I juni/november forbereder Seksjon for studiekvalitet (SK) FS for neste runde med UT-opptak. SK kopierer UT-opptaket fra forrige tilsvarende opptak (f.eks. HØST 2024 kopieres fra HØST 2023) og dette er utgangspunktet for listene som skal gjennomgås før Søknadsweb åpner. Særlig viktig er det at utveksling@uio.no beskjed om nye avtaler som trenger gyldig søknadsalternativ.
Det finnes to ulike fremgangsmåter i FS for å se hvilke søknadsalternativer som ligger klar for publisering:
Å gå via 'Opptakstudieprogram samlebilde' er en hensiktsmessig hvis du kun skal sjekke ett søknadsalternativ.
1. Opptak samlebilde
1. Gå inn i Opptaksmodulen> gå til Bilder-menyen øverst på verktøylinjen> velg Opptak> Opptak samlebilde.
2. Sett inn riktig UT-opptak og termin i feltene "Opptakstype" og "År-Termin" > 'Enter'
3. Trykk på fanen "Opptakstudieprogram" i underbildet om det ikke kommer frem automatisk
4. Sett markøren i underbildet. Gå så opp til verktøylinja og trykk på diskettikonet. Lagre som Excel-fil
5. Søknadsalternativene som fremkommer i Excel- oversikten er avtalene som vil bli publisert på Søknadsweb.
6. Seksjon for studiekvalitet må få beskjed om avtaler som av ulike grunner ikke skal publiseres for gjeldende semester, slik at disse kan tas bort. Gi i så fall beskjed til utveksling@uio.no og oppgi avtaleid, ev. institusjonsnummer og studietypenr.
Tilsvarende må SK også få beskjed dersom det er søknadsalternativer som skal publiseres (f.eks. nye avtaler).
2. Opptakstudieprogram samlebilde
1. Gå inn i Opptaksmodulen> gå til Bilder-menyen øverst på verktøylinjen> velg Studieprogram/Kvote> Opptakstudieprogram samlebilde.
.png)
2. Åpne hele overbildet ved å trykke på knappen i høyre hjørne (markert med rød pil i bildet over).
.png)
3. Skriv inn relevant opptak under 'Opptakstype' og din enhets stedkode i feltet 'Internt sted' litt lengre ned på siden, og trykk 'Enter'. Du har nå hentet frem alle enhetens søknadsalternativer og bla deg gjennom disse. Sett N i 'Innstilt* får å få frem de søknadsalternativene som har vært aktive i løpet av de siste par opptakene.
4. Søknadsalternativene som ligger klar for publisering ligger med utfylte felt "Publisér Søknadsweb" = J og "Innstilt" = N + Gyldig opptakstermin:
4. Om søknadsalternativet har rett opptakstermin ser du ved å åpne/klikke på underbildet "Opptakstermin". Da får du opp bildet under:
3. Kontroll av ett søknadsalternativ
Hvis du kun skal sjekke om ett alternativ ligger klart for publisering i Søknadsweb, er dette en anbefalt fremgangsmåte:
1. Slå opp avtalen i Opptakstudieprogram samlebilde ved 1) slå opp avtalen på institusjonsnr+ studietypenr eller 2) Avtaleid. For å skrive inn avtaleid åpner du hele bildet i Opptak studieprogram samlebilde. Her finner du et felt for avtaleid.
2. Skriv inn avtaleid og trykk 'Enter'. Da får du opp bildet under:
3. Søknadsalternativ som skal publiseres på Søknadsweb må ligge inne med utfylte felt "Publisér Søknadsweb" = J og "Innstilt" = N.
4. Søknadsalternativet må også stå med rett 'Opptakstermin' for å bli publisert. Dette ser du ved å åpne/klikke på underbildet 'Opptakstermin'. Da får du opp bildet under:
5. Et søknadsalternativ kan ligge riktig med J og N i overbildet, men ikke være oppdatert med rett Opptakstermin. Da vil ikke Søknadsalternativet blir publisert. Gi beskjed til SK via utveksling@uio.no om avtaler skal publiseres/avpubliseres. Husk avtaleid, evnt. instnr. + studietypenr. på søknadsalternativene det gjelder.