Brev til journalføring
Dette søket fanger opp inngående og utgående brev med status E, S og M. Skal gjennomgås daglig.
Søk på status S
Journalføringsdato på disse blir satt til den datoen saksbehandler har importert dem, ikke til datoen der status endres fra S til J. Det er derfor viktig å journalføre disse samme uke som importen skjer, slik at de kommer med på offentlig journal som normalt. Skal gjennomgås daglig.
Søk på status M
Denne statusen får journalpostene når arkivaren skanner inn dokumentene eller skanner over eksisterende fil. Dersom man får treff i dette søket har arkivaren glemt å endre status til J etter kvalitetssikring av journalposten. Skal gjennomgås daglig.
Søkene Brev til journalføring og Notater til journalføring gir også treff på journalposter med status S og M, men disse to er skilt ut og fanger opp (Y-notater) i tillegg fordi det er viktig å være à jour med journalføring av disse statusene.
Notater til journalføring
Søket fanger opp notater med status E, F, S og M. Skal gjennomgås daglig.
Y - dokumenter til journalføring
Søket fanger opp y- dokumenter med status E, F, S og M. Skal gjennomgås daglig. Denne dokumenttypen benyttes til ikke-arkivverdig dokumentasjon.
Gamle U med status F - til journalføring
Dersom søket gir treff etter 28. februar 2017 må saksbehandler kontaktes for å avklare om brevet skulle vært ekspedert digitalt, eller om saksbehandler skal sette status E manuelt.
Søket fanger opp journalposter eldre enn 14 dager som har status F. Søket er ment å brukes til journalføring av utgående brev som ikke er ekspedert digitalt i overgangsperioden mellom papirpost og digital forsendelse (innføringsdato 13. februar 2017), og siden til å kontrollere at brev som ikke kan ekspederes digitalt og har blitt skrevet ut av saksbehandler gis korrekt status E for journalføring.
Det kan også være nyttig å kontrollere Dagens registreringer-søket (se nedenfor) for å fange opp brev til virksomheter hvor saksbehandler ikke har satt status til E.
EDF - Under forsendelse
Søket fanger opp utgående brev som er under forsendelse digitalt fra UiO. I overgangsperioden mellom papirpost og digital forsendelse bør søket kontrolleres daglig for å se at gårsdagens brev ikke ble hengende under sending. Brevene vil normalt ekspederes i løpet av noen minutter. Dersom brev blir hengende kontakter dere saksbehandler så denne får rettet opp eventuelle feil.
EDF - Overføring feilet
Søket fanger opp utgående brev hvor digital ekspedering har feilet.
Dette søket skal kontrolleres daglig. Når brukerstøtte-teamet ser journalposter i dette søket kontakter de saksbehandler så denne får rettet opp feilen.
EDF - Sendt
Søket fanger opp vellykkede forsendelser, digitalt og til utskrift. Dette er ikke et kontrollsøk, men er ment å hjelpe med å gi oversikt.
EDF - Sendt til utskrift (Ikke i bruk)
Dette søket er ikke lenger i bruk, men kan ikke slettes. Etter overgang til KS SvarUt må man sjekke portalen til SvarUt for å se om brevet er sendt til utskrift eller digitalt.
Ufordelte journalposter
Dette søket fanger opp ufordelte journalposter av typene I, N og X. For å fange opp kopier må det hakes av for Kopimottaker. Søket vil da fange opp ufordelte kopier av typene I, U, N og X. Dette søket må kontrolleres selv om det er lederne ved UiO som har ansvar for fordeling. Arkivet må følge opp de tilfellene der fordelingen ikke skjer.
Saker opprettet av saksbehandler
Kvalitetssikring av eventuell skjerming.
Saker til avslutning
Kvalitetssikring av hele saker og metadata for avslutning.
Saker uten klassering
Det er ikke et krav at saksbehandlere selv skal klassere sakene. Arkivaren klasserer, eventuelt kvalitetssikrer klasseringen.
Restanser
Det er lederne ved UiO som har ansvar for å følge opp restanser, men i tillegg bør delarkivene holde et øye med tilstanden.
Ufordelte til godkjenner
Det er teknisk mulig i ePhorte å huke av for Til godkjenning uten å sette på godkjenner. Dersom dette skjer kommer ikke journalposten videre i systemet før navn på godkjenner er lagt til.
Ufordelt - ufordelt
Dette søket fanger opp journalposter som ikke er påført verken administrativ enhet eller saksbehandler. Alle delarkiv må gjøre dette søket for å finne journalposter som tilhører deres enheter.
JP som mangler fil - hoveddokument
Det er teknisk mulig i ePhorte å opprette og journalføre en journalpost uten dokumentfil. Det vil da bare være registrert metadata. Arkivaren må se til at også dokumentfilen er på plass. Det er ikke mulig å avslutte saken uten at alle journalposter har dokumentfiler.
JP som mangler fil - vedlegg
På samme måte som for hoveddokument er det teknisk mulig å opprette vedlegg uten at dokumentfil er på plass, bare metadata. Arkivaren må se til at dokumentfilen er på plass.
Saker uten journalposter
Dersom saker blir liggende svært lenge (for eksempel et halvt år) uten journalposter kan de sannsynligvis slettes, etter samråd med sakseier.
Dagens registreringer
Dette søket fanger opp alle dagens opprettede journalposter, også Y-dokumenter, inkludert journalposter med status R.
Mottatte notat
Dette søket fanger opp enhetens mottatte interne notater.
Enhetens saker
Enkelt søk med de feltene som blir mest benyttet i søk etter saker.
Journalposter for enhet
Enkelt søk med de feltene som blir mest benyttet i søk etter journalposter.
Brukere
Søk etter enkeltbruker for å se brukerens roller og tilganger.