Importere e-post til en sak i ePhorte.
- Stå i hovedbildet i ePhorte.
- Klikk på Importsentraler som du finner i venstremenyen.
- Klikk på Innboks.
- Du får da opp en ”feilmelding” (dette kan ta litt tid). Skriv inn ditt vanlige passord og klikk OK (ikke bruk enter-tasten).
- E-post du har overført til din esak-mappe i MS Outlook kommer opp i bildet til høyre.
- Klikk på ikonet til den e-posten du vil importere og velg Importer E-post. Velg så hvilken type journalpost du ønsker å opprette, eller som vedlegg til eksisterende journalpost.
- Merk: Mappedokument (sak) er Y-notat. Mappedokument (mappe) er ikke i bruk ved UiO.
- Når du har valgt dokumenttype får du opp bildet som vist under.
Felt til utfylling
Fanen Saksdetaljer:
- Til sak: Dersom du vet hvilken sak e-posten skal importeres til kan du skrive inn saksnummeret og trykke på tabulatorknappen på tastaturet. Sakstittel vil da automatisk komme opp. Dersom du ikke vet saksnummeret kan du klikke på forstørrelsesglasset til høyre og søke opp saken.
- Ny saksmappe: Alle journalposter i ePhorte må tilhøre en saksmappe. Dersom du ikke har en sak å importere til, vil ePhorte opprette en sak for deg. Denne vil få samme tittel som e-posten, men kan redigeres. En trenger ikke slette tittelen på Ny saksmappe dersom en har ført inn Til sak, da sistnevnte overstyrer førstnevnte.
- Arkivdel, Ordningsprinsipp og Ordningsverdi kan fylles ut her dersom du oppretter ny sak.
Fanen Journalpostdetaljer:
- Innhold: Her kommer automatisk tittelen på e-posten opp. Det er denne tittelen som går ut på offentlig journal og den bør i mange tilfeller redigeres. I eksemplet som er vist her bør tittelen endres til for eksempel "Sanghefte til julebord".
- Dokumentdato: fylles ved import automatisk ut til å være e-postens dato.
- Adm. enhet og Saksbehandler fylles automatisk ut til å være den som importerer e-posten. (Dersom en arkivar importerer vil sakseier komme opp i disse feltene).
- Tilgangskode og Hjemmel u.off. kan fylles ut her dersom journalposten inneholder informasjon som skal hjemles.
Fanen Avsender/Mottaker:
- I feltene her vil avsender av e-posten legge seg automatisk inn. Dette kan redigeres og en kan legge inn ekstra informasjon ved behov.
- U.off - hukes av dersom avsenders navn skal skjermes. NB! man må velge tilgangskode og hjemmel før man huker av for u.off. for at skjermingen av avsender/mottaker skal bli stående.
- Når du har lagt inn all informasjon klikk Importer.
- Du har nå importert e-posten til saken du valgte.
- Dersom du vil endre på journalpostopplysningene etter importen gjør du det ved å redigere via journalpostikonet på vanlig måte.
Dersom du importerer en e-post du har sendt til en person eller virksomhet utenfor UiO:
Importerte utgående e-poster ferdigstilles ikke automatisk, som importerte inngående e-poster gjør. Disse må du manuelt gi status E for å gjøre dem ferdige og klare for journalføring.
Klikk på nedtrekksmenyen for journalposten e-posten ble importert til og velg Rediger.
Klikk på nedtrekksmenyen i feltet Status ID og velg E - Ekspedert.
Klikk på Lagre.