Ad hoc-tilgangsgruppe

Opprette ad hoc-tilgangsgruppe på sak

• Om du oppretter ad hoc-tilgangsgruppe på en sak utvider du automatisk leserettigheter om det er tilgangskode på saken.
• Har saksansvarlig/sakseier laget en sak med tilgangskode og skjermet opplysninger på saken, vil medlemmer av ad hoc-tilgangsgruppen på saken kunne se opplysningene om de har denne tilgangskoden, selv om at de ikke har tilgangskoden på samme administrative nivå som saksansvarlig.
• Hakes det også av for skriverettigheter vil medlemmene kunne legge til journalposter i saken, selv om de er saksbehandlere på en annen administrativ enhet enn saksansvarlig.
  • Stå på saken du vil gi tilgang til.
  • Klikk på saksmappe-ikonet.
  • Velg Funksjoner, Tilgangsgruppe og Lag tilgangsgruppe.

• Du får opp dette bildet:

• Fyll inn medlemmer av tilgangsgruppen i feltet for Medlem, enten ved å skrive vedkommendes brukernavn og trykke Tab eller ved å søke dem opp ved å trykke på det blå forstørrelsesglasset. Ønsker du at medlemmene skal kunne legge til journalposter i saken må du også hake av for Skrivetilgang.
• Klikk Lagre.

Opprette ad hoc-tilgangsgruppe på journalpost

• Selv om det er en ad hoc-tilgangsgruppe på sak blir ikke dette automatisk overført til journalpostene tilhørende denne saken. Grunnen til dette er at tilgangskodene på journalpostene ikke alltid er den samme som på saksmappen.
• Ad hoc-tilgangsgruppe på journalpost åpner opp tilgangskoder på tvers av ulike nivåer, slik at medlemmene får sett skjermede opplysninger om journalposten og får lese dokumentet med eventuelle vedlegg selv om de ikke har tilgangskoden på samme nivå som saksbehandler på journalposten. Har de ikke tilgangskoden på noe nivå får de ikke bli medlem av tilgangsgruppen.
• Hakes det også av for skriverettigheter gir du medlemmene av ad hoc-tilgangsgruppen på journalpost samme skrive- og redigeringsmuligheter som deg selv. Dette gjelder både journalpostopplysninger og selve dokumentet.
• Klikk på journalposten som du ønsker å lage en ad hoc-tilgangsgruppe på, det er viktig at journalposten har status R.
• Velg Funksjoner og Lag tilgangsgruppe.

• Du får opp dette bildet:

• Fyll inn medlemmer av tilgangsgruppen i feltet for Medlem, enten ved å skrive vedkommendes brukernavn og trykke Tab eller ved å søke dem opp ved å trykke på det blå forstørrelsesglasset. Ønsker du at medlemmene skal kunne legge til journalposter i saken må du også hake av for Skrivetilgang.
• Klikk Lagre.

Slette ad hoc-tilgangsgruppe på sak

• Stå på saken hvor du vil slette ad hoc-tilgangsgruppe.
• Klikk på saksmappeikonet.
• Velg Rediger.

• Du får opp dette bildet:

• Slett ad hoc-tilgangsgruppen fra feltet Tilgangsgruppe.
• Klikk Lagre.

Slette ad hoc-tilgangsgruppe på journalpost

• Stå på journalposten hvor du vil slette ad hoc-tilgangsgruppe.
• Klikk på journalpostikonet.
• Velg Rediger.

• Du får opp dette bildet:

• Slett ad hoc-tilgangsgruppen fra feltet Tilgangsgruppe.
• Klikk Lagre.

Problem med å slette ad hoc-tilgangsgruppe fra sak

• Når du setter en ad hoc-tilgangsgruppe på en sak, og så setter en merknad på saken, vil ad hoc-tilgangsgruppen automatisk legge seg i merknaden også. Dette sperrer for å slette ad hoc-tilgangsgruppen fra saken.
• Du må slette tilgangsgruppen fra merknaden før den kan slettes fra saken.
• Klikk på fanen Merknader.
• Velg Rediger merknad.

• Klikk på fanen Detaljer.

• Slett ad hoc-tilgangsgruppen fra feltet Tilgangsgruppe.
• Klikk på Lagre.
• Ad hoc-tilgangsgruppen kan nå slettes fra saken.