I vår strategi 2030, har vi som ambisjon at UiO skal være en nyskapende organisasjon og et attraktivt arbeids- og studiested. To av ambisjonene våre er å
- ta i bruk nyskapende organisasjons-, arbeids- og læringsformer med effektiv utnyttelse av digitale ressurser
- gi ansatte og studenter bedre muligheter for profesjonell og faglig utvikling, og bedre muligheter til å møte endringer i teknologi, samfunn og arbeidsliv
En måte vi kan støtte opp under disse ambisjonene, er gjennom å etablere prosessteam som jobber kontinuerlig med å sikre kvalitet i tjenestene våre.
Skape helhetlige og brukervennlige tjenester
UiO har en rekke tjenester rettet mot ansatte og studenter. Eksempler på tjenester kan være onboarding av ansatte, tilrettelegging av eksamen eller søknad om permisjon.
En tjeneste kan være støttet av en eller flere arbeidsprosesser som gjøres på «baksiden» av tjenesten. Innenfor tjenesten onboarding kan det f.eks. være arbeidsprosesser knyttet til kontraktsinngåelse, tilrettelegging av arbeidsplass og opplæring av nyansatte.
For at tjenestene skal oppleves som gode, må de være helhetlige og brukervennlige. Det vil si at de ulike prosessene som støtter tjenestene henger godt sammen og ikke går i beina på hverandre. Videre må tilstøtende tjenester harmonisere med hverandre for å sikre gode brukeropplevelser.
Dersom vi ikke lykkes med dette, vil studenter og ansatte gjerne oppleve tjenestene som knotete og ineffektive. Hvis brukerne våre bruker unødvendig lang tid på å løse oppgaver, er det uheldig både mtp ressursbruk og omdømme.
Ved å effektivisere og forbedre administrative prosesser, frigjør vi tid til viktigere og mer meningsfulle oppgaver, som forskning og utdanning. Samtidig vil administrativt ansatte oppleve å jobbe mer hensiktsmessig.
Felles administrative prosesser øker kvaliteten i tjenestene
I dag er det en del ulik praksis i de administrative prosessene som gjennomføres rundt om i organisasjonen. Det er imidlertid store fordeler ved å harmonisere måtene vi jobber på og skape felles administrative prosesser:
- Et grundig og helhetlig arbeid med å forbedre en prosess, sikrer god kvalitet i tjenesten hvor beste praksis kan legge føringer for hvordan vi organiserer prosessen på tvers av universitetet.
- Med tydeligere rolle- og ansvarsfordeling og tilrettelagt kompetanseheving, kan vi oppnå bedre arbeidsflyt, mindre saksbehandlingsfeil og bedre kvalitetssikring av prosessen.
- Felles praksis og rutiner gir oss større potensiale for å digitalisere og automatisere hele eller deler av tjenestene våre.
- Ved å gjenbruke data kan vi unngå dobbeltarbeid og ekstra byråkrati.
- Når vi har felles tjenester, skaper vi forutsigbarhet ved at saksbehandlingen er lik uansett hvor i organisasjonen den gjøres. Vi sikrer også at vi oppfyller de nødvendige lovkravene.
Prosjekt UiO Prosessforbedring og Tjenesteutviklingsteamet
Prosjektet UiO Prosessforbedring startet opp i januar 2025. Gjennom å innføre en felles metodikk for prosessforbedring, skal prosjektet legge til rette for økt fokus på tjenesteutvikling og kontinuerlig prosessforbedring ved UiO.
Opprettelsen av Tjenesteutviklingsteamet er et av tiltakene prosjektet har iverksatt for å støtte UiO i overgangen til å bli en mer tjenesteorientert organisasjon.
Tjenesteutviklingsteamet skal bistå med kompetanseheving og veiledning av ansatte, og bistår aktivt prosessteamene i forbedringsarbeidet.
Bruk av tjenestedesign som metode
Offentlig sektor har i økende grad benyttet tjenestedesign som tilnærming for å forbedre prosesser og tjenester.
Tjenestedesign er spesielt egnet for å møte komplekse problemstillinger med innovative løsninger hvor brukerens behov står i sentrum.