integrasjoner og tredjepartsverktøy (LTI). EngageLab ved UV har også ansatte som utvikler egne LTIer i Canvas, og har slike roller på egen underkonto. Enkelte LTIer installert i Canvas krever en slik kontorolle. Noen tekniske roller gir tilgang til personopplysninger i rom, etter spesifikke behov. Systemeier for Canvas vurderer behov for tilgang til personopplysninger i hvert enkelt tilfelle.
Nivå 5 - rotadmin
Denne rollen heter Account Admin og er en toppadministratorrolle som er forbeholdt noen få ansatte i sentraladministrasjonen, LINK og IT-avdelingen. Rollen tilgang til alt innhold og har alle rettigheter i Canvas, på alle underkontoer, og noen rettigheter er forbeholdt denne rollen. Rollen tildeler kontoroller og oppretter nye brukere manuelt hvis ikke personen kan overføres til Canvas via FS-registreringer.
Kun Account Admin kan:
- Administrere tillatelser for rom- og kontoroller
- Administrere tilgang til Canvas Data Portal
- Administrere utviklernøkler (developer keys)
- Installere og avinstallere LTIer
- Legge til og fjerne kontoroller i Canvas
- Oppretter nye brukere i Canvas (hvis ikke personen kan/skal overføres til Canvasrom via FS-registreringer)
Oversikt over alle rettigheter for kontoroller
Instructure har en veiledning (canvaslms.com, på engelsk) med oversikt over alle rettigheter for kontoroller.