Godkjenningsprosess
- Godkjenningen blir registrert i ePhorte. Dette erstatter underskrifter og dokumentet trenger derfor ikke en fysisk signatur.
- Dokumentet blir sendt til én og én mottaker i din angitte rekkefølge. Hvis en av mottakerne ikke godkjenner dokumentet, avbrytes dokumentflyten og du får dokumentet i retur.
- Når godkjenningsrunden er fullført, får du dokumentet tilbake for kontroll. Eventuelle kommentarer må leses og håndteres.
- Merk: Kontrakter og avtaler må fysisk signeres og skannes på nytt etter signering.
Krav
- Du må ha skrevet inn i dokumentet hvem som har elektronisk godkjent dokumentet før det blir sendt til mottaker. Dette skal stå i dokumentet på samme måte som dersom dokumentet fysisk skulle signeres og paraferes. Dersom det er to som skal godkjenne, skal den med høyest rang stå til venstre (signerer) og den med lavest rang stå til høyre (paraferer).
- Den med høyest rang skal være den som godkjenner sist i godkjenningsrunden. Dersom det er bare én som skal godkjenne, skal dennes navn stå til venstre i dokumentet og saksbehandlers navn stå til høyre.
Før du sender på godkjenningsrunde
- Du har skrevet brevet i Word, lagret og får opp bildet som vist under.
- Huk av for Legg på skrivebeskyttelse.
- Ikke huk av Til godkjenning (denne brukes kun til enkel godkjenning, ikke sekvensiell).
- Har du allerede produsert dokumentet uten å ha satt på skrivebeskyttelse?
- Velg Rediger tekstdokument, og dokumentet åpner seg i Word.
- Klikk så på Return to ePhorte.
- Du får da opp bildet hvor du kan legge på skrivebeskyttelse.
Hvordan sende et dokument på godkjenningsrunde
- Før du sender på godkjenningsrunde: Journalposten skal stå i status R.
- Du går inn på journalposten hvor dokumentet ligger og velger Send på godkjenningsrunde.
- Du kommer til skjermbildet Ny saksgang.
- Fyll ut følgende felt:
- Tittel: Vil inneholde teksten Godkjenn + innholdsbeskrivelse til journalposten. Ikke gjør endringer på den.
- Prioritet: Feltet angir hvilken prioritet oppgaven skal ha. Som standard foreslås Normal. Dersom du velger høy vil oppgaven markeres med et rødt utropstegn hos dem som får tildelt oppgaven, velger du lav vises en blå ned-pil.
- Beskrivelse: Her kan du legge inn en kommentar til den/de som skal godkjenne.
- Eier: Navnet du skriver først vil være den første på godkjenningsrunden. Den som står sist skal alltid være den som endelig godkjenner. Eksempelvis skal assisterende fakultetsdirektør stå foran fakultetsdirektør. Dersom den første i runden ikke godkjenner vil ikke den neste få aktivisert sin oppgave og godkjenningsrunden blir avsluttet.
- Når du har fylt ut klikker du Lagre.
- Dokumentet er nå sendt på godkjenningsrunde og du kommer tilbake til journalpostbildet.
- I fanen Dokumentflyt er godkjenningsrunden registrert.
- Den første linjen består av en ”overskrift” på dokumentflyten med underliggende punkt:
- Den som sender på godkjenning har en Pågående aktivitet.
- Den som skal først godkjenne har fått sin oppgave Aktivisert.
- Den som godkjenner sist har status Ikke startet.
- Den som sender på godkjenning skal til slutt kontrollere og fullføre, og denne oppgaven har status Ikke startet.
Oversikt over det du har sendt på godkjenningsrunde
- Klikk på Oppgaver i venstremenyen og du får opp fire ulike søk.
- Nye oppgaver. I dette søket får du opp nye oppgaver som du skal utføre. Disse kan deles inn i to kategorier som vil være markert i oppgavetittelen.
- Dersom du skal godkjenne et dokument, vil du få det til godkjenning i dette søket. Oppgavetittelen vil da begynne med Godkjenn + dokumenttittel. Se egen veiledning for å godkjenne.
- Det du har sendt på godkjenning vil komme inn som en ny oppgave når godkjenningsrunden er ferdig. Dette gjelder både for de dokumentene som er blitt godkjent og de som ikke er blitt godkjent. Oppgavetittelen for disse vil begynne med Kontroller godkjenning av + dokumenttittel.
- Pågående oppgaver: Oversikt over alle dokumentflyter som du har ansvar for. Søket er ment som en oversikt.
- Utdelte oppgaver: Oversikt over hvilke journalposter med dokumenter du har sendt på godkjenningsrunde og til hvem.
Eksempel: Journalpost 2008/1-1 er sendt på godkjenning til ANNGBER og AREHOL. Journalposten ligger nå hos ANNEBER (status Aktivisert) til godkjenning og skal deretter til AREHOL (status Ikke startet) dersom ANNGBER godkjenner den.
- Ufordelte oppgaver: Dokumenter du har gjort klar til å sende på godkjenningsrunde, men hvor du ikke har satt på mottakernavn.
Avslutning av godkjenningsrunden og ferdigstilling av journalposten.
- Når godkjenningsrunden er fullført vil saksbehandler får aktivisert en kontrolloppgave i Nye oppgaver. Det er saksbehandler som skal markere oppgaven som fullført, hvis ikke vil oppgaven bli liggende i søket Nye oppgaver. Dersom en journalpost ikke er blitt godkjent må man redigere tekstdokumentet og sende journalposten på ny godkjenningsrunde. I så fall skal en ikke slette den gamle.
- Klikk på Oppgaver og Nye oppgaver i venstremenyen.
- Oppgaver du får utdelt etter godkjenner har tatt stilling til journalposten begynner med Kontroller godkjenning av i feltet Oppg.tittel.
- Hent frem journalposten ved å klikke på Tittel/Innhold. Du får da opp journalposten i jobbildet nederst og klikker videre på fanen Dokumentflyt for å kontrollere.
- I kolonnen Beslutning fremkommer det om godkjennerne i godkjenningsrunden har godkjent eller ikke godkjent. I kolonnen Kommentar vises eventuelle kommentarer fra hver enkelt i en godkjenningsrunde. Hold pekeren over kommentaren for å se hele kommentaren i gul boks (gjelder lange kommentarer).
- Når du har kontrollert godkjenningsrunden gå tilbake til søket Nye oppgaver. Klikk på dokumentflytikonet og klikk Marker som fullført.
- Oppgaven forsvinner nå fra søket Nye oppgaver (og Pågående oppgaver).
- Vær oppmerksom på at selv om godkjenningsrunden er fullført, er ikke journalposten ferdig. Du må redigere journalposten og endre status til F-fullført.
- Når status på dokumentflyten er Fullført og status på journalposten er F-Ferdig kan dokumentet og evt. vedlegg ekspederes til mottaker. Dersom dokumentet er et utgående brev og mottaker er en innbygger med norsk fødselsnummer/D-nummer ekspederes brevet elektronisk. Dersom dokumentet er et utgående brev og mottaker er en virksomhet eller en person uten norsk fødselsnummer/D-nummer sendes brevet på papir.
Rediger/endre den som skal godkjenne
I venstremenyen velger du "Oppgaver" og deretter "Utdelte oppgaver" - du får opp dokumentflytene du har sendt og hvem som står som godkjennere.
For å endre godkjenner ( eksemplet under - skal vi endre AREHOL )- klikk på blå trekant og velg "Rediger oppgave "
Gå til feltet Saksbehandler - her bytter du til den saksbehandleren som skal stå som godkjenner.
Husk å Lagre.
Du har nå endret godkjenner
Klikk på "Utdelte oppgaver" - og du vil se endringen av godkjenner. I eksemplet er AREHOL nå endret til IBJORGEN.
