Arbeidsfordeling
Økonomimedarbeidere ved enhetene håndterer alle sine EVU-fakturaer og registrerer dem i økonomisystemet DFØ Unit4. På denne måten blir det enhetlig praksis for fakturering mellom kursdeltakerne som betaler selv og de som får kursavgiften betalt av arbeidsgiver.
Kursdeltakere som skal betale semesteravgift gjør det selv på vanlig måte via Studentweb. Studieavdelingen har ikke anbefaling for hvordan semesteravgift skal faktureres for kursdeltakere som skal få den betalt av andre enn seg selv (for eksempel arbeidsgiver).
Dersom studentene på et viderutdanningsemne skal semesterregistres i FS manuelt, meld fra på e-post til lokalopptak@admin.uio.no. Inkludér emnekode. Er det etter den vanlige fristen for betaling av semesteravgift, 1. februar/1. september, og studentene skal betale semesteravgift, skriv "semesteravgift" i emnefeltet. For kurs der det er gitt fritak for semesteravgift, skriv "registrering" i emnefeltet.
Begrunnelse for arbeidsfordelingen
UiO trenger en enhetlig praksis for fakturering av EVU-tilbud, enten kursdeltakerne betaler kursavgiften selv eller får den betalt av arbeidsgiver. Studieavdelingen undersøkte i mars 2022 og fant at FS ikke er egnet til fakturering av EVU-tilbud, da FS ikke støtter utsending av faktura via elektronisk handelsformat (EHF). I mange tilfeller vil betaleren være et offentlig foretak, og offentlige foretak er pålagt å betale fakturaer via EHF.
Bakgrunn for arbeidsfordelingen
Studieavdelingen (SADM) undersøkte i 2021 om modulen Etterutdanning (EVU) i Felles studentsystem (FS) og den tilhørende søknadsapplikasjonen EVU-web kunne bidra til å forenkle rutinene rundt opptak til EVU-tilbud. Konklusjonen var positiv, og SADM informerte fakultetene i FS Nyhetsbrev 1 i 2022: Utvider bruken av EVU-web.
Undersøkelsen tok imidlertid ikke for seg om fakturering skulle eller kunne foregå via FS og EVU-web. Rapporten konkluderte med behov for en fase 2 og 3 for å finne ut om FS var egnet for fakturering av EVU-tilbud. Se evalueringsrapporten Innføring av EVU-web ved UiO side 7-9.
SADM bruker FS til å opprette fakturaer til studenter, f.eks. semesteravgiftsfakturaer. Studenten logger selv på Studentweb og henter ut fakturaopplysningene, inkludert KID-nummer.
Ved EVU-tilbud er det imidlertid ofte arbeidsgiver som skal betale kursavgiften. Da er det ofte ikke tilstrekkelig for den som skal betale at kursdeltakeren har hentet ut fakturen i EVU-web eller Studentweb. I mange tilfeller vil betaleren være et offentlig foretak. Offentlige foretak er pålagt å betale fakturaer via EHF. En helhetlig faktureringsløsning er dermed avhengig av EHF, og FS viste seg således ikke egnet.
Kontaktpunkter - studieadministrasjon og økonomi
- For studieadministrative spørsmål, kontakt Studieavdelingen på lokalopptak@admin.uio.no.
- For økonomispørsmål, se Brukerstøtte økonomi og lønn.