Kurs eller konferanse?
Nærmere om vurderinger om et arrangement kan regnes som kurs (unntatt MVA) eller konferanse (MVA-pliktig) - se kurs og konferanser.
Prisfastsettelse
Konferanser skal være fullfinansiert av eksterne midler. Det er derfor ikke anledning å budsjettere med egenandel for å kunne tilby lavere pris til deltakeren.
Kunnskapsdepartementets veiledende tabell til BOA-reglementet definerer konferanseavgift som «andre inntekter – salgsinntekter». Videre følger det av tabellen at;
«for salg skal kunden(e) dekke alle direkte og indirekte kostnader som aktiviteten fører med seg og det skal beregnes en rimelig fortjeneste, jfr. EØS-regelverket som skal hindre ulovlig konkurransevridende offentlig støtte».
Dette betyr at en konferanse ikke må prosjektstyres i henhold til BOA-reglementet, men at den kan det hvis ønskelig. Hvis en konferanse håndteres som eget prosjekt skal prosjektet kategoriseres som oppdrag. Konferanser kan også arrangeres som del av et bidragsprosjekt, men dette påvirker ikke avgiftsplikten og prisfastsettelsen/mulighet for egenandel for konferanseaktiviteten isolert sett. Budsjettmalen håndterer konferansen som en isolert aktivitet.
Eksterne tilskudd til konferansen
En konferanse kan likevel motta tilskudd slik at pris til deltaker blir lavere. Her må det skilles mellom rene en-veis-tilskudd, typisk fra NFR eller fra et departement, og andre tilskudd. Bare når tilskuddet er uten motytelse fra UiO er tilskuddet avgiftsfritt. Andre tilskudd hvor tilskuddsgiver eksempelvis mottar et visst antall gratisplasser, skal faktureres med påslag av MVA. Det samme gjelder for sponsorinntekter. Sponsing av konferanser medfører ofte at sponsor gis anledning til å eksponere seg på konferansen, f.eks. med egne stands eller bannere med logo. Dermed blir sponsormidlene i realiteten en betaling for en «reklametjeneste» som også er avgiftspliktig.
Fradragsrett på kostnader til konferansen
Fradragsretten er for UiO begrenset til varer og tjenester som selges videre. Det betyr at det ikke er et en-til-en-forhold mellom den MVA som kreves inn på inntekter og retten til fradrag for MVA på utgifter.
Det er f.eks. fradragsrett for inngående MVA på rekvisita og hand-outs som leveres deltakere. Eksterne foredragsholdere eller speakere som fakturerer med MVA kan også gi fradragsrett. Unntaket er hvis det også er interne ikke-betalende deltakere. Hvis denne andelen overskrider 5 % av totalt antall deltakere er det ikke fradragsrett for denne utgiften. Grunnen til det er at UiO ikke kan gjøre et forholdsmessig fradrag for MVA. Enten selges foredragsholderens innhold direkte videre til betalende deltakere eller så er det kun et delvis videresalg som ikke gir rett til fradrag for MVA.
Leie av lokaler en type kostnad som ikke selges videre og derfor heller ikke gir rett til fradrag for MVA.
3. parts-leveranser
Andre leveranser som gjøres i forbindelse med konferanser er ofte hotellovernatting, bespisning, guidede turer, konserter ol.
Disse utgiftene er det ikke mulig å føre fradrag for MVA på, siden slike anskaffelser ikke er direkte relatert til selve konferansearrangementet.
I tilfeller hvor universitetet gjør utlegg for hotellovernatting, bespisning og guidede turer og lignende skal disse utgiftene i stedet kreves tilbake fra deltakerne uten ekstra påslag av MVA.
Eks. UiO betaler regningen for 3.parts-leveransene (inkl. MVA) og krever utlegget i sin helhet tilbake fra deltakerne, uten ekstra påslag av MVA.
Det er ikke anledning til å budsjettere med noe overskudd på slike utlegg. Derimot kan eksterne tilskudd også her nedskrive det beløpet som kreves tilbake fra deltakeren.
Ps. Det er vanlig at en kan oppnå grupperabatter også hvis deltakerne betaler for hotellovernatting direkte til hotellet, gjerne på bakgrunn i en felles referanse. Dette vil ofte gi et betydelig enklere regnskap for konferansen.
Budsjettmal for konferanser
Budsjettmal med veileder gir informasjon. Bruk budsjettmal for flere søknadstyper. Velg - oppdrag - konferansebudsjett.