STAPLAN-filer
Admin og ledelse oppdaterer bakgrunnsdokumenter. Emneansvarlig har ansvar for emnefiler. Filene skal fylles inn, men ingen må endre på navn på filene eller endre navn, flytte eller slette rader og kolonner.
| Dokument | Beskrivelse | Hvem? Rolle og navn | Frist |
|---|---|---|---|
| Emnefiler | Rutinebeskrivelse for registrering i emner
| Emneansvarlige/ faggruppeledere | 30.juni / 31.des |
Rutine for å opprette nye emnefiler:
| Studiekoordinator Elin Arntzen (Programrådssekretærene må gi informasjon om nye emner.) | Oppdateres ved fortløpende ved endringer (normalt etter programråds-møter.) | |
| Faggrupper | Oversikt over hvilke emne faggruppene har ansvar for. (Faggruppe-tilhørighet er registrert i Stab-filen.) | Studiekoordinator Elin Arntzen (Programlederne får beskjed om å sjekke filen.) | Oppdateres ved fortløpende ved endringer |
| Timeregnskap | De relevante filene heter timeregnskap_YYYY_Semester.xml og lastes ned fra Aura. I AURA går man på hovedmenyen Rapporter og velger Timeregnskap. Der kan man velge semester og eksterne kontrakter. Velg Nei på å inkludere eksterne kontrakter. Trykk på “Vis timeregnskap” og vent til siden lastes. På den neste siden kommer hele timeregnskapet. Trykk på “Last ned” helt nederst på siden for å laste ned innholdet som XML. Gi filen navn i henhold til standarden. Eksempelvis er korrekt navn for timeregnskapet for våren 2025 timeregnskap_2025_vår.xml. | XX | 30.juni / 31.des |
| Oversikt over alle ISV-ansatte med plikt. Info om hvordan oppdatere fil:
| Instituttleder Elin Haugsgjerd Allern | Oppdateres ved endringer. |
| Stab_xlsx | Fil genert av systemet, trenger ikke vedlikehold. | Ingen | n/a |
| Verv | Verv og roller ved ISV som er relevante for timeregnskapet. Verv.xlsx er en fil med navn, semester og antall timer. Eksterne verv og roller skal inn i fila "Ekstra" | Personalansvarlig Elin Haugsgjerd Allern | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Forskingsterminer | Planlagt forskningsterminer dokumenteres i filen Forskningstermin.xlsx. Matrisen har navn i første kolonne og så enkeltkolonner for hvert semester. Tallverdien i rutene angir andel av termin vedkommende har forskningsfri. | Personalansvarlig Elin Haugsgjerd Allern | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Norskkurs | Norskkurs.xlsx er en liste over planlagte norskkurs, med navn, semester og antall timer. | Personalansvarlig Elin Haugsgjerd Allern | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Uniped | Uniped.xlsx er en liste over planlagte uniped-kurs, med navn, semester og antall timer. | Personalansvarlig Elin Haugsgjerd Allern (faste ansatte) og Tobias Bach (postdoktorer) | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Ekstra | Ekstra.xlsx er for elementer som ikke hører hjemme noe annet sted, som for eksempel permisjoner, sykemeldinger, ekstraordinære tiltak osv. | Personalansvarlig og kontorsjef Elin Haugsgjerd Allern (faste ansatte), Tobias Bach (postdok.), Robert Huseby (stipendiat + vit.ass) | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Utenlandsopphold | En egen fil for utenlandsopphold for stipendiater, Utenlandsopphold.xlsx. Arbeidsplikten reduseres for hvert semester en stipendiat er utenlands. Filen inneholder navn, semester og antall timer. | Personalansvarlig Robert Huseby | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Undervisningsplan | Undervisningsplan.xlsx inneholder undervisningsplanen, eller oversikten over hvilke fag som skal gå hvilke semestre. | Studiekoordinator Elin Arntzen | Innen en uke etter undervisningsplan er vedtatt |
| Eksterne_undervisere | Studiekoordinator innhenter informasjon fra timeplanleggerne. Inneholder navn på eksterne undervisere, referert til som “Eksterne” i STAPLAN | Studiekoordinator Elin Arntzen | I forkant av koordineringsmøte (?) |
| Undervisingsassistenter | Studiekoordinator innhenter informasjon fra timeplanleggerne. Inneholder navn på studenter som brukes i undervisningen, referert til som “Student” i STAPLAN | Studiekoordinator Elin Arntzen | I forkant av koordineringsmøte (?) |
| Oversikt over interne og eksterne veiledere til ph.d-kandidater tilknyttet ISV. [Legg inn nærmere beskrivelse.] | Ph.d-koordinator Mari Eidstuen | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Veiledning_MA | Veiledning_MA.xlsx henter rådata fra nettskjema hvor studentene søker om veileder og oppdaterer manuelt etter hvert som veiledere og ev. biveileder (%) avklares. Legger videre inn navn student og navn veileder (og ev. %) i Aura og det xlsx dokumentet som skal "snakke med" R. Eksterne veiledere veiledere er markert med sin institusjon i parantes. | Koordinator for veiledning MA Monika Birkeland | Oppdateres kun en gang i året. |
| Budsjettert frikjøpsandel_Eksport fra Unit 4 | Planlagte og finansierte frikjøp i henhold til budsjettene for innvilgede prosjekter. Basert på en rapport fra Unit4 som eksporteres av Forskningsadministrasjonen eller prosjektøkonom. Inneholder kun frikjøp finansiert av eksterne prosjekter. * NB! Midlertidig ansatte med frikjøp vs lønn via prosjekt. | Forskingsrådgiver Christian Lehne | I forkant av koordineringsmøte (1.sept) |
| Emner_ekstra_uttelling | Emner med annen uttelling enn vanlig sats. | Studiekoordinator Elin Arntzen | Oppdateres ved endringer. |
| Sensuroppgaver_per_emne | Oversikt over eksamensform på alle emner. | Studiekoordinator Elin Arntzen | Oppdateres ved endringer. |
| Satser | Hentet fra SV-fakultetes nettside om timeregnskap | Studiekoordinator Elin Arntzen | Oppdateres ved endringer. |
| Stab_generelt | Oversikt over ansattkategorier | Studiekoordinator Elin Arntzen | Oppdateres ved endringer. |
| Plikt | Oversikt over plikt for ansattkategorier. | Studiekoordinator Elin Arntzen | Oppdateres ved endringer. |
Meir informasjon om filer
Stab- filer
Stabslisten blir generert ut fra 5 ulike filer:
Stab-ISV.xlsx inneholder navn på alle ansatte, referert til som “Intern” i STAPLAN
Undervisningsassistenter.xlsx inneholder navn på studenter som brukes i undervisningen, referert til som “Student” i STAPLAN
Eksterne_undervisere.xlsx inneholder navn på eksterne undervisere, referert til som “Eksterne” i STAPLAN
Stab_generelt.xlsx inneholder generiske termer for bruk i planleggingen, og er referert til som “Generisk” i STAPLAN
Rutine for studieadmin
Egen studieadmin-rutine for disse filene?
kan denne forenkles? | Fil fra FS. | Studiekoordinator: Innhenter informasjon om endringar fra programråds-sekretærer. | Oppdateres ved endringar. |
| Emner_ekstra_uttelling | Emner med annen uttelling enn vanlig sats. | Studiekoordinator | Oppdateres ved endringer. |
| Sensuroppgaver_per_emne | Oversikt over eksamensform på alle emner. | Studiekoordinator | Oppdateres ved endringer. |
| Undervisningsplan | Undervisningsplan.xlsx inneholder undervisningsplanen, eller oversikten over hvilke fag som skal gå hvilke semestre. | Studiekoordinator | 25.februar |
| Eksterne_undervisere | Studiekoordinator innhenter informasjon fra timeplanleggerne. Inneholder navn på eksterne undervisere, referert til som “Eksterne” i STAPLAN | Studiekoordinator | ?? Spørs på formålet? |
| Undervisingsassistenter | Studiekoordinator innhenter informasjon fra timeplanleggerne. Inneholder navn på studenter som brukes i undervisningen, referert til som “Student” i STAPLAN | Studiekoordinator | Samme som over. |